La gestione del tempo libero dei dipendenti e delle vacanze è uno dei compiti più noiosi in un dipartimento di risorse umane, soprattutto se la vostra azienda ha un numero elevato di dipendenti. Ecco perché è essenziale avere uno strumento software per semplificare questo lavoro. Una possibile opzione è quella di creare un modello Excel per le ferie dei dipendenti.

Non sei sicuro di come creare il tuo pianificatore di ferie e assenze in Excel? Guarda la nostra spiegazione passo dopo passo qui sotto.

Ma prima, ⬇️⬇️ SCARICA QUESTO EXCEL⬇️⬇️ per continuare con la guida.

Come tenere traccia delle ferie dei dipendenti in Excel?

Excel è ancora lo strumento più usato nei dipartimenti delle risorse umane per calcolare le ferie annuali. Le informazioni sulle ferie di ogni dipendente, le assenze per malattia, il congedo per maternità o paternità, ecc. possono essere compilate in un semplice foglio di calcolo.

I responsabili delle risorse umane devono comunicare via e-mail con ogni singolo dipendente per raccogliere queste informazioni, e inserire manualmente le date esatte. Non solo devono fare molta attenzione a non commettere errori, ma hanno anche bisogno di una conoscenza intermedia di Excel.

Una volta fatto questo, possono calcolare quanti giorni di vacanza ha ogni dipendente dell’azienda, tracciare quanti giorni di malattia hanno avuto durante l’anno e quando torneranno dopo aver preso il congedo di paternità.

Excel è quindi il sistema più usato per il monitoraggio delle assenze dei dipendenti. E usarlo offre alcuni vantaggi.

Vantaggi dell’uso di Excel per registrare le indennità di vacanza

• Lo strumento fa parte della suite Microsoft Office dell’azienda e non comporta
  costi aggiuntivi.
• Di solito è installato su tutti i computer dell’azienda, il che significa che ogni dipendente può
  usarlo senza bisogno di scaricare altre piattaforme.
• È un sistema di base che permette di gestire il tempo libero per una piccola squadra.

Svantaggi di un Excel time off tracker

• Utilizzare un Excel time off tracker è un compito noioso che fa perdere una notevole quantità di tempo al manager delle risorse umane. Inserire le informazioni manualmente rallenta considerevolmente il processo.
• Aggiungere informazioni su ogni dipendente a mano potrebbe risultare in errori che possono
  influire negativamente sui dipendenti dell’azienda.
• I documenti Excel non possono essere modificati o condivisi da più di una persona alla volta,
  rendendo il lavoro di squadra più difficile per il dipartimento risorse umane.
• È richiesto un certo livello di conoscenza IT per usare i fogli di calcolo, creare formule, ecc.
• Organizzare un processo di approvazione delle vacanze tra il dipendente e il manager, o
  il dipartimento delle risorse umane è complicato.

Una guida passo dopo passo per creare un modello Excel per le assenze dei dipendenti

Vuoi ancora provare a monitorare le vacanze dei dipendenti con Excel? Nessun problema, puoi creare il tuo modello seguendo questi passi:

• Crea un nuovo file Excel e dagli un nome che ti permetta di identificarlo facilmente.
• Iniziamo! Blocca quattro colonne sul lato sinistro per creare il tuo modello di planner per le vacanze in Excel.

• Poi, crea un calendario con i giorni e i mesi dell’anno sul lato destro.
• Numerate i giorni nella terza riga per rendere più facile segnare le vacanze di ogni dipendente
  quando lavora.

• Torna al lato sinistro e assegna una colonna per i nomi dei dipendenti, un’altra per il dipartimento di appartenenza, il numero totale di ferie a cui hanno diritto e i giorni rimanenti.

Con questi cinque passi hai ora un modello Excel con cui lavorare. Ora segnate le ferie richieste da ogni dipendente e cambiate manualmente le informazioni nella colonna “Rimanenti”.

Il vostro modello dovrebbe assomigliare a questo:

In base al vostro livello di conoscenza di Excel, potete anche creare formule che sommano automaticamente i totali nella colonna “Rimanenti”. È certamente più comodo e minimizza il rischio di errori.

Similmente, è possibile impostare dei codici colore per evidenziare le vacanze, le assenze per malattia, ecc. Nell’esempio, abbiamo segnato i fine settimana (giorni non lavorativi) in grigio e le vacanze in viola.

In definitiva, avere il proprio modello Excel permette di lavorare in un documento semplice, ma adatto alle proprie esigenze specifiche.

Scarica il nostro modello di Excel 2020 per il monitoraggio delle vacanze

Se non sei sicuro di come creare formule, non vuoi perdere tempo a creare questo Excel da zero e ti sembra tutto troppo complicato, allora scarica il nostro modello di Excel gratuito per le vacanze dei dipendenti cliccando qui.

Questo modello, basato sul nostro software di gestione delle risorse umane ti permetterà, semplicemente e
senza sforzo, di monitorare in modo completo ogni membro del team. Tutto quello che devi fare è
scaricarlo, inserire le informazioni di ogni dipendente e iniziare a usarlo.

Digitalizzare il processo di ferie e permessi con Kenjo

Come abbiamo detto prima, c’è vita dopo Excel nella gestione delle ferie e permessi dei dipendenti. Al giorno d’oggi, c’è una serie di software di gestione delle risorse umane che sono stati specificamente progettati per questo e che permettono di ottimizzare e semplificare i processi. Nel nostro blog abbiamo un articolo specifico che analizza come scegliere un software per le ferie e le assenze.

Il software di gestione delle risorse umane Kenjo vi permetterà di creare politiche di ferie specifiche per ogni persona e vi darà una panoramica, a colpo d’occhio, dei membri del team che stanno lavorando, quelli che non stanno lavorando e perché.

Inoltre, Kenjo vi permette di contattare direttamente i dipendenti in modo che possano richiedere le loro
ferie annuali attraverso il software. Dite addio alla ricezione di centinaia di e-mail nella vostra casella di posta, e potete anche approvarle o rifiutarle con un solo clic.

Inoltre, sia voi che il team potete controllare che non ci siano date che si sovrappongono, permettendovi di coordinarle meglio e assicurarvi che nessuna area dell’azienda sia trascurata o a corto di personale.

Kenjo è visivo, intuitivo, semplice ed efficiente. Basta provarlo per rendersi conto che non ha più senso gestire il tempo libero e le assenze in Excel.