La contabilità fornitori o i dipartimenti responsabili delle finanze utilizzano spesso la corrispondenza a tre vie per gestire il rischio finanziario e controllare le spese aziendali. Quindi, cos’è una corrispondenza a tre vie e perché è un passo critico nel processo di contabilità fornitori?

Che cos’è la corrispondenza a tre vie?

La corrispondenza a tre vie è una procedura per elaborare una fattura di un fornitore per garantire che un pagamento sia completo e accurato. L’obiettivo della corrispondenza a tre vie è quello di evidenziare eventuali discrepanze in tre importanti documenti del processo di acquisto – ordini di acquisto, ricevute d’ordine/bolle di imballaggio e fatture – al fine di evitare che le aziende spendano troppo o paghino per un articolo che non hanno ricevuto.

Esploriamo i tre documenti che sono fondamentali per gestire i pagamenti attraverso la contabilità fornitori.

1. Ordini di acquisto (PO) – Un ordine di acquisto è la conferma ufficiale di un ordine. È un documento inviato da un acquirente a un venditore che autorizza un acquisto. Gli ordini di acquisto generalmente includono il nome della società che acquista i beni o i servizi, la data, la descrizione e la quantità dei beni o dei servizi, il prezzo, un indirizzo postale, le informazioni di pagamento, l’indirizzo della fattura e un numero d’ordine d’acquisto.
2. Ricevute d’ordine/bolle d’imballaggio – Questa è la prova del pagamento e della consegna. Una ricevuta d’ordine è inclusa dal venditore con le merci che sono state consegnate all’acquirente. Dettaglia esattamente cosa c’è nella spedizione o nell’ordine. Le ricevute d’ordine includono tipicamente le stesse informazioni della fattura, così come il metodo di pagamento.
3. Fatture – Una fattura richiede il pagamento per un acquisto. Le fatture sono inviate dal venditore all’acquirente. Includono le stesse informazioni dell’ordine di acquisto, oltre a un numero di fattura, le informazioni di contatto del venditore, eventuali crediti o sconti per pagamenti anticipati, il calendario dei pagamenti e l’importo totale dovuto al venditore.

Prima che una fattura venga pagata, la contabilità fornitori esamina le quantità, i prezzi e i termini per garantire che ciò che è stato ordinato (tramite l’ordine di acquisto) corrisponda alla merce ricevuta (tramite la ricevuta d’ordine/la bolla di accompagnamento) che corrisponde a ciò che viene addebitato (tramite la fattura). È importante menzionare che le aziende possono scegliere di non usare le corrispondenze a tre vie per acquisti piccoli o ricorrenti.

Se vengono trovati dei problemi – quantità imprecise, prezzi sbagliati, merce danneggiata o altro, il pagamento non viene inviato fino a quando il problema non viene risolto. Una volta che la fattura è stata convalidata dal processo di corrispondenza a tre vie, il pagamento viene inviato secondo i termini.

Perché usare la corrispondenza a tre vie?

La corrispondenza a tre vie è una pratica aziendale vantaggiosa per tre motivi chiave:

1. Risparmia denaro alle aziende – Verificare che i dati siano coerenti tra ordini di acquisto, ricevute e fatture aiuta le aziende ad evitare di pagare troppo, pagare per articoli duplicati e pagare per cose che non hanno ricevuto. Tenere sotto controllo le finanze aiuta anche a diminuire la possibilità di frode.
2. Assicura relazioni ottimali con i fornitori – I fornitori professionisti rispettano l’importanza degli ordini di acquisto, delle fatture e delle ricevute nel processo di contabilità fornitori. Errori frequenti su ricevute e fatture possono essere un segno di un problema di business più ampio, e può indicare che è il momento di iniziare a fare shopping.
3. Prepara le aziende per le verifiche – I revisori sono specificamente alla ricerca di discrepanze finanziarie. Compilare questi documenti prima di un audit e controllare che i numeri coincidano utilizzando il processo di corrispondenza a tre vie è un grande passo nella giusta direzione.

“I Chief Procurement Officer indicano che stanno investendo sempre più in innovazione e tecnologie digitali nel tentativo di spostare i loro team verso compiti più strategici.”

Quali sono i vantaggi dell’automatizzazione della corrispondenza a tre vie?

La corrispondenza a tre vie è una grande pratica commerciale, ma a dire il vero, richiede molto lavoro e tempo. Sfogliare le pile di documenti per trovare questi tre documenti è già abbastanza difficile. Aggiungiamo anche la necessità di scansionare attentamente ogni documento per assicurarci che i numeri siano allineati. Non solo questo è inefficiente, ma è altamente suscettibile di errore umano.

Il processo di corrispondenza a tre vie avviene automaticamente quando si passa a un sistema di e-procurement come PLANERGY – nessun intervento umano richiesto. I problemi vengono portati alla luce tempestivamente, in modo da non imbottigliare o rallentare il processo di pagamento. Ridurrete significativamente i costi di elaborazione e, cosa forse più importante, sarete in grado di dedicare più tempo a un lavoro più prezioso.

Le tendenze suggeriscono che il futuro degli acquisti è automatizzato. Nel Global CPO Survey 2016 di Deloitte, i Chief Procurement Officer indicano che stanno investendo sempre più nell’innovazione e nelle tecnologie digitali nel tentativo di spostare i loro team verso compiti più strategici. Le organizzazioni vogliono che i team di approvvigionamento “rendano l’esecuzione quotidiana spietatamente efficiente, rapida e trasparente”. A nostro modesto parere, automatizzare il processo di corrispondenza a tre vie è un ottimo inizio per rendere più efficiente l’intero processo di approvvigionamento.

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