“Le persone si lamentano molto delle riunioni. Sfortunatamente non ho scoperto un modo di condividere la conoscenza che abbia una larghezza di banda e una leva più alta di una riunione faccia a faccia. Quello che penso che infastidisca davvero le persone sono le cattive riunioni”
– David Lynch, Engineering Manager di Intercom

Contents

1 ………. Introduzione: il problema delle grandi riunioni

2 ………. 5 motivi chiave per fare riunioni 1 contro 1 con i dipendenti

3 ………. Qual è lo scopo di una riunione 1 contro 1?

4 ………. Pregiudizi comuni sugli incontri 1-on-1

5 ………. L’angolo del manager: domande per gli incontri 1-on-1 con il tuo dipendente

6 ………. Se vuoi avere incontri 1-on-1 efficaci, non…

7 ………. Angolo dei dipendenti: domande per gli incontri 1-on-1 con il tuo manager

8 ………. Risorsa: un modello di riunione 1 contro 1 con linee guida

9 ………. Incontri 1 contro 1 fatti bene: i benefici a lungo termine

10 ………. Leapsome permette ai manager di condurre riunioni efficaci

11 ………. A voi & prossimi passi

12 ………. Ulteriori risorse

“Gli incontri 1-on-1 sono la cosa più potente che sappiamo che un manager può fare per migliorare il suo rapporto con i rapporti diretti e ottenere risultati migliori”
– Mark Horstman, One-on-One Meetings (Podcast: Parte 1)

Il problema delle grandi riunioni

È una storia che molti di noi conoscono bene: per prima cosa, un invito a una riunione viene spedito a tutti i membri del dipartimento. I dipendenti sospirano pensando a tutto il lavoro che avevano in programma di fare quel pomeriggio. Sembra che sia passato pochissimo tempo dall’ultima grande riunione – e quella non è stata affatto illuminante per il team. La riunione stessa richiede un po’ di tempo per iniziare, e ancora una volta sembra che molto di quello che viene detto sia irrilevante, o che avrebbe potuto essere più facilmente spiegato in un promemoria. A peggiorare le cose, la riunione sfora di 15 minuti e diversi dipendenti sono in ritardo per il loro prossimo compito.

Suona familiare?

I punti dolenti delle riunioni di grandi gruppi spesso si riducono alle dimensioni: è difficile tenere una conversazione significativa con più di poche persone nella stanza, e gran parte della discussione potrebbe non riguardare direttamente diversi partecipanti. In un pezzo del New York Times, apprendiamo che la frequenza delle riunioni di gruppo ha avuto un impatto più negativo sulla soddisfazione dei dipendenti Microsoft che lavorare più ore in generale. È interessante notare che le riunioni 1-on-1 (riunioni che coinvolgono solo due persone, di solito un manager e un rapporto diretto) sono state escluse da questo fatto. Infatti, frequenti 1-on-1 con i rapporti diretti erano “uno dei più forti predittori di successo per i middle manager”. Allora perché gli 1-on-1 sono così importanti quando le grandi riunioni sono spesso piuttosto dolorose?
Tempre più volte, le riunioni 1-on-1 fanno un’enorme differenza nella vita lavorativa di manager e impiegati – ecco perché.

“I dipendenti che hanno regolari incontri 1:1 con i manager hanno 3 volte più probabilità di essere impegnati.”
– Gallup, 2016

Cinque motivi chiave per avere incontri 1-on-1 con i dipendenti

1. Rendono il check-in rapido e semplice
   Le riunioni di gruppo sono spesso impostate in modo da ottenere aggiornamenti dal vivo da ogni membro del team. Ma può essere difficile farlo in pratica quando ci sono così tante persone coinvolte: alcuni finiscono per parlare più di altri, e gli aggiornamenti individuali possono portare a tangenti. Gli 1-on-1 rendono il processo di check-in veloce, attento e chiaro.
2. Offrono un’opportunità unica di discussione privata
   In alcune organizzazioni, dipendenti e manager hanno raramente la possibilità di parlare in privato, a scapito della condivisione di informazioni vitali tra loro. I regolari 1-on-1 permettono anche ai dipendenti timidi di condividere le loro speranze, preoccupazioni e idee in un ambiente sicuro; oltre a permettere conversazioni più equilibrate e reciprocamente attive rispetto alle grandi riunioni.

1. Forzano relazioni di lavoro empatiche
   Qualcosa di due persone che si incontrano faccia a faccia non può essere ricreato dicendo “ciao” in ufficio. Secondo diversi studi, l’efficacia della comunicazione si basa sulla capacità di coordinare l’attenzione congiunta, che diventa molto più facile quando si parla da soli in coppia. Dare alle persone tutta la vostra attenzione dimostra il vostro investimento in loro.
2. Fanno sentire i dipendenti apprezzati
   Nei buoni 1-on-1, un dipendente conduce la conversazione mentre il suo manager ascolta principalmente. Come risultato, i rapporti diretti diventano sicuri di essere importanti e apprezzati: un sentimento che viene ricambiato come un senso di lealtà e rispetto verso l’azienda.
3. Incoraggiano una mentalità di problem-solving
   Quando i manager dicono ai loro dipendenti che hanno il diritto di evidenziare e risolvere le debolezze – anche le proprie – aiuta a scoprire la causa principale dei problemi e a risolverli molto più velocemente, affinando la trasparenza e l’onestà nei team. Il problem-solving a sua volta stimola il pensiero profondo e creativo tra i membri del team. Come nota Ben Horowitz, “i one-on-one forniscono un eccellente meccanismo per il flusso di informazioni e idee all’interno dell’organizzazione, e dovrebbero essere parte del tuo design.”

Lo sapevi? L’attrito volontario in Adobe è sceso del 30% da quando le revisioni annuali delle prestazioni sono state sostituite da regolari incontri 1-on-1.
(CMI, 2018)

Quindi qual è lo scopo di un incontro 1-on-1?

In parole povere, lo scopo principale delle riunioni regolari 1-on-1 è quello di allenare i dipendenti – in altre parole, di aiutarli a fare il loro lavoro al meglio.

Che cosa significa in realtà, vi chiederete? Un rapporto del 2009 chiamato “The Coaching Conundrum” ha sottolineato che molte organizzazioni parlano dei benefici del coaching senza implementarlo: forse perché i manager non sanno come sia un buon coaching! Il rapporto definisce il coaching efficace come:

• Chiedere vs. Dire
• Ascoltare vs. Parlare
• Chiedere opportunità e soluzioni vs. Dare la colpa

Se sei un manager che è nuovo ai 1-on-1, tieni a mente questi tre punti magici la prossima volta che vai in riunione, e porta con te un senso di curiosità e apertura. È importante assicurarsi di mantenere un atteggiamento collaborativo nella risoluzione dei problemi, piuttosto che aspettarsi che i dipendenti risolvano da soli le questioni che sollevano.

“Fate attenzione alle massime di gestione che impediscono alle informazioni di fluire liberamente nella vostra azienda. Per esempio, considerate la vecchia massima del management: “Non portarmi un problema senza portarmi una soluzione”. Cosa succede se il dipendente non riesce a risolvere un problema importante?”. – Ben Horowitz, autore di The Hard Thing About Hard Things

Ora che abbiamo parlato di come dovrebbero essere gestite le riunioni 1-on-1, vediamo di cosa si dovrebbe parlare quando vi si partecipa.
Obiettivi e/o OKR: assicuratevi che gli obiettivi individuali non vadano alla deriva; allo stesso tempo, usate gli incontri 1-on-1 per chiarire qualsiasi dubbio sul ciclo OKR, piuttosto che aspettarvi che tutto funzioni con il pilota automatico dall’inizio alla fine.

Feedback: più importante che dare feedback (che dovresti dare man mano), usa il 1-on-1 per chiedere feedback (a meno che tu non sia un dipendente, nel qual caso, vai avanti!) Manager: perché non chiedere un feedback sui vostri 1-on-1 – sono utili; potrebbero essere migliorati?

Sviluppo: un dipendente lavora nel marketing, ma vuole imparare a programmare? O forse qualcuno fa davvero fatica in un’area e vuole seguire un corso per aumentare la sua fiducia. Scopri come vogliono crescere e aiutali con ciò di cui hanno bisogno per arrivarci.

Lode & Riconoscimento: che tu dia una lode pubblicamente o privatamente, pensiamo che tutti meritino di essere congratulati ad un certo punto. Gli incontri 1-on-1 possono essere lo spazio perfetto per ricordare ai vostri colleghi che vedete e apprezzate il loro lavoro.

Lo sapevi? Il 69% dei manager è a disagio nel comunicare con i propri dipendenti.

Concezioni errate comuni sulle riunioni 1-on-1

I manager insicuri pensano: “Non so come mi sento a rinunciare al mio tempo per gli 1-on-1. Non posso permettermi di perdere un’ora a settimana con tre o quattro dipendenti diversi!”
I manager più attenti sanno: è del tutto normale farsi prendere dal panico che gli 1-on-1 diventino una perdita di tempo – tutti ci siamo seduti durante riunioni senza senso, e avere diversi appuntamenti separati può sembrare stressante all’inizio. A lungo termine, però, i 1-on-1 fanno risparmiare un sacco di tempo, anticipando i problemi in anticipo, aiutando i vostri dipendenti a diventare responsabili di se stessi e rafforzando le vostre relazioni. Il controllo (bi-)settimanale migliora anche il rendimento di ogni persona per molte ore.

I manager sicuri pensano: “Vedo i miei dipendenti in ufficio ogni giorno. Non posso semplicemente raggiungerli allora?”
I manager informati lo sanno: L’autore di Conferenze che funzionano Adrian Segar – che si descrive come progettista di “riunioni guidate dalla partecipazione che non fanno schifo” – offre il seguente spunto di riflessione:

“Pensa alla conversazione più importante che tu abbia mai avuto nella tua vita. Prenditi il tuo tempo – non ti chiederò di cosa si trattava. Quante altre persone hanno partecipato alla tua conversazione? Ho eseguito questo esercizio in numerose presentazioni e ho chiesto al pubblico di condividere le loro risposte per alzata di mano. La risposta più comune è “uno”, seguita da 2-3, con alcune persone che riportano numeri di piccoli gruppi. Nessuno ha ancora riportato una conversazione più importante con dieci o più persone.”

In altre parole, se volete avere qualsiasi tipo di conversazione significativa e d’impatto con i vostri dipendenti – fate lo sforzo di incontrarli in un 1 contro 1. Vedere questo saggio di Keith Rabois che parla dei 1-on-1 come “attività ad alta leva”.”

I manager sicuri pensano: “Mi sento nervoso ad avere una conversazione intima con il mio capo/relazione diretta. Cosa devo dire? Da dove comincio?”
I manager più preparati sanno che: in primo luogo, bisogna arrivare preparati: appuntarsi dei punti di conversazione o delle domande aperte in anticipo. (Abbiamo incluso un quadro delle migliori pratiche più in basso: clicca qui per dare un’occhiata). Rinfrescatevi con un po’ d’acqua o aria fresca prima dell’inizio della riunione, e ricordate: siete nella stessa squadra dell’altra persona! In definitiva, vi state incontrando per sostenervi a vicenda. Bonus: le tue capacità di conversazione miglioreranno drasticamente più 1-on-1 avrai!

Top tip! Se tu o l’altra persona siete soggetti a stress, perché non fare un 1-on-1 all’aperto? Camminare e parlare non è solo fisicamente rilassante – rende anche più facile parlare candidamente l’uno con l’altro quando si è fuori dall’ambiente dell’ufficio.

“Essere sia precisi che incredibilmente sinceri nel tuo feedback ad un singolo individuo può avere un enorme effetto a lungo termine, ed è un uso ad alta leva del tuo tempo”.
– Keith Rabois, How to be an Effective Executive

Manager corner: Domande per incontri 1-on-1 con il tuo dipendente

• ‘Se ci fosse una sola cosa che potresti cambiare della nostra organizzazione, quale sarebbe e perché?’
• ‘Chi ti ispira nell’azienda? C’è qualcuno di cui ammiri il lavoro?’
• ‘Cosa pensi che manchi al nostro prodotto? Ha qualche idea per migliorarlo?”
• “In generale, come si sente quando viene al lavoro ogni giorno?”
• “C’è qualcosa di cui ha bisogno per migliorare il suo lavoro?’

Se vuoi avere incontri 1-on-1 efficaci, non…

• … usare gli 1-on-1 come un incontro di aggiornamento dello status
  Mentre va benissimo fare il check-in all’inizio di un 1-on-1, non dovresti fare degli aggiornamenti del lavoro il tuo obiettivo. Se l’intera riunione potrebbe essere tenuta altrettanto facilmente con una porta aperta – o anche su Slack! – probabilmente non stai approfondendo abbastanza. Se sei un manager, chiedi del benessere del tuo dipendente o di come stanno vivendo i progetti in corso. Se sei un dipendente, questa è la tua occasione per dare suggerimenti, segnalare blocchi stradali ed essere onesto sul tuo carico di lavoro.
• … saltare o riprogrammare le riunioni
  Può essere allettante cancellare quando si ha solo una persona con cui coordinarsi. Ma è importante rispettare il valore dei tuoi 1-on-1 fin dall’inizio, e se i manager non prendono sul serio i 1-on-1 perché dovrebbero farlo i loro dipendenti? Sentitevi liberi di abbreviare l’occasionale 1-on-1 se entrambe le parti hanno più lavoro che punti di conversazione: basta non cancellarlo.
• … tenere gli 1-on-1 che non sono abbastanza frequenti per avere valore
  Il modo più veloce per rendere gli 1-on-1 una perdita di tempo è quello di programmarne meno. Ottengono il loro valore dall’essere frequenti e regolari, quindi cerca di incontrarti ogni 1-2 settimane. Se il lavoro è sempre in mezzo, forse è il momento di valutare la vostra infrastruttura organizzativa (ad esempio, riducendo il numero di rapporti diretti per manager o delegando compiti minori).
• … arrivare alle riunioni senza chiarezza
  I grandi 1-on-1 non accadono così: hanno bisogno di preparazione e pianificazione. A livello individuale questo significa scrivere una semplice agenda prima di ogni riunione. A livello aziendale questo significa formare i vostri team per sapere come funzionano i 1-on-1; perché sono importanti e qual è il loro scopo. Se i dipendenti non sanno che gli 1-on-1 riguardano davvero loro, non conoscono il vero scopo della riunione.

“Lo scopo del feedback costruttivo è quello di incoraggiare l’altro a passare ad una conversazione di problem-solving con te” – Deborah Petersen, Inc.

Employee corner: domande per incontri 1-on-1 con il tuo manager

• ‘Sto avendo problemi con le mie responsabilità questo trimestre perché sto lottando con alcuni problemi personali. Penso di aver bisogno di aiuto per trovare una soluzione.”
• “Ho sempre voluto essere un mentore per un altro dipendente – ora che abbiamo la nuova assunzione nelle vendite, pensi che potrei assumermi la responsabilità di formarla?’
• ‘Non sono sicuro che io e te siamo compatibili come partner di lavoro per questo progetto – pensi che potrei fare più lavoro indipendente?’
• ‘Sento che sto passando troppo tempo su questo progetto, e i miei altri progetti vengono trascurati. C’è un modo più efficiente per me di contribuire?”
• “Ho alcune idee interessanti per il nostro team di eventi, ma voglio sottoporle prima a te – ti dispiace se ci prendiamo un po’ di tempo per esaminarle in dettaglio?”

“Il tuo incontro 1-on-1 è l’occasione più importante per ascoltare i tuoi dipendenti, ed è il loro tempo, non il tuo”.
– Kim Scott, Radical Candor

Non sei sicuro di cosa includere nella tua agenda? Ecco un modello di incontro 1-on-1

Se non sai da dove iniziare con il tuo primo 1-on-1, non preoccuparti – qui ci sono alcune aree di interesse da cui puoi scegliere quando scrivi la tua agenda. Raccomandiamo di usare tre o quattro aree di interesse per mantenere le cose semplici.

“Il coaching è una pratica che richiede relativamente pochi investimenti, è infinitamente adattabile ed è intrinsecamente personalizzata.” – Blessing White, 2009

“Durante la riunione, dato che è la riunione del dipendente, il manager dovrebbe fare il 10% del discorso e il 90% dell’ascolto.”
– Ben Horowitz, autore di The Hard Thing About Hard Things

Incontri 1-on-1 fatti bene: i benefici a lungo termine

Ora che sappiamo come gli 1-on-1 portano benefici agli individui, guardiamo come influenzano l’organizzazione nel lungo periodo. Cosa fa una cultura degli 1-on-1 per le aziende nel loro complesso?

• L’azienda va molto più liscia perché ogni team sa cosa ci si aspetta da loro – non appena le loro priorità diventano confuse, i report diretti usano gli 1-on-1 per chiedere chiarimenti e supporto ai loro manager.
• I dirigenti passano meno tempo a controllare la loro forza lavoro perché i manager ricevono già aggiornamenti regolari e onesti dai loro dipendenti. Quando il team di animazione continuava a non rispettare le scadenze, il CEO ha scoperto rapidamente che era la mancanza di una tecnologia aggiornata che li stava rallentando.
• I dipendenti e i manager sono abituati a parlare francamente l’uno con l’altro, quindi ora sono a loro agio nel darsi un feedback istantaneo e nel fare le valutazioni delle prestazioni.
• Parlando di valutazioni delle prestazioni, gli incontri costanti 1-on-1 ricordano ai dipendenti cosa ci si aspetta da loro durante l’anno. La valutazione delle prestazioni è sembrata un naturale completamento delle discussioni tenute durante il 1-on-1 di ogni persona.
• Perché i dipendenti sono regolarmente incoraggiati ad essere aperti sulle loro esigenze, i manager sono in grado di impostare le migliori condizioni per i team per produrre lavoro di qualità tutto l’anno. L’ufficio ha una buona atmosfera perché nessuno si sente sottovalutato o trascurato.
• Le capacità interpersonali sono più sane: anche quando ci sono scontri di personalità, i dipendenti hanno l’opportunità di sfogarsi privatamente prima che il risentimento si accumuli.
• Quando gli incontri 1-on-1 diventano una procedura standard, le soft skills di tutti migliorano. I dipendenti diventano più bravi a comunicare, ascoltare, collaborare ed essere aperti e consapevoli degli altri.

Lo sapevi? Nel suo libro The Hard Thing About Hard Things, il CEO Ben Horowitz ricorda come ha quasi licenziato uno dei suoi manager e il suo supervisore quando ha scoperto che non avevano condotto alcun 1-on-1 in sei mesi!

Leapsome permette ai manager di condurre efficaci riunioni 1:1 e di team

Collaborare su un’agenda condivisa, prendere appunti e assegnare azioni per avere una riunione efficace e produttiva di qualsiasi tipo.

Collabora a un’agenda prima dell’inizio della riunione

Costruisci una struttura che si adatti al tuo formato di riunione e aggiungi punti di discussione prima della riunione. Ricevi automaticamente una copia dell’agenda prima della riunione via email, Slack o Microsoft Teams.

Riassumi i punti chiave e assegna le azioni

Prendi nota con facilità e aggiungi commenti sotto i punti di discussione per tenere traccia di discussioni e decisioni. Tieni in vista i punti di discussione irrisolti, accedi alla storia completa delle note delle riunioni passate quando necessario e assegna le azioni ai singoli membri del team.

… e fai molto di più con Leapsome

Sei interessato a saperne di più? Parla con uno dei nostri esperti di prodotto.

A voi

Siamo grandi fan degli incontri 1-on-1 (nel caso non l’avessi capito).

Ma ci piacerebbe sapere cosa ne pensate, sia che abbiate avuto anni di esperienza con le riunioni 1-on-1 o che non ne abbiate mai avuta una. Forse la vostra azienda ha cercato di implementare gli 1-on-1 e sono andati completamente in picchiata? O forse avete appena avuto il vostro primo incontro 1-on-1 e volete sapere come renderlo ancora migliore. Se abbiamo tralasciato qualcosa o se hai dei suggerimenti da aggiungere, twittaci su @leapsome con l’hashtag #OneOnOnes.

E se sei desideroso di iniziare il tuo viaggio con le riunioni 1-on-1, ti copriamo noi. Con i modelli di agenda personalizzabili, i punti di discussione a rotazione, i promemoria automatici e altro ancora, tu (e tutti i membri della tua azienda) potrete avere riunioni produttive, ben strutturate e di grande impatto.

Guarda il nostro video tutorial di 90 secondi per vedere in anteprima la funzione 1-on-1 e come funziona.

Altre risorse

1. The Ultimate Guide to Building Feedback Into Your Company Culture (eBook)
2. Why Good Leaders Don’t Just Give Feedback, but Ask For it Too (blog post)
3. Incontri strutturati 1-on-1 (strumento digitale)
4. Julie Zhuo su The Essential Questions That Managers Should Be Asking (podcast)
5. Come gestire incontri 1:1 meeting che funzionano per 2 (articolo)
6. One On One (blog post)

“Il modo migliore per capire cosa sta succedendo o come migliorare è porre domande approfondite alle persone che gestisci, e soprattutto a te stesso”
– Julie Zhuo, VP of Product Design di Facebook