Il testamento è il processo supervisionato dal tribunale per raccogliere i beni della persona deceduta, pagare i debiti e le tasse, e distribuire ciò che rimane agli eredi. A meno che i membri della famiglia o i creditori non stiano litigando, la supervisione del tribunale è minima. Per lo più, la successione è un lavoro d’ufficio.

Per aiutarvi a capire come funziona la successione, ecco una panoramica del processo di successione nella maggior parte degli stati. In alcuni stati, compresi quelli che hanno adottato l’intera serie di leggi chiamate Uniform Probate Code, il processo è più semplice e veloce di quello descritto qui. (Vedere Processo di successione negli Stati del Codice di successione uniforme (UPC) per scoprire se il vostro è uno Stato UPC).

Vale la pena menzionare che molte successioni non hanno bisogno di passare attraverso una regolare successione; molte successioni si qualificano come “piccole successioni” secondo la legge statale, anche se contengono beni di valore. In questo caso, i sopravvissuti possono essere in grado di usare una procedura di successione semplificata – o addirittura trasferire la proprietà senza mai andare in tribunale.

Iniziare la successione richiedendo la nomina ad esecutore testamentario

Quando si procede ad una successione testamentaria, si inizia chiedendo al tribunale di nominarvi esecutore testamentario o rappresentante personale, qualunque sia il termine usato nel vostro stato. Se non c’è un testamento, in alcuni stati si chiede di essere l'”amministratore”.”

Per fare questa richiesta, avrete probabilmente bisogno di depositare una domanda, un certificato di morte, e il testamento originale (se non l’avete già depositato presso il tribunale) presso il tribunale locale nella contea dove la persona deceduta viveva al momento della morte.

Il documento in cui fate la vostra richiesta sarà probabilmente chiamato una petizione o domanda. Deve contenere certe informazioni, come la data della morte, i nomi dei membri della famiglia sopravvissuti e dei beneficiari nominati nel testamento, e così via. Molti tribunali forniscono moduli da compilare in bianco; se il vostro non lo fa, dovrete scrivere qualcosa da zero. (Ogni tribunale ha le proprie regole sui documenti che richiede.)

Se la persona deceduta possedeva beni immobili in più di una contea nello stesso stato, potete gestire tutto in una sola successione. Non c’è bisogno di condurre un procedimento separato nell’altra contea.

Capire cosa succede alla prima udienza

Il tribunale per le successioni fisserà un’udienza per dare alle parti interessate la possibilità di opporsi alla vostra nomina come esecutore testamentario. Prima dell’udienza, dovrete inviare una notifica legale formale ai beneficiari nominati nel testamento e agli eredi secondo la legge statale (le persone che ereditano se non c’è un testamento valido). Dovrete anche inviare avvisi ai creditori che conoscete, e pubblicare un avviso legale in un giornale locale per avvisare gli altri.

Nella maggior parte dei casi, l’udienza è una formalità; probabilmente non avrete nemmeno bisogno di presentarvi. Se la vostra richiesta viene approvata, il tribunale emetterà dei documenti che vi autorizzano ad agire per conto del patrimonio. Nella maggior parte dei posti, questi documenti sono chiamati Lettere di Autorità o Lettere Testamentarie, o Lettere di Amministrazione se non c’è un testamento.

Se vivete in un altro stato, potreste avere altri requisiti da soddisfare. Per esempio, potreste aver bisogno di presentare un documento al tribunale in cui nominate un residente locale come vostro “agente”. Questa persona può accettare documenti legali per vostro conto ed è soggetta all’autorità del tribunale.

Presentare una cauzione

Il tribunale può richiedere di presentare una cauzione, una specie di polizza assicurativa che protegge il patrimonio dalle perdite che gli causate, fino ad un certo importo in dollari.

Molti testamenti dicono specificamente che non è richiesta alcuna cauzione. Se il testamento non affronta la questione, la decisione spetta al giudice. Se tutti i beneficiari del testamento sono d’accordo, per iscritto, che non è necessario, è improbabile che il giudice lo ordini. Ma alcuni tribunali richiedono sempre un’obbligazione se l’esecutore vive fuori dallo stato o se la persona che serve come esecutore non è la persona nominata nel testamento.

Se l’obbligazione è richiesta, il suo ammontare dipenderà dalle dimensioni del patrimonio. Le compagnie di bonding, la maggior parte delle quali sono divisioni di compagnie assicurative, di solito addebitano una tassa di circa il 10% dell’importo nominale del bond. Potete pagare la garanzia con i fondi dell’eredità.

Provare la validità del testamento

Se c’è un testamento, dovete provare che è valido. Di solito, tutto ciò di cui avete bisogno è la dichiarazione di uno o più testimoni del testamento, in una di queste forme:

• una dichiarazione notarile, chiamata “affidavit autoprovevole”, che i testimoni hanno firmato quando hanno assistito al testamento
• una dichiarazione giurata firmata da un testimone ora, o
• la deposizione di un testimone in tribunale.

Pagare i debiti

Mentre la causa di successione è in corso, si possono raccogliere beni e aprire un conto bancario a nome del patrimonio, e usare il conto per pagare i creditori. Questo include le fatture ovvie (fatture della carta di credito in sospeso, utenze, spese funerarie e così via), così come le tasse. I casi di successione devono anche rimanere aperti per diversi mesi – circa quattro o sei, nella maggior parte degli stati – per dare ai creditori la possibilità di farsi avanti.

Dovrete probabilmente dare al tribunale una lista delle proprietà della persona deceduta e, se necessario, far valutare i beni. Se volete vendere beni immobili o un’azienda, potreste aver bisogno di ottenere il permesso del tribunale. (Ma molti testamenti autorizzano gli esecutori testamentari a procedere secondo una legge chiamata Independent Administration of Estates Act, che dà agli esecutori testamentari la libertà di pagare i crediti dei creditori e vendere i beni dell’eredità senza l’approvazione del tribunale. Di seguito sono riportate le possibili dichiarazioni dei redditi che potrebbe essere necessario presentare:

• la dichiarazione dei redditi federale e statale per gli ultimi mesi di vita della persona deceduta (vedere Presentazione della dichiarazione dei redditi di una persona deceduta)
• la dichiarazione dei redditi federale e statale dell’anno precedente se il defunto è morto prima di presentarla (per esempio, se il defunto è morto nel marzo 2020 prima di presentare la dichiarazione dei redditi del 2019, dovrete presentare le dichiarazioni per il 2019 e per il 2020)
• le dichiarazioni dei redditi federali e statali per il patrimonio stesso, se il patrimonio riceve più di un importo minimo di reddito durante il processo di successione
• una dichiarazione dei redditi federale (per patrimoni di valore superiore a $11.58 milioni di dollari)
• una dichiarazione dell’imposta di successione statale (applicabile solo in circa una dozzina di stati, per tenute che valgono più di un certo importo), e
• una dichiarazione dell’imposta di successione statale (applicabile solo in sei stati).

Per maggiori informazioni sulle tasse di successione e di eredità, vedere Estate Tax vs. Inheritance Tax: Qual è la differenza?

Se tutte queste dichiarazioni fiscali sembrano un sacco di lavoro, non scoraggiatevi – è improbabile che abbiate bisogno di presentare più di qualche dichiarazione. Tenete a mente, inoltre, che l’aiuto di esperti in materia fiscale è facilmente disponibile e può essere pagato con i beni dell’eredità.

Dare la proprietà ai beneficiari in anticipo

Non potete dare ai beneficiari le loro eredità finché non siete sicuri che l’eredità abbia abbastanza beni per pagare debiti e tasse. Finché si conserva abbastanza denaro per pagare le tasse e le spese finali, tuttavia, si può essere in grado di distribuire alcuni beni prima della fine della procedura di successione. La legge statale potrebbe limitare l’importo che si può dare, e si potrebbe anche aver bisogno dell’approvazione del tribunale.

Ci possono essere buone ragioni per distribuire i beni prima piuttosto che dopo, specialmente se il patrimonio ha chiaramente molti soldi per pagare i debiti. Per esempio, se un’auto viene lasciata a riposo, il suo valore è probabile che scenda, ed è una seccatura da mantenere. Lo stesso può essere vero per gli oggetti di casa che non hanno molto valore monetario. E alcuni beneficiari potrebbero avere bisogno di soldi ora – uno studente universitario, per esempio.

Ricordate sempre che avete il dovere legale di essere equi e imparziali quando trattate con i beneficiari. Se si fanno distribuzioni anticipate, non favorire i beneficiari a cui si è vicini – invita a combattere.

Distribuire la proprietà e chiudere l’eredità

Quando il periodo di reclamo dei creditori è passato, avete pagato i debiti, presentato tutte le dichiarazioni fiscali necessarie e risolto eventuali controversie, siete pronti a distribuire la proprietà rimanente ai beneficiari e chiudere l’eredità. La chiusura dell’eredità vi libera dai vostri doveri di esecutore testamentario.

Insieme alla vostra richiesta di chiudere l’eredità, dovrete dare al tribunale un resoconto delle vostre attività. La contabilità mostra la destinazione di tutti i beni dell’eredità e dimostra che avete pagato i creditori. Documenta anche qualsiasi reddito che i beni dell’eredità hanno ricevuto durante la successione e qualsiasi perdita per l’eredità, per esempio se un bene è diminuito di valore. Alcuni tribunali forniscono moduli di contabilità da compilare. Se il vostro non lo fa, potete guardare i documenti depositati in altri casi (i registri di successione sono pubblici) per avere un’idea di ciò che è richiesto.

Escritto in parte da The Executor’s Guide, di Mary Randolph (Nolo).