Organizzare le scartoffie……… stai crollando proprio ora, vero? Non posso dirvi quanto odio le scartoffie. Penso che derivi dalla mia carriera di banchiere. Così tanti file e prestiti, documenti per questo e quello, poi i soldi di carta. Tutto deve essere organizzato e ordinato. Tutto deve essere rivolto nel modo giusto, tutto in perfetto ordine. Firma qui, iniziali qui. È abbastanza per far impazzire una persona!

È una cosa spaventosa anche solo pensarci perché per anni si è accumulata in una situazione da incubo in casa tua. Se vi venisse chiesto un documento importante, riuscireste a trovarlo in dieci minuti? Se no, allora siete come la maggior parte della popolazione, l’incubo della carta ha avuto la meglio su di voi.

Ma c’è speranza!

Prima di tutto, quando si organizzano le scartoffie a casa, è necessario tenere sotto controllo le vecchie scartoffie. Questo può sembrare un po’ spaventoso all’inizio, ma se raccogliete le vostre vecchie cose e le mettete in un posto, potete esaminarle quando avete tempo. Sbarazzatevi delle cose che non vi servono più e archiviate ciò che dovete tenere nelle cartelle appropriate nel vostro schedario o cassetto. Dai un’occhiata ai consigli qui sotto per alcuni suggerimenti fantastici per organizzare le tue scartoffie! Sbarazziamoci di quel mostro da incubo, ok!

Related: Organizzare la tua casa può essere così difficile. Non hai idea da dove cominciare o come organizzare la tua casa in un modo che abbia senso. Questa guida all’organizzazione degli elementi essenziali è la soluzione perfetta. Con consigli di vita reale, questa guida go-to copre quasi tutto ciò che si possiede! Inizia ora e dì addio al disordine per sempre!

Usa il sistema 1-Touch

Questo è molto semplice se ci pensi; ti è permesso di toccare un oggetto solo una volta! Sembra qualcosa che puoi fare, giusto? I documenti di solito arrivano per posta o vengono portati in casa da noi. Una volta che ha attraversato i limiti esterni della tua casa ed entra nel tuo spazio vitale, DEVI metterlo dove deve andare. Se si tratta di una bolletta che dovete pagare, deve andare nella cartella delle bollette. Se si tratta di documenti a cui dovrete fare riferimento in un secondo momento, archiviateli. È così semplice! NON mettetelo sulla vostra scrivania per occuparvene più tardi; questo vi porterà solo più lavoro (e fatture in ritardo). Se usi il sistema 1-touch lo toccherai una volta e avrai finito!

Imposta un timer

Mi piace impostare dei timer per me stesso. Se hai letto 2 Consigli di organizzazione che cambieranno il tuo disordine per sempre, sai che puoi facilmente applicare questa regola dei 10 minuti anche al tuo mostro di carta. Tutto ciò che metti in quella grande pila di vecchie scartoffie, passaci attraverso 10 minuti al giorno. Prima che tu te ne renda conto, le avrai esaminate tutte, e saranno tutte dove dovrebbero essere. Suggerimento: tieni una cartella per le scartoffie varie. Ho un cassetto che non è spazzatura, ma sono carte che onestamente non so dove archiviare. So che se i miei documenti non sono nelle cartelle etichettate, sono lì dentro.

Considera l’uso di Online Banking e Bill Pay

Questo può sembrare abbastanza spaventoso per alcuni che non sono cresciuti nell’era dei computer. Prenditi il tempo di sederti e di cercare come usare un sistema bancario online. Se vi imbattete in un’area che non capite, la vostra banca locale vi aiuterà a configurarlo e potrebbe anche premiarvi usandolo. Dopo aver finalmente fatto il grande passo con il sistema bancario online, si può anche andare avanti e lavorare con la vostra banca per impostare il pagamento delle bollette online. Questo farà una differenza incredibile sulla quantità di scartoffie che avete in casa.

Quando pagate le vostre bollette online avete ancora accesso alle vostre dichiarazioni… solo che non sono in forma cartacea. Se vuoi tenerli per riferimento futuro, salvali sul tuo computer come PDF, poi mettili in un file di documento. Potresti anche voler fare il backup su una USB che contiene altre bollette ed estratti conto. È un modo facile e senza carta per tenere traccia delle vostre bollette.

Similmente, se preferite ancora ricevere le vostre dichiarazioni in forma cartacea, alcune cooperative di credito vi permetteranno di mettere il vostro indirizzo postale come loro, in modo che ricevano le vostre dichiarazioni cartacee e le conservino per voi, di solito fino a un anno. Dopo un anno, non avrete davvero bisogno di quelle dichiarazioni comunque.

Investire in un buon distruggidocumenti

Molte volte le cose finiscono per essere archiviate perché non vogliamo che le nostre informazioni siano gettate nella spazzatura perché il mondo ci metta le mani sopra. Investire in un buon distruggidocumenti (qui ce n’è uno carino con recensioni incredibili, e costa solo $30!) aiuterà immensamente quando si tratta di scartare vecchi documenti. Se volete conservare oggetti come vecchi documenti per le bollette, create un sistema di cartelle per tenerli e poi scartateli dopo un anno o dopo che le vostre tasse sono state completate, se li usate per quello. Altrimenti di solito puoi contattare l’azienda se hai bisogno di copie delle vecchie fatture.

Ho scoperto nel corso degli anni che non ne ho mai avuto bisogno, ma conservo 3-6 mesi alla volta, solo per confrontare i numeri a volte.

Un altro buon modo per assicurarsi che le tue informazioni personali non siano là fuori perché il mondo veda è tenere d’occhio il calendario della tua comunità (o quelli delle città vicine.) Molte città hanno eventi di distruzione della carta. Tutto quello che devi fare è portare le tue bollette e altri documenti in un luogo prestabilito e guardare mentre vengono fatti a pezzi…per non essere mai più visti.

Investire in un sistema di archiviazione

Non preoccuparti troppo di trovare le migliori idee per un sistema di archiviazione domestico. Tutto ciò di cui hai bisogno è una semplice scatola di file o cassetti e alcune cartelle sospese. Assicuratevi di avere un sacco di extra quando iniziate, perché scoprirete rapidamente quando iniziate un sistema di archiviazione che le cose saltano fuori che non avete pensato all’inizio. Vi ci vorrà un po’ per capire che tipo di sistema funziona per voi, ma continuate e alla fine diventerà una seconda natura per voi. Avere questo tipo di set up vi aiuterà davvero a rimanere organizzati.

Quando state decidendo dove mettere il vostro sistema di archiviazione, pensate a posti che saranno di facile accesso e saranno al sicuro dai danni dell’acqua. Se scegliete il vostro seminterrato, considerate di elevare il vostro sistema di archiviazione (mettendolo su una piattaforma di legno) nel caso in cui abbiate un problema con l’acqua. Tieni a mente che i tuoi file devono essere disponibili per una rapida consultazione.

Come organizzare i tuoi file

Ora hai i tuoi file, ma cosa ci fai? Ci sono diversi modi in cui puoi organizzare i tuoi cassetti. Un modo è quello di organizzarli per data. In questo modo, quando hai raggiunto i 3-6 mesi di bollette, sai che possono andare nel tritadocumenti.

Primo, organizza le bollette per mese. Gennaio viene prima, poi febbraio, ecc. Poi le metti nel tuo cassetto in quest’ordine. Una volta che hai un cassetto pieno di fatture, etichettalo (con un’etichetta adesiva) con le date che sono in quel cassetto. In questo modo, se avete bisogno di farvi riferimento, sapete esattamente dove potete trovarle. Quando arriva il momento di distruggere le vecchie fatture, basta tirare via l’etichetta dal cassetto appropriato e prepararlo per la prossima serie di date.

Potreste anche mettere i vostri documenti fiscali nei vostri archivi. Organizzate semplicemente la vostra documentazione (ricevute, moduli medici, ecc.) in cartelle per anno. Poi metti le cartelle in ordine sequenziale nel tuo file. Assicurati di etichettare la scatola o il cassetto che contiene le tue informazioni fiscali, in modo da potervi tornare. Non dimenticate che i documenti fiscali dovrebbero essere conservati più a lungo delle bollette… circa sette anni è una buona regola empirica.

Investite nei raccoglitori

I raccoglitori possono diventare i vostri migliori amici quando si tratta di organizzare i vostri documenti. La cosa bella dei raccoglitori è che sono disponibili in diverse dimensioni e puoi designarne uno per ogni argomento importante.

Se sei come me, potresti fare fatica se ti chiedessero una copia del tuo mutuo, del contratto d’affitto o del certificato di nascita. I raccoglitori ti aiutano a mettere tutto insieme in modo da avere tutto in un unico posto.

Prima di tutto, acquista una serie di raccoglitori grandi (3 pollici), schede divisorie per raccoglitori e protezioni per fogli trasparenti. Puoi usare i porta carte da baseball per organizzare le carte fedeltà dei negozi e le carte di sicurezza sociale.

Poi cerca di capire come vuoi che siano organizzati i tuoi raccoglitori. Si potrebbe desiderare di avere uno che tiene i documenti importanti: certificati di nascita e carte di sicurezza sociale, passaporti, informazioni sulla polizza assicurativa, ecc e un altro che tiene l’acquisto di casa / informazioni di affitto con la documentazione su qualsiasi rimodellamento che si può avere fatto lungo la strada.

Prossimo, capire le categorie di sistema di archiviazione casa che si sta andando a rompere ogni raccoglitore in. Ricordate che questo è per la vostra organizzazione, quindi fatelo in un modo che ha senso per voi. Etichetta i divisori del tuo raccoglitore di conseguenza, e mettili nel raccoglitore.

Infine, metti i documenti importanti nei protettori di fogli e mettili nella sezione appropriata di ogni raccoglitore. Alcuni documenti potrebbero aver bisogno solo di essere perforati con 3 fori e messi nel raccoglitore così come sono. Assicuratevi di etichettare la spina dorsale e la copertina di ogni raccoglitore in modo da ricordare quali contenuti sono all’interno di esso.

Similmente, i raccoglitori possono essere un altro ottimo modo per conservare i vostri W-2, estratti conto e altri documenti fiscali. Piuttosto che memorizzare più anni in ogni raccoglitore, si potrebbe voler acquistare raccoglitori da 1 pollice (qui c’è un set di quattro raccoglitori da 1 pollice su Amazon) e fare in modo che ognuno contenga le informazioni di un anno. In questo modo è un modo semplice e veloce per estrarre le informazioni se mai ne aveste bisogno.

Cosa fare per i documenti veramente importanti

Alcuni dei vostri documenti sono così importanti che dovete trovare un modo per conservarli in un modo che li conservi per riferimenti futuri. Alcuni esempi sono le informazioni sul trust e sul testamento, le vecchie foto di famiglia e le informazioni sugli investimenti. Questi sono i tipi di cose che, in caso di catastrofe, vorreste essere in grado di recuperare.

Pianificare in anticipo vi aiuterà ad essere sicuri che i vostri documenti importanti saranno lì per gli anni a venire. Un’idea è quella di acquistare una cassaforte ignifuga e impermeabile per la vostra casa. Assicuratevi che un membro fidato della famiglia o un amico sappia come accedervi. Questo può essere un ottimo modo per avere la tranquillità di sapere che i vostri documenti sono al sicuro.

Un’altra idea per conservare i vostri documenti importanti (e altri tesori di famiglia) è una cassetta di sicurezza alla vostra unione di credito locale. Ancora una volta, assicuratevi che qualcun altro sappia come accedervi, nel caso in cui abbiate bisogno del suo aiuto. Questo è un altro modo per essere in grado di riposare facilmente sapendo che le tue informazioni sono al sicuro.

Che dire dei ricordi?

I documenti cartacei come posta non richiesta, riviste e giornali possono sicuramente essere una seccatura. Alcuni documenti, tuttavia, hanno un significato speciale… il che li rende difficili da eliminare. I tuoi cassetti traboccano di note e foto dei bambini, ritagli di giornale di eventi speciali e molto, molto altro? Allora è il momento di organizzare anche i tuoi ricordi.

Piuttosto che scegliere un unico cassetto per ospitare tutte quelle carte che riportano alla memoria, acquista una serie di contenitori di plastica. Etichetta ognuno di essi con una diversa fonte di ricordi, per esempio, le opere d’arte dei bambini e i ricordi di famiglia (di coloro che sono passati). Poi passate attraverso ogni artefatto che avete appeso per assicurarvi che sia degno di essere messo in un cestino. Se non lo è, riciclatelo, sapendo che ne avrete molti altri a cui tornare in seguito. Se è una cosa che devi tenere, mettila nel cestino della memoria appropriato.

Quando scegli dove conservare i tuoi cestini della memoria, assicurati di metterli in un posto dove avrai facile accesso a loro, ma dove saranno al sicuro dagli elementi. Se avete una cantina, un garage o una soffitta, può essere un buon posto dove metterli.

Organizzare i vostri documenti non significa doversi separare da ogni pezzo di carta che vi arriva…basta dare la priorità a quelli che avete davvero bisogno di conservare.

E le riviste?

Se siete come me, ricevete per posta riviste e cataloghi a cui non vi siete mai abbonati. In effetti, potresti riceverli regolarmente da tutte le diverse aziende.

Sei tentato di tenere la rivista per salvare un articolo? Avete scoperto, però, che per quanto sentiate il bisogno di conservare un articolo, raramente ci tornate? Questo è un ottimo modo per avere un mucchio di riviste con la buona intenzione di leggere ognuna di esse.

Ecco il punto, se ti piace un articolo, strappalo! Tieni una pila di SOLO quegli articoli in un quaderno o in un cestino di plastica, in modo che la prossima volta che vorrai davvero trovare l’articolo, non dovrai trascinarti attraverso centinaia di pagine di decine di riviste. Basta guardare nel cestino o nel quaderno e lo troverete facilmente! Questo mi fa risparmiare un sacco di tempo.

Devi assolutamente conservare la tua pila di riviste? Esaminate la pila e impegnatevi a conservare solo i numeri più recenti. Se c’è una storia o una ricetta di cui senti di non poter vivere senza, allora assicurati di tirarla fuori e di metterla nel raccoglitore (insieme ad altre storie importanti) e di riciclare il resto. Assicurati di tenere solo le pagine che entrano nel quaderno o nel cestino di plastica!

Se ti ritrovi a non leggere i numeri che arrivano, o a metterli da parte per un momento successivo (e non tornarci), potresti considerare di cancellare i tuoi abbonamenti. Spesso si possono trovare articoli simili online. Vi farà risparmiare lo sforzo extra di organizzazione e il costo di ricevere le riviste!

Non lasciate che le vostre scartoffie vi definiscano

Soprattutto, sappiate che le vostre scartoffie: bollette, ricordi e riviste non definiscono la persona che siete e quando ne avrete il controllo, vi sentirete molto meglio! Mettendo la carta al suo posto non appena entra in casa tua, riavrai la tua vita (e la tua casa)!

Una volta che avrai messo in funzione il tuo nuovo sistema e finalmente avrai eliminato le vecchie scartoffie, la parte difficile sarà fatta e potrai sederti e goderti la tua casa senza tutto quel disordine di carte. La cosa principale che si desidera mantenere su è il sistema 1-touch. Ricorda sempre che vuoi toccare un oggetto solo una volta….. qualsiasi cosa più di questo è una perdita di tempo.