Con il nostro modello di travel expense policy, abbiamo fatto il lavoro duro per te. Abbiamo parlato con i travel manager per scoprire quali sono gli elementi essenziali di una politica, e ne abbiamo sviluppata una che è concisa, semplice da capire e molto facile da personalizzare.

Prendi subito il modello, oppure continua a leggere qui sotto per saperne di più su cosa è incluso, perché l’abbiamo incluso e come personalizzare ogni elemento per il tuo uso aziendale.

Cosa c’è nel nostro modello di travel policy?

Il nostro modello di travel policy aziendale per viaggiatori del Regno Unito, degli Stati Uniti o dell’Unione Europea include le sei sezioni chiave qui dettagliate. Lo abbiamo formattato per essere facile da leggere e da personalizzare.

Una politica di viaggio aziendale efficace è composta da sei sezioni chiave:

1. Introduzione
2. Processo di prenotazione del viaggio
3. Categorie di spesa
4. Acquisti non rimborsabili
5. Processo di rendicontazione e rimborso delle spese
6. Supporto al viaggio, sicurezza e dovere di cura

Diamo un’occhiata a cosa è necessario includere in ogni sezione.

Scarica il modello della travel policy

Sezione 1: Introduzione

Un modello di travel expense policy intelligente dovrebbe sempre includere un’introduzione. Perché? Volete rendere chiaro ai dipendenti che la vostra politica non è solo una scappatoia burocratica. Aiuta a tenerli al sicuro, migliora l’equità e riduce il lavoro manuale e la confusione. Si consiglia di includere un elenco puntato dei principali benefici della vostra politica di viaggio, in modo che i viaggiatori sappiano perché è importante.

Se avete più politiche di viaggio per dipartimenti o tipi di dipendenti, allora dovreste anche usare la sezione introduttiva per chiarire a chi è rivolta la politica.

Top tip: Nella vostra introduzione, includete i benefici del seguire la vostra politica per i viaggiatori, come stare al sicuro e ottenere supporto, così che sappiano perché dovrebbero seguirla.

Sezione 2: Processo di prenotazione del viaggio

Nella seconda sezione del nostro modello gratuito di travel policy, abbiamo incluso tutto ciò che i dipendenti devono sapere su dove e come prenotare il viaggio.

• Come prenotare i viaggi – Qual è il vostro processo approvato, il metodo e/o la piattaforma per prenotare i viaggi di lavoro? Se la vostra azienda utilizza una piattaforma per consentire ai viaggiatori di prenotare all’interno della policy, includete il nome della vostra piattaforma di prenotazione approvata. Altrimenti, scrivete il nome e i dettagli di contatto dell’azienda o della persona che devono contattare per richiedere una prenotazione.
• Uso dei programmi di fedeltà – Molte aziende non permettono ai viaggiatori di raccogliere punti per i loro programmi di fedeltà personali. Ma se avete fiducia che i vostri viaggiatori facciano la cosa giusta, potete permetterlo e includere una linea nella vostra politica come “I dipendenti non possono scegliere opzioni più costose solo per ottenere punti fedeltà.”
• Estensioni di tempo libero – A volte i viaggiatori d’affari vogliono estendere il loro viaggio nel fine settimana, o utilizzare alcuni dei loro giorni di vacanza. Dovresti includere regole intorno alle estensioni di svago (o “bleisure”), come ad esempio quale differenza di costo è consentita per i voli di ritorno.

Top tip: rendere chiaro come i viaggiatori devono prenotare i viaggi. Usate una piattaforma di prenotazione aziendale per tenere traccia dei viaggi in un unico posto.

Sezione 3: Categorie di spesa

Una parte importante di qualsiasi politica e procedura di spesa è ciò che i dipendenti sono autorizzati a spendere.

Nella terza sezione del nostro modello di politica di viaggio aziendale, abbiamo suddiviso le spese di viaggio per categorie comuni: voli, alloggio, trasporto a terra, cibo e intrattenimento e uso del telefono personale.

Ecco le informazioni da includere in ogni categoria di spesa:

Voli

• Strumento o metodo approvato per la prenotazione
• Venditori preferiti (se presenti)
• Regole sul fatto che la business class sia consentita o meno, come per i voli oltre una certa durata, o voli effettuati da dipendenti con un certo livello di anzianità
• Quanti giorni prima devono essere prenotati i voli internazionali
• Quanti giorni prima devono essere prenotati i voli nazionali

Alloggio

• Strumento o metodo approvato per la prenotazione
• Tariffe massime notturne per città
• Venditori preferiti e dettagli sulle tariffe negoziate (se presenti)
• Regole su camere standard e upgrade, per esempio le camere standard sono obbligatorie, ma gli upgrade di camera sono consentiti se offerti senza costi aggiuntivi
• Costi rimborsabili dell’hotel, come il parcheggio
• Regole per la prenotazione di Airbnb o appartamenti in affitto

Trasporto ferroviario

• Strumento o metodo approvato per la prenotazione
• Tipo di biglietto del treno consentito, come l’economia

Taxis e ride-sharing

• Quando taxi e ride-sharing sono ammessi, per esempio solo quando il trasporto pubblico non è praticabile
• Importo massimo per transazione

Auto a noleggio e personale

• Tipo di classe di auto a noleggio consentito, come la compatta o la media
• Il numero di dipendenti che si prevede condividano un’auto a noleggio quando viaggiano insieme
• Quanto viene rimborsato per miglio o chilometro

Cibo e intrattenimento

• Importo rimborsabile, per colazione
• Importo rimborsabile, per pranzo
• Importo rimborsabile, per cena
• In alternativa, un massimo giornaliero o una diaria
• Regole per i pasti della squadra, come chi approva l’importo
• Regole per l’intrattenimento del cliente, come ad esempio cosa è permesso

Uso personale del telefono

• L’importo o la percentuale della bolletta del telefono cellulare che è rimborsabile durante le settimane in cui il dipendente viaggia
• Se i danni o il furto del telefono personale sono rimborsabili o meno durante i viaggi di lavoro, e se sì fino a che importo?

Top tip: Abbiamo incluso tutto nel nostro modello di travel policy. Basta inserire gli importi, i fornitori approvati e altri dettagli per ogni categoria di spese rimborsabili. Puoi facilmente cancellare tutto ciò che non si adatta alla tua azienda.

Sezione 4: Acquisti non rimborsabili

Includere un elenco puntato con le potenziali spese di viaggio che la tua azienda non rimborserà. Ecco alcuni esempi di articoli non rimborsabili che potreste voler includere nella vostra travel policy:

• Acquisti in volo
• Tasse per il bagaglio in eccesso
• Cura dei bambini, cura degli animali e pensione per animali
• Accessori di toilette o abbigliamento
• Abbonamenti a club di linea
• Acquisti al minibar o conti del bar
• Lavanderia o lavaggio a secco
• Multa per il parcheggio o violazioni del traffico
• Tasse per il cambio del biglietto aereo
• Trasporto ferroviario di prima classe
• Premium, di lusso o Elite
• Film, intrattenimento online o giornali
• Uso di spa e centri benessere
• Fiori, dolci e confetteria
• Servizio in camera
• Letti o lenzuola supplementari
• Abbigliamento
• Danni ai veicoli personali
• Assicurazione della compagnia di autonoleggio

Consiglio top: Coinvolgi le parti interessate come il tuo CFO e alcuni dei tuoi viaggiatori abituali per determinare ciò che è giusto escludere in tutta l’azienda, per tutti i viaggi

Sezione 5: Processo di rendicontazione e rimborso delle spese

Nella sezione sulla tua politica e procedura di spesa, assicurati di includere quanto segue:

• Quale strumento utilizzare per le spese
• Quali voci non devono essere aggiunte nello strumento di spesa, per esempio se un viaggio viene prenotato con lo strumento di prenotazione approvato
• A chi inviare le note spese
• Cosa includere nelle richieste di rimborso
• Termine ultimo per l’invio delle richieste di rimborso
• Tempo tipico di elaborazione per ricevere il rimborso

Top tip: Chiarite bene quale strumento i dipendenti devono usare per presentare spese e richieste di rimborso.

Scarica il modello gratuito

Sezione 6: Supporto per il viaggio, sicurezza e dovere di cura

È importante che la tua travel policy sia qualcosa che i viaggiatori vogliono leggere. Dovrebbe includere informazioni a cui hanno bisogno di accedere, in questo modo devono visitarla regolarmente e, allo stesso tempo, possono familiarizzare con il documento. I viaggiatori si preoccupano sicuramente di rimanere al sicuro sulla strada, e anche la vostra azienda dovrebbe farlo. Dovreste includere informazioni sul supporto di viaggio, sull’assicurazione di viaggio e sul vostro fornitore di servizi di assistenza proprio all’interno della vostra politica di viaggio.

• Tracciare gli spostamenti dei viaggiatori – Usate questa opportunità per far sapere ai viaggiatori che quando prenotano usando il vostro metodo o strumento approvato, il loro viaggio viene tracciato. In caso di emergenza, saranno prese misure per evacuarli. Se non sai dove sono, non puoi aiutarli! Includi il nome del tuo strumento approvato, e cosa devono fare per garantire che il loro viaggio sia accuratamente tracciato se devono prenotare al di fuori di esso per un motivo valido.
• Supporto di viaggio – In caso di annullamenti di viaggio, modifiche, ecc, chi devono chiamare i tuoi viaggiatori? Includi i dettagli di contatto per il tuo fornitore di supporto di viaggio, compresi i numeri di telefono, gli indirizzi e-mail e tutto ciò che è applicabile. Se ci sono più numeri in base alla regione o alla lingua, includi anche quelli.
• Supporto per le esigenze di emergenza – In questa sottosezione, includi il tuo fornitore di assistenza (se ne hai uno) e i dettagli della tua polizza di assicurazione di viaggio. Includere anche il nome del dipendente o il nome del fornitore che dovrebbero contattare in caso di emergenza.

Top tip: Includi informazioni sull’assistenza, l’assicurazione e la sicurezza in modo che i viaggiatori possano avere tutto quello che hanno bisogno di sapere in un unico posto e familiarizzare con la tua politica nel suo complesso.

Come implementare la tua travel policy

• Personalizza – Personalizza e finalizza il modello della travel policy. Lavora con gli stakeholder per fare tutte le modifiche e le personalizzazioni necessarie alla politica; raccogli tutti i dettagli come l’assicurazione di viaggio, le tariffe notturne, ecc.
• Automatizzare – Aggiornare la politica di viaggio automatizzata. Creare o aggiornare una politica di viaggio automatizzata in modo che i viaggiatori e/o gli amministratori possano prenotare all’interno della politica per tutto il tempo.
• Distribuire – Distribuire le modifiche ai dipendenti. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, distribuite il vostro nuovo documento di policy e la policy automatizzata a tutti i dipendenti o a un sottoinsieme iniziale.
• Ascoltate – Raccogliete feedback sulla nuova policy. Ottieni un feedback dai dipendenti sulla chiarezza della tua politica di viaggio, così come la facilità d’uso dei tuoi strumenti approvati e della politica automatizzata.

Prendi il modello ora, o iscriviti per una prova gratuita a TravelPerk Premium in modo da poter fare una politica automatizzata che è costruita all’interno del processo di prenotazione del viaggio.

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