Che cos’è l’onboarding dei dipendenti?

Employee onboarding HR processo di integrazione ufficiale di un nuovo dipendente in una società. Oltre a dotare i nuovi assunti degli strumenti necessari per avere successo nella loro nuova posizione, un programma di onboarding di successo fornisce ai nuovi assunti le risorse per diventare membri pienamente impegnati e culturalmente consapevoli di una forza lavoro produttiva. Coinvolge:

• conoscere al nuovo dipendente la cultura aziendale, le politiche e le responsabilità nella sua nuova posizione
• registrare il dipendente nel registro aziendale
• includere il dipendente nel sistema del libro paga
• iscrivere il dipendente ai benefici aziendali.

L’onboarding del dipendente richiede anche ai nuovi assunti di compilare una quantità significativa di documenti come parte del loro orientamento iniziale. Questo può essere un processo ingombrante, soprattutto se tali documenti devono essere stampati e compilati a mano. Alcune di queste caratteristiche rimangono oggi, ma sono spesso facilitate da applicazioni software che rendono il processo più facile.

Alcuni processi di onboarding possono durare fino a 12 mesi, a seconda dell’azienda e del ruolo. Si tratta di un processo completo che introduce e orienta il dipendente alla sua nuova posizione, e non è considerato completo fino a quando non è abile nel suo lavoro.

In passato, l’onboarding dei dipendenti spesso consisteva nel dare al dipendente un pacchetto di benvenuto, che avrebbe dovuto leggere e poi rispondere alle domande, o nel guidare il dipendente attraverso sessioni di formazione durante il processo di onboarding. Oggi, le aziende possono utilizzare un software specializzato per tracciare, registrare e gestire il processo di onboarding dei dipendenti, rendendolo più semplice e produttivo.

Perché è importante l’onboarding dei dipendenti?

I dipendenti devono iniziare con il piede giusto quando vengono assunti, poiché la loro esperienza iniziale con un’azienda può avere un impatto sulle loro prestazioni lavorative in futuro. Un’esperienza di onboarding forte può garantire che il dipendente diventi produttivo nel suo ruolo più velocemente, e può aiutarlo ad evitare parte dell’ansia che spesso accompagna l’esperienza del nuovo dipendente.

Una buona esperienza di onboarding influisce anche sulla longevità del dipendente.

“Secondo un articolo di SHRM (Society for Human Resource Management), il 69% dei dipendenti è più propenso a rimanere con un’azienda per tre anni se hanno una grande esperienza di onboarding.”

“Inoltre, le organizzazioni con un processo di onboarding standardizzato sperimentano il 50% in più di produttività dei nuovi membri del personale.”

Mentre ogni organizzazione ha diverse tecniche di onboarding, la cosa importante da ricordare è che più velocemente un nuovo assunto si sente benvenuto e preparato per il suo nuovo lavoro, più velocemente quel dipendente sarà in grado di contribuire al successo generale dell’azienda. Come sottolinea SHRM, i dipendenti che vengono inseriti con la tecnica del “nuota o affonda” spesso lottano per capire cosa ci si aspetta da loro e come possono avere successo nel loro nuovo posto di lavoro.

Il processo di inserimento del dipendente

Una volta che i documenti sono completati e il dipendente è ufficialmente parte dell’organizzazione, hanno il loro primo giorno di lavoro. Il primo giorno è l’inizio del processo di onboarding.

Il primo giorno, il nuovo dipendente sarà presentato ai suoi obiettivi chiave e alle aspettative che sono state poste su di lui. Incontreranno i loro colleghi e conosceranno le persone con cui lavoreranno direttamente per raggiungere i loro obiettivi. Il primo giorno è anche un passo importante per acclimatare il dipendente alla cultura dell’azienda, alle operazioni quotidiane, alle regole dell’ufficio e ad altri argomenti importanti.

Durante la prima settimana e i mesi successivi, il dipendente sarà formato ulteriormente sul suo ruolo e sulle sue responsabilità. Il team di assunzione, il team di gestione o il dipartimento delle risorse umane controllerà periodicamente il dipendente per determinare i suoi progressi. Spesso, è durante questo periodo che il nuovo dipendente lavorerà sotto un mentore o un supervisore diretto responsabile della sua formazione.

Entro la fine del primo anno, il nuovo dipendente dovrebbe raggiungere la piena produttività nel suo ruolo. Dovrebbe essere pronto ad affrontare nuove sfide e a sviluppare ulteriormente le sue competenze. A partire da questo punto, la maggior parte delle aziende si concentra sugli sforzi di fidelizzazione dei dipendenti e sullo sviluppo continuo delle competenze per rendere i loro dipendenti di maggior successo in futuro.

Elementi chiave di un’esperienza di onboarding standardizzata e personalizzata

Elementi standard di onboarding

A un livello macro, molti elementi del processo di onboarding sono relativamente standardizzati. Per esempio, tutti nell’azienda devono completare la documentazione generale e la formazione aziendale. I nuovi assunti devono essere preparati con una comprensione generale dell’azienda. Tali elementi standard possono includere:

• Valori, missione e cultura dell’azienda
• Documenti per i nuovi assunti
• Politiche e procedure generali dell’azienda
• Processi commerciali chiave
• Persone importanti da conoscere e organigramma (CEO, direttori, ecc.).)

Elementi di onboarding individualizzati

I micro-elementi dei migliori programmi di onboarding includono elementi specifici per il dipartimento, la funzione e/o la sede del dipendente. Per capire perché questo è importante, pensate per un secondo alle differenze tra i dipartimenti di una nota organizzazione, come una grande casa automobilistica.

In un tale scenario, avrebbe senso inserire una persona nel team finanziario nello stesso modo in cui si inserisce un meccanico?

Alcuni esempi di elementi inclusi in un programma di onboarding individualizzato includono:

• Cultura del reparto o della sede di lavoro
• Spiegazione di come la funzione del nuovo assunto si inserisce nella strategia e negli obiettivi generali dell’azienda
• Aspettative e obiettivi manageriali misurabili
• Processi chiave del reparto
• Persone importanti da conoscere (manager, mentore, compagno, membri del team)
• Piano e obiettivi di apprendimento personalizzati

Come si presenta un programma di onboarding ben gestito?

Un programma di onboarding ben gestito è sia ben pensato che coordinato. La cosa più importante da ricordare è che l’onboarding non è a taglia unica. Dipendenti diversi, a seconda del livello di carriera, della funzione lavorativa, dell’influenza geografica o culturale, ecc.

Anche se i programmi di onboarding variano molto da organizzazione a organizzazione, ci sono diverse caratteristiche generali presenti in tutti i programmi di onboarding ben gestiti.

Uno degli elementi più importanti di un programma di onboarding di successo è quello di concentrarsi sull’esperienza del nuovo assunto. L’esperienza di onboarding deve essere arricchente, ma semplice. Per raggiungere questo obiettivo, i requisiti di onboarding come i moduli e i manuali dovrebbero essere presentati come un flusso di lavoro chiaro e auto-esplicativo.

Oltre a questo, i programmi di onboarding di successo:

• Forniscono canali di comunicazione chiari, concisi e coerenti

, e coerenti canali di comunicazione

• Facilitare l’apprendimento ad ogni livello organizzativo
• Allineare chiaramente nuove assunzioni alle strategie aziendali chiave
• Fissare le pietre miliari per valutare il successo delle nuove assunzioni
• Presentare le informazioni in quantità facilmentefacilmente digeribili
• Rafforzare il marchio di lavoro e altri aspetti positivi della cultura aziendale
• Fornire al dipendente sia elementi di onboarding standard che elementi di onboarding personalizzati

Best practices di onboarding

Con migliaia di clienti in quasi tutti i settori e in tutto il mondo, abbiamo visto cosa funziona. Ecco alcune best practice di onboarding che vi aiuteranno a ispirare i nuovi talenti:

1. Impostate i candidati al successo prima del loro primo giorno con un solido programma di onboarding. La formazione preliminare, le scartoffie, le presentazioni e la familiarizzazione con la vostra cultura e i vostri valori possono essere fatte prima della data di inizio del nuovo assunto.
2. Continuate a costruire la fiducia e il rapporto tra i vostri reclutatori e chi cerca lavoro. L’onboarding facilita la transizione da candidato a dipendente, aumentando la produttività iniziale e la probabilità che i nuovi assunti rimangano più a lungo.
3. Focalizzatevi sulla cultura e i valori della vostra organizzazione. I vostri nuovi assunti hanno passato molto tempo a parlare con i vostri reclutatori su cosa significhi lavorare per la vostra azienda. L’onboarding è il momento di rinforzare e rassicurarli che hanno fatto la scelta giusta. Mostrate ai nuovi assunti quale approccio e quali valori li aiuteranno ad andare avanti e a contribuire alla vostra azienda.
4. Fate in modo che sia facile per i nuovi assunti imparare di più sulla vostra organizzazione e trovare risposte alle domande più frequenti. Usate un portale di onboarding per includere informazioni sulla vostra azienda, il loro nuovo team e ruolo, i prodotti e i servizi, i benefici, i prossimi eventi e la logistica del primo giorno, come cosa portare e dove parcheggiare.
5. Includete i reclutatori e i responsabili delle assunzioni nell’esperienza di onboarding. Secondo un rapporto della Harvard Business Review, il 40% degli adulti riferisce di sentirsi solo al lavoro. Le facce amichevoli dovrebbero fare la loro comparsa durante tutto l’onboarding, compresi i gruppi di onboarding dei nuovi assunti.
6. Assicuratevi che tutto – computer portatili, pacchetti di onboarding, documenti, risorse per la formazione, ecc. – sia impostato e pronto per i nuovi assunti il loro primo giorno. Il livello di preparazione della vostra azienda stabilisce il giusto tono di attenzione, produttività, efficienza e aspettative. Questo è ancora più critico per i dipendenti remoti

Automazione dell’onboarding

L’onboarding è lento e soggetto a errori quando è manuale ed esiste in un silo. L’onboarding automatizzato accelera i flussi di lavoro, elimina il lavoro di reclutamento e facilita la comunicazione tra HR, Finance, IT, responsabili delle assunzioni e singoli team.

Questo assicura che i compiti dei nuovi assunti vengano assegnati e portati a termine prima dell’arrivo dei nuovi assunti.

Assicurandosi che tutto – computer portatili, pacchetti di onboarding, documenti, risorse di formazione, ecc. – sia impostato e pronto per i nuovi assunti il loro primo giorno, si stabilisce il giusto tono di attenzione, produttività, efficienza e le vostre aspettative. Inoltre, i nuovi assunti hanno tutto ciò di cui hanno bisogno per iniziare a lavorare.

Automatizzare il processo di onboarding con il software di onboarding per dipendenti

Il software di onboarding per dipendenti è una soluzione tecnologica che rende l’integrazione dei nuovi dipendenti nella loro posizione all’interno di un’azienda più agevole ed efficiente. Molte delle organizzazioni di maggior successo hanno automatizzato i loro programmi di onboarding con un software di onboarding per ottimizzare le loro iniziative di acquisizione di talenti e aumentare il loro ritorno sull’investimento. Il software utilizzato per automatizzare i programmi di onboarding aiuta a ridurre i costi, migliorando nel contempo la ritenzione dei dipendenti e la produttività nel lungo periodo. La maggior parte dei software di onboarding dei dipendenti è ora basata sul cloud e include un cruscotto digitale che consente ai team di acquisizione dei talenti e ai manager di monitorare e comunicare i progressi di un nuovo dipendente.

Il software di onboarding dei dipendenti include anche strumenti per rendere i compiti meniali di onboarding più snelli. Il personale delle Risorse Umane può utilizzare il software per automatizzare i compiti più banali, come la compilazione dei documenti fiscali, in modo da potersi concentrare su aspetti più importanti dell’esperienza di onboarding, come il progresso del dipendente verso la piena produttività e la sua comprensione della cultura aziendale.

In generale, il software di onboarding dei dipendenti consente al team HR di monitorare l’intero processo di onboarding, dal momento in cui un dipendente viene assunto al punto in cui diventa competente nel suo ruolo, e oltre.

Dove si inserisce il software di onboarding dei dipendenti nel processo di reclutamento?

Il software di onboarding dei dipendenti entra quasi sempre in scena verso la fine del processo di reclutamento, dopo che un candidato è stato assunto dalla società. Una volta che un candidato è stato accettato, le sue informazioni possono essere trasferite o importate nel software di onboarding in modo che possa iniziare il suo viaggio di onboarding.

La maggior parte dei software di onboarding dei dipendenti si integra con altri sistemi di gestione delle risorse umane, come:

• Payroll
• Gestione dei benefici
• Strumenti di gestione delle prestazioni

Con la giusta soluzione, le aziende possono anche integrare il loro software di onboarding con i loro strumenti di reclutamento, consentendo una transizione senza soluzione di continuità dalla candidatura all’onboarding.

Per esempio, il software iCIMS Text Engagement aiuta a mantenere i reclutatori e i responsabili delle assunzioni coinvolti durante l’esperienza di onboarding e offre un altro modo per comunicare e fare check-in con i nuovi assunti. Integrando iCIMS Offer Management, i datori di lavoro possono fornire ai nuovi assunti copie delle loro lettere di offerta nel loro portale personale di onboarding. Questo rende l’esperienza self-service, risparmiando ai clienti il tempo di cercare le copie originali.

Il software di onboarding migliore della categoria include modelli facili da usare per l’onboarding, strumenti di gestione delle attività e messaggi automatizzati tra cui avvisi di rischio ed e-mail attivate. Per il nuovo dipendente, la soluzione di onboarding può includere dashboard che gli permettono di interagire con il software attraverso un portale sicuro. Questo permette loro di completare i compiti di onboarding, in modo che siano tracciati e registrati.

Perché è importante il software di onboarding dei dipendenti?

Molte organizzazioni lottano con l’onboarding, e con l’assunzione in generale. Le aziende che assumono dipendenti stagionali hanno bisogno di muoversi attraverso il processo di onboarding in modo rapido ed efficiente. Le organizzazioni con un alto tasso di turnover, come il settore della vendita al dettaglio, hanno bisogno di essere in grado di riempire i ruoli rapidamente e ridurre il più possibile il tempo per raggiungere la produttività.

Il software di onboarding dei dipendenti aiuta automatizzando i compiti onerosi che ostacolano il vero lavoro di onboarding, come la presentazione dei documenti fiscali. Crea una chiara lista di compiti che devono essere completati, così ogni stakeholder può avere una chiara comprensione di dove si trova ogni nuovo dipendente nel suo processo.

Più importante, questo tipo di software fornisce al team HR e al nuovo dipendente un processo trasparente e standardizzato per incorporare i nuovi dipendenti, che fa risparmiare tempo e crea un’esperienza coerente per tutti in azienda. Con un processo standardizzato, l’azienda può raccogliere dati sul processo di onboarding per individuare le tendenze e fare miglioramenti incrementali. È anche più facile per il nuovo dipendente, in quanto può contare sul software per guidarlo attraverso la sua esperienza.

La maggior parte dei software di onboarding aiuta anche con gli obblighi di conformità. Le migliori soluzioni includono strumenti per la preparazione automatica, la firma e la gestione dei moduli governativi. Questo riduce i rischi e assicura che nessun documento o informazione importante vada perso.

Cosa cercare in un software per l’inserimento dei dipendenti

Come minimo, una soluzione per l’inserimento dei dipendenti dovrebbe includere funzioni che consentano all’azienda di fare quanto segue:

• Gestire senza problemi le pratiche di assunzione
• Assicurare la conformità della documentazione, anche nelle industrie pesanti
• .pesanti
• Creare flussi di lavoro automatizzati per i nuovi dipendenti e il personale HR
• Tracciare i progressi dei dipendenti nel processo di inserimento
• Creare un’unica fonte di verità per le informazioni sui dipendenti
• Generare analisi e reportistica sul processo di onboarding

Le migliori soluzioni consentono integrazioni complesse nel software HR esistente. Dovreste anche essere in grado di tracciare il processo di onboarding su più sistemi, compresi i software di gestione del capitale umano e del libro paga. Questo permette ai record dei nuovi assunti di essere spostati facilmente in altri sistemi dopo la loro assunzione.

Onboarding ROI

Per stabilire il ritorno sull’investimento, si può guardare ai possibili ritorni per un’ipotetica azienda con 200 dipendenti. Supponendo un turnover e una crescita medi, il costo dell’onboarding manuale dei nuovi dipendenti è di circa 102.000 dollari all’anno.

Automatizzando il processo di onboarding, questa azienda campione ha realizzato un ritorno sull’investimento di oltre 79.000 dollari all’anno!

Come è possibile, vi chiederete? Innanzitutto, automatizzando il processo di inserimento, l’azienda ha eliminato tutti i costi associati alla spedizione. I moduli elettronici, come il W-4 e l’I-9, sono stati automatizzati riducendo i tempi di preparazione e di elaborazione dei documenti.

In secondo luogo, anche la logistica, come il coordinamento dell’allestimento della scrivania, gli ordini di fornitura e le richieste IT, sono stati automatizzati, riducendo il tempo impiegato e quindi i costi associati a questi compiti. Solo questi cambiamenti hanno ridotto il costo di inserimento dell’ipotetica azienda per assunzione della metà.

Sebbene i numeri utilizzati nei calcoli seguenti possano variare da organizzazione a organizzazione, il punto è chiaro: automatizzare il processo di inserimento fa risparmiare a un’organizzazione una quantità significativa di tempo e denaro.

il software di inserimento dei dipendenti di iCIMS

iCIMS Onboarding accelera il processo di inserimento attraverso processi automatici di inserimento, modelli, attività e moduli elettronici. Traccia l’intero processo di onboarding su più sistemi e integra il tuo software di onboarding senza soluzione di continuità con le altre soluzioni HR.

• Prepara i nuovi assunti per la strada da percorrere con portali di onboarding che li guidano nel loro viaggio.
• Includete messaggi e video personalizzati, rendendo facile mostrare il vostro marchio unico e mantenere l’impegno dei nuovi dipendenti. Anche se operi in un settore che richiede molta conformità, iCIMS rende la conformità facile con strumenti di lavoro virtuale.
• Automatizza la gestione dei tuoi documenti fiscali per garantire che siano privi di errori e rendi la conformità facile per i tuoi nuovi assunti attraverso una guida intuitiva.

Il processo di onboarding dovrebbe essere eccitante e coinvolgente. iCIMS si prende cura di tutto il lavoro pesante, in modo da potersi concentrare sul portare il nuovo dipendente all’ovile.