di Martina Ottani

Quando ti stai preparando per un’esperienza di studio all’estero, sia come studente di scambio per un semestre o due, o per completare una laurea o un master, hai bisogno di passare attraverso un ampio processo di ‘documentazione’. Il transcript of records è uno di quei documenti importanti di cui dovrai occuparti e assicurarti che le informazioni siano compilate correttamente.

Il transcript of records, conosciuto anche come academic records o a volte come student records, sono strettamente legati al learning agreement plan, che è un documento ufficiale che specifica i corsi, la ricerca e le attività di formazione/insegnamento che si suppone tu debba realizzare durante la tua mobilità.

Il learning agreement deve essere firmato e approvato sia dalla tua università di provenienza che dall’istituzione ospitante e qualsiasi cambiamento deve essere concordato da tutte e tre le parti (le università e te stesso).

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Il Learning Agreement e il transcript of records rappresentano principalmente il riconoscimento accademico dei tuoi studi e dei crediti che hai guadagnato durante il tuo programma di studio all’estero.

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Cos’è un transcript of records?

Il Transcript of Records è un documento che dovrai presentare, come parte del processo di applicazione alla tua futura università ospite dall’estero. Se farai parte di un programma di scambio, alla fine del tuo periodo di studi avrai bisogno anche di un’altra trascrizione ufficiale dei registri, compilata dall’università dove hai frequentato i corsi.

Il Transcript of Records (ToR) consiste fondamentalmente in una lista delle unità di corso frequentate, degli esami che hai superato e dei crediti acquisiti.

Nel Transcript of Records, di solito si può vedere:

• il codice dell’unità di corso (fondamentalmente il codice che l’università ospitante dà ad uno specifico corso accademico)
• il titolo dei corsi che hai frequentato presso la tua università ospitante
• la durata del corso (se un semestre o due)
• il voto locale (il voto del tuo esame, che è molto importante per ottenere i crediti ECTS)
• i crediti ECTS che hai ottenuto superando l’esame

Nel caso in cui la tua università di provenienza non utilizzi il sistema ECTS, la trascrizione degli atti dovrebbe includere una spiegazione dei sistemi di crediti e di classificazione utilizzati. Se stai presentando il ToR online, puoi descrivere la scala di classificazione utilizzata nell’istituzione al momento dello studio. La descrizione dovrebbe chiarire quali sono i voti più alti e più bassi.

A seconda delle regole stabilite da ogni università, il tuo curriculum accademico può essere compilato da te stesso o dall’università di provenienza e/o ospitante, di solito l’Ufficio Internazionale. Normalmente, il ToR viene compilato una volta che hai superato tutti gli esami inclusi nel Learning Agreement, e, di solito, i corsi falliti non saranno elencati, solo quelli che hai superato.

Quando richiedere un Transcript of Records?

Perché il transcript of records contiene la lista degli esami superati (o falliti) durante il tuo programma di scambio, è uno degli ultimi documenti che normalmente dovresti compilare o richiedere.

Per essere sicuri di non dover aspettare troppo a lungo che questo documento sia completato al 100%, una volta superato un esame, puoi chiedere al tuo professore di scrivere nel Transcript of Records una copia approssimativa del risultato dell’esame nella parte “Local Grade”, mentre le altre parti dovrebbero essere compilate da te con tutte le informazioni necessarie.

Quando il tuo Transcript of Records è completato, tutto quello che devi fare è consegnare il documento all’Ufficio Internazionale del tuo paese insieme al resto della documentazione richiesta.

Cosa succede se devo partire e il Transcript of Records non è pronto?

Questa è una situazione comune, specialmente nel caso degli studenti Erasmus. Normalmente, gli esami si svolgono nelle ultimissime settimane del periodo Erasmus e ottenere tutti i voti in un tempo molto breve rende il processo di compilazione delle trascrizioni un po’ lento. Ma non devi preoccuparti!

Il tuo istituto di origine o ospitante dovrebbe essere in grado di fornire una trascrizione ufficiale provvisoria del tuo curriculum studentesco che mostra i tuoi voti ottenuti fino ad oggi. Puoi anche inviare un’e-mail ai professori dicendo loro di inviare i risultati direttamente all’International Office che compilerà il documento con le informazioni necessarie.

Quando i risultati dei tuoi esami sono stati registrati, tre copie cartacee del tuo transcript saranno inviate direttamente all’International Office dell’università. L’università di provenienza dovrebbe inoltrare una o due copie cartacee direttamente a te.

Ricordati di controllare il tuo curriculum accademico

Una volta che hai ricevuto il tuo Transcript of Records, controlla due volte che tutti i campi richiesti siano completati, specialmente:

• “Data”
• “Firma del funzionario amministrativo”
• “Timbro dell’istituzione”

Se il Transcript of Records è incompleto, può essere negato dall’università

Infine, il layout dei tuoi registri studenteschi è diverso da un’università all’altra quindi le informazioni fornite sopra si riferiscono a quello generale e possono essere trovate in ogni Transcript of Records. Comunque, se hai qualche dubbio su questo documento devi chiedere sia al tuo ufficio internazionale di origine che a quello ospitante.

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