Le aziende di tutto il mondo basano le loro operazioni sul ciclo delle spese e sul ciclo delle entrate. Il processo dei conti fornitori rientra nel più ampio ciclo delle spese e degli acquisti. Questo processo include una serie di attività contabili essenziali necessarie per completare un acquisto quando viene fatto un ordine e il cliente riceve il prodotto o il servizio desiderato.

Il ciclo completo del processo di contabilità fornitori include l’acquisizione dei dati delle fatture, la codifica delle fatture con il conto corretto e il centro di costo, l’approvazione delle fatture, la corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto e la registrazione dei pagamenti. Il processo di contabilità fornitori è solo una parte di ciò che è noto come P2P (procure-to-pay). Il P2P copre il ciclo dall’approvvigionamento e l’elaborazione delle fatture al pagamento dei fornitori. L’automazione della contabilità debitori ottimizza questi processi e assicura un livello più alto di accuratezza in ogni fase del flusso di lavoro.

Conoscere il ciclo AP di base

Il ciclo di base dei conti fornitori comprende tre documenti significativi: l’ordine di acquisto (PO), il rapporto di ricevimento (o ricevuta merci) e la fattura del fornitore. Per iniziare un acquisto, l’ufficio acquisti di un’organizzazione invia un PO a un venditore che include la merce richiesta, la quantità e il prezzo per attivare un ordine. Poi, quando l’azienda riceve la merce, un rapporto di ricezione documenta la spedizione, compresi eventuali danni o discrepanze nella quantità. La fattura del fornitore viene inviata dal fornitore per richiedere il pagamento delle merci o dei servizi forniti. La contabilità fornitori riceve le fatture dei fornitori e inizia il processo di gestione delle fatture.

Il seguente diagramma di flusso dimostra i passi all’interno di un processo AP automatizzato, una volta ricevuta una fattura.

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Procedure AP generali

Creare una guida ai processi e alle procedure AP aiuta a ridurre gli errori. L’adozione di soluzioni di automazione dei conti correnti può aiutare a prevenire questi errori. Una guida completa dovrebbe descrivere procedure come le seguenti:

• Ricevere le fatture dei fornitori ed eseguire un confronto a tre vie per verificare la coerenza con l’ordine di acquisto, la ricevuta della merce e la fattura
• AP verificare la ricezione della merce o del servizio per approvare la fattura per il pagamento
• Se si verificano variazioni, come una quantità o un prezzo errato, la contabilità fornitori invia la fattura al buyer, che lavora per trovare la fonte del problema
• Dopo che la fattura viene vistata dal dipartimento AP e tutte le variazioni vengono affrontate e corrette, gli assegni e i pagamenti vengono emessi prontamente
• Una volta che il pagamento viene inviato, la fattura viene contrassegnata come pagata nel sistema finanziario

L’ampiezza del processo AP

AP comprende quasi tutti i pagamenti di un’azienda, con l’eccezione del libro paga. È fondamentale avere accuratezza nel mantenimento dei dati dei fornitori e nei pagamenti per evitare perdite e problemi. Gli obiettivi principali sono di pagare solo le fatture legittime e accurate (ciò che l’azienda ha ordinato, ricevuto, costi accurati, quantità, termini, ecc.) e di trovare opportunità di risparmio dove disponibili, come attraverso il pagamento anticipato o lo sconto dinamico. L’automazione AP stabilisce senza soluzione di continuità i controlli interni per evitare di pagare fatture fraudolente o imprecise e per garantire che tutte le fatture siano contabilizzate.

Il processo AP a ciclo completo è parte integrante del bilancio di un’azienda, e l’efficienza è richiesta in ogni fase del percorso. Considerate la contabilità a partita doppia e come l’omissione di un fornitore potrebbe portare a due importi errati per due conti. Le ramificazioni delle responsabilità e delle riparazioni (al contrario della prevenzione attraverso l’implementazione intelligente dell’automazione dei conti correnti) possono essere costose. Per esempio, le relazioni compromesse con i fornitori possono portare a problemi di produzione e fornitura, creando livelli di perdita potenziale.

Ulteriori considerazioni sul processo AP

Alcune aziende usano i voucher durante il processo di approvazione. Non tutte le fatture dei fornitori hanno ordini di acquisto o rapporti di ricezione, rendendo impossibile la tradizionale corrispondenza a tre vie. Altri pagamenti che possono richiedere una verifica speciale includono pagamenti mensili come contratti di locazione e contratti per garantire che tutti i pagamenti effettuati siano legittimi e accurati. Il Machine Learning dei processi di acquisizione dei dati permette al vostro sistema di automazione di imparare dagli elementi abituali del processo e di dare suggerimenti significativi su come gestire automaticamente questi elementi in futuro.

Spesa e flusso di cassa possono variare in base al periodo dell’anno. L’automazione dei conti correnti fornisce rapporti dettagliati per aiutare le organizzazioni a gestire meglio l’intero ciclo dei conti correnti quando i tempi sono stretti. L’automazione dei conti correnti facilita anche l’intero ciclo del processo di pagamento per il massimo livello di efficienza e precisione. L’uso sapiente della tecnologia elimina gli errori inutili, ottimizza i processi e aiuta le aziende ad aumentare i loro profitti. E non adottare l’automazione oggi può significare rimanere indietro domani.