Cos’è una fattura e cosa ci devi includere?

Cos’è una fattura?

Una fattura è una richiesta di pagamento emessa da un venditore all’acquirente di beni o servizi dopo la vendita, che descrive in dettaglio quali beni sono stati forniti o il lavoro svolto, e quanto deve essere pagato in cambio.

A cosa serve una fattura?

Le fatture possono essere usate per fatturare progetti una tantum o per lavori ricorrenti, ma sono più usate per richiedere il pagamento dopo che il lavoro è stato completato, e dove c’è un rapporto continuo con il cliente. Tradizionalmente, le fatture arrivavano in forma cartacea, scritte a mano o a macchina, poi inviate per posta.

Negli ultimi anni, molte aziende hanno usato le e-mail per accelerare la consegna. Ma le aziende più tecnologiche ora impiegano software specializzati per generare fatture elettroniche immediatamente, con un flusso di informazioni automatico tra venditore e acquirente.

Cosa è incluso in una fattura?

• La parola ‘Fattura’ marcata chiaramente in cima al documento

• Un numero unico o un riferimento

• Il nome, l’indirizzo e i dettagli di contatto della persona o dell’azienda, e le informazioni di contatto della persona o dell’azienda che emette la fattura

• Il nome e l’indirizzo della fattura della persona o dell’organizzazione che viene fatturata

• Una descrizione di quale prodotto o servizio copre la fattura

• La data di fornitura dei beni o del servizio

• La data di emissione della fattura

• La somma di denaro dovuta, dettagliando l’importo dell’IVA, se applicabile, o qualsiasi sconto preconcordato, più il totale complessivo dovuto

• La data di scadenza della fattura (termine ultimo per il pagamento)

Cos’è un indirizzo di fattura?

Un indirizzo di fatturazione è l’indirizzo legale dell’acquirente o l’indirizzo dove riceve la corrispondenza. Si distingue dall’indirizzo di spedizione (o indirizzo di consegna), che è l’indirizzo dove i beni o i servizi devono essere consegnati. In alcuni casi questi indirizzi possono essere diversi, e in alcuni casi possono essere gli stessi.

Cos’è una data di scadenza della fattura?

Una data di scadenza della fattura è la data in cui il pagamento completo del totale della fattura è dovuto. Se questa data passa e l’intero importo non è stato pagato, la fattura è considerata scaduta.

Come funzionano le fatture?

1. Il tuo cliente accetta di acquistare beni o servizi da te.

2. I dettagli della vendita e le parti coinvolte (cioè

3. I dettagli della vendita e le parti coinvolte (tu e le aziende del tuo cliente) sono dettati da una fattura – un documento che è una richiesta ufficiale di pagamento.

4. Tu crei la fattura (che può essere manuale o tramite un software specializzato, e può essere cartacea o elettronica) e la emetti al tuo cliente.

5. Dopo aver ricevuto la fattura, il tuo cliente ha un periodo di tempo entro il quale ha accettato legalmente di pagarti (comunemente 30 giorni, ma esistono molte varianti).

6. Il tuo cliente effettua il pagamento per intero, e tu riconcili la fattura dopo aver ricevuto questo pagamento, per completare la transazione.

Fatturazione e termini di pagamento

A meno che non abbiate concordato un’alternativa con un cliente, le regole del Regno Unito impongono di pagarvi entro 30 giorni dalla ricezione della vostra fattura per i beni o i servizi forniti.

Alcune aziende operano un modello diverso. Uno scenario familiare è quello delle grandi aziende che richiedono che i fornitori più piccoli accettino termini di pagamento di 90 o anche 120 giorni.

Alcune aziende scelgono di offrire ai clienti sconti per la liquidazione anticipata o il pagamento in anticipo. Sempre più spesso, le PMI vanno oltre per proteggersi dai ritardi di pagamento e chiedono che le fatture siano saldate entro sette giorni.

Il Regno Unito è abbastanza tipico tra i suoi vicini in Europa nel suo approccio alla fatturazione, con termini di pagamento di 30 giorni dal ricevimento di una fattura che sono comuni nella maggior parte dei paesi europei. Ma questo varia:

• Le aziende scandinave tipicamente impiegano un termine di pagamento di 14 giorni

• Le aziende spagnole fissano termini di pagamento di 45 giorni in media

• Le aziende in Grecia e Italia richiedono il pagamento entro 50 giorni o più

Quanto velocemente le fatture vengono pagate spesso dipende in parte da come il documento viene emesso. Le fatture manuali sono più lente sia da consegnare che da elaborare dall’altra parte. Ma i metodi moderni e automatizzati possono garantire che i pagamenti vengano effettuati in modo rapido ed efficiente, anche immediatamente.

Fatture contro fatture

Una fattura è spesso considerata intercambiabile con “fattura”. Diverse parti possono scegliere di differenziare le bollette dalle fatture in diversi modi. Le differenziazioni comuni includono:

• Fattura è un termine preferito basato sull’industria – Commercialisti e avvocati usano comunemente il termine “ore fatturabili” per riferirsi al tempo speso nel lavoro per un cliente che può essere addebitato. Per questo motivo, possono usare il termine “fatturare un cliente” al posto di “fatturare un cliente”. In queste circostanze, però, significano la stessa cosa.

• Le fatture sono un sottoinsieme delle fatture – In alcuni casi, la “fattura” è considerata la lista di beni e servizi che vengono acquistati e l’importo totale da pagare. Le fatture differiscono da questo in quanto contengono informazioni aggiuntive specifiche (come dettagliato sopra).

• Le fatture sono ciò che il destinatario chiama una fattura – In altri casi, “fattura” e “conto” si riferiscono allo stesso identico documento, tuttavia l’emittente si riferirà ad esso come “fattura” e il destinatario si riferirà ad esso come “conto”.

• Le fatture sono una raccolta di importi di fatture dovute – Un altro caso è quando un’azienda emette un cliente più fatture in un periodo. Possono seguire con una “fattura” che dettaglia l’importo totale in sospeso da pagare.

Fatture vs ordini di acquisto

Le fatture sono inviate dal venditore al compratore per richiedere il pagamento, mentre (comunemente PO o PO) sono inviate dal compratore al venditore per confermare ufficialmente un ordine. Nell’ordine della vendita, gli ordini di acquisto vengono inviati per primi come registrazione di ciò che l’acquirente sta richiedendo, mentre le fatture vengono inviate in genere dopo che i beni o i servizi sono stati consegnati, richiedendo il pagamento per ciò che è stato fornito. Il tipo di informazioni incluse in un PO è molto simile a quello che è incluso in una fattura (vedi sotto).

Cosa è incluso in un ordine di acquisto?

• Le parole ‘Ordine di acquisto’ segnate chiaramente in cima al documento

• Un numero unico o riferimento

• La data in cui l’ordine di acquisto è stato emesso

• Il nome, l’indirizzo, e i dettagli di contatto della persona o società che emette l’OP

• Il nome e l’indirizzo del fornitore a cui viene inviato l’OP

• L’indirizzo di consegna dei beni/servizi forniti (+ il nome e i dettagli di contatto della persona che accetta la consegna). contatto della persona che accetta la consegna o supervisiona i lavori)

• La data di consegna dei beni/servizi

• Una descrizione dei beni/servizi che l’OP copre

• Il costo di ogni articolo, le quantità ordinate e il costo totale dell’ordine

• I termini di pagamento (periodo in cui deve essere effettuato il pagamento)