Un sistema di gestione della qualità o QMS è un insieme di processi aziendali che si concentrano costantemente sulla soddisfazione dei requisiti del cliente. Si concentra anche sul miglioramento della soddisfazione del consumatore. In questo contesto, consumatore e cliente hanno lo stesso significato (in altri contesti potrebbero non averlo).
Un sistema di gestione della qualità è un sistema formalizzato. Documenta i processi, le procedure e le responsabilità per raggiungere le politiche di qualità e gli obiettivi.
Il SGQ può non solo concentrarsi sui requisiti del cliente ma anche sui requisiti normativi. Licenze, restrizioni e leggi applicabili a un prodotto, per esempio, sono requisiti normativi. Il governo impone tipicamente dei requisiti normativi.
L’Assessment Bureau britannico ha la seguente definizione di un sistema di gestione della qualità:
“Un sistema di gestione della qualità è un insieme chiaramente definito di processi aziendali. Insieme alla documentazione pertinente, definisce il vostro impegno a creare prodotti e servizi in conformità con gli standard predefiniti.”
“Un buon QMS dovrebbe includere informazioni dettagliate sui processi e le responsabilità all’interno di un ambiente operativo.”
La gestione della qualità è tutto ciò che un’organizzazione fa per essere sicura di produrre e consegnare beni e servizi secondo le specifiche. Include anche il farlo al costo appropriato. Il QMS è un sistema per fare tutte queste cose.
Cosa garantisce un QMS efficace?
Un sistema efficace di gestione della qualità assicura che un’azienda fornisca uno standard costantemente elevato. Include anche un piano per misurare e migliorare continuamente ogni aspetto delle operazioni commerciali di un’azienda.
Il QMS si concentra principalmente su due obiettivi:
- Rispondere o superare i requisiti e le aspettative dei clienti.
- La conformità normativa.
QMS – soddisfare due requisiti chiave
Secondo Business Balls, un QMS completamente documentato farà sì che l’azienda soddisfi due importanti requisiti:
- I requisiti dell’azienda – sia esternamente che internamente. Il sistema assicurerà che i requisiti siano soddisfatti con il miglior uso delle risorse disponibili e un costo ottimale. Materiali, tecnologia, informazioni e persone, per esempio, sono “risorse disponibili”.
- I requisiti del cliente – questo significa fornire il prodotto o il servizio desiderato in modo coerente, così come soddisfare le esigenze e le aspettative del cliente.
Per quanto riguarda la soddisfazione di questi requisiti, Business Balls afferma:
“Questi requisiti possono essere veramente soddisfatti solo se vengono fornite prove oggettive, sotto forma di informazioni e
dati, per sostenere le attività del sistema, dal fornitore finale al cliente finale.”
Molti tipi di QMS
Ci sono diversi tipi di QMS. Dovreste prima definire qual è il vostro.
Non tutte le industrie o i settori sono uguali. Le regole e i regolamenti, per esempio, nell’industria farmaceutica sono molto diversi da quelli del settore bancario e finanziario.
Alcuni settori ti dicono cosa devono contenere i tuoi processi. In altre parole, alcuni settori ti dicono quale sistema QMS usare.
Nella maggior parte dei settori, oltre ai codici di condotta obbligatori, ci sono anche codici volontari.
Non tutti i processi che sono importanti in un settore contano in un altro. Anche all’interno dello stesso settore, non tutte le aziende devono seguire gli stessi processi.
Un’azienda di ingegneria primaria, per esempio, può richiedere processi per la fabbricazione del prodotto, il test di nuovi prodotti e la progettazione del prodotto. In un’attività di subappalto, invece, solo un processo può essere rilevante.
Qualsys, un blog di governance, rischio e conformità, dice che ottenere le informazioni giuste alla persona giusta al momento giusto è fondamentale. Per poterlo fare correttamente, è necessario il giusto software del sistema di gestione della qualità.
Per quanto riguarda i diversi tipi di software, Qualsys dice:
“Diversi tipi di software QMS supportano i vostri obiettivi aziendali in modi diversi. Scegliere il miglior QMS per la vostra azienda richiede di guardare i vostri obiettivi e determinare le principali sfide di qualità che dovete risolvere.”
Il software, in questo contesto, significa programma(i) per computer. Noi chiamiamo le parti fisiche di un computer l’hardware.