È l’inizio del tuo progetto. Un ottimo modo per stabilire il tono – e per portare a termine il lavoro – è quello di ospitare un Kick-off Meeting.

Un Kick-off Meeting di progetto è una di quelle cose che è facile da fare… e difficile da fare bene. All’apparenza, tutto quello che devi fare è riunire la tua squadra e condurre una riunione. Semplice.

Oppure lo è?

Ci sono molte cose che potresti ottenere al tuo Project Kick-off e il tuo primo compito è determinare le tue priorità:

• Cosa devi ottenere?
• Su quali compiti ti concentrerai?
• Di quali argomenti parlerai?
• Di quali aspetti del Project Management darai il via?
• E come faciliterai il tuo incontro?

Queste domande sono importanti, e sono ciò che questo articolo affronterà.

Le tre vite di un Project Kick-off Meeting

Le riunioni di kick-off del progetto sono una parte vitale della fase di Project Definition del tuo progetto. Hanno tre vite:

1. Prima della riunione
2. Durante la riunione
3. Dopo la riunione

Se vuoi fare le cose per bene, devi occuparti di tutte e tre.

Prima della riunione di kick-off del progetto

Crea le basi per un kick-off meeting di successo nella fase di preparazione. Va da sé, spero, che devi:

• programmarlo
• trovare una sede
• invitare il tuo team

Dove, quando, chi… e perché?

Ma forse non è così ovvio che devi considerare attentamente le domande quando, dove e chi. Se le si azzecca, può fare una grande differenza. Eppure, sbagliare uno di questi elementi può far partire l’intero progetto in modo negativo.

Perciò, prima di pensare a dove, quando e chi, inizia con “perché?” Cioè, qual è lo scopo del tuo incontro?

Sì, so che è per dare il via al tuo progetto. Ma quali sono le cose che contano veramente nel dare il via a questo progetto?

Non si può fare tutto in un incontro

Possiamo facilmente fare una lunga lista di cose che si potrebbero ottenere al kick-off del progetto. Ma non c’è modo di realizzarle tutte. Gli esempi includono:

• familiarizzazione/orientamento
• gestione dei rischi
• identificazione degli stakeholder
• team-building
• generazione di idee
• team-lavoro di squadra
• scoping
• pianificazione
• e così via…

Ma non c’è modo di fare tutto questo. Dovete stabilire delle priorità e determinare ciò che è più importante. Questo ti aiuterà a trovare il momento, il luogo e la partecipazione giusti.

Tuttavia, poiché si tratta di una riunione di kick-off del progetto, il tuo default qui dovrebbe essere quello di invitare tutto il tuo team (al momento).

Stakeholder o non Stakeholder alla tua riunione di kick-off del progetto?

Questa è una domanda importante. La presenza di stakeholder al di fuori del tuo team di progetto cambierà la natura e la dinamica del kick-off del tuo progetto.

Volgono l’attenzione sugli utenti di ciò che consegnerai e quindi sul ‘cosa’ del tuo progetto, piuttosto che sul ‘come’.

Entrambi gli approcci funzionano bene, ma tu devi fare una scelta informata su quale vuoi. Naturalmente, non c’è una regola che dice che non si può avere uno di entrambi – con agende molto diverse.

Tuttavia, questo solleva un’altra questione: quale ordine?

1. L’incontro di kick-off del team ti permette di presentare il progetto al team e il team tra di loro. Questo aiuterà la squadra a prepararsi per l’incontro di kick-off con gli stakeholder e a fare il miglior uso del tempo.
2. L’incontro di kick-off con gli stakeholder per primo metterà l’attenzione su di loro e poi vi permetterà di usare ciò che imparate tutti in quell’incontro come input prezioso per il kick-off del team del progetto.

Come

Il prossimo passo è pianificare come condurre la riunione. Quali sono i componenti della vostra agenda che sono più importanti? E come condurrete la riunione in ogni punto, per ottenere i migliori risultati? È sempre saggio mescolare diversi formati e stili. Così, per esempio, si può avere una breve presentazione che copre il contesto, e una discussione facilitata sugli obiettivi. Potreste avere una sessione di lavagna bianca per un brainstorming sui rischi, e un round robin per tutti per contribuire con le loro idee sui fattori chiave di successo.

Preparatevi in dettaglio parlando con le persone in anticipo. E assicurati che, se ci sono alcune persone che partecipano e che non conosci, impari i loro nomi e un po’ su ognuno di loro. E non dimenticare di preparare i piccoli dettagli vitali, come l’attrezzatura nella stanza e il rinfresco.

Durante il tuo Project Kick-off Meeting

Le grandi pulci hanno piccole pulci sulla schiena per morderle;
E le piccole pulci hanno pulci minori,
e così via, all’infinito.

Augustus De Morgan, dal suo libro Un bilancio di paradossi, 1872,

Ancora una volta, aiuta pensare alla riunione di kick-off del progetto come se avesse tre fasi distinte:

1. L’apertura
2. La sostanza della riunione
3. La chiusura

Apertura della riunione di kick-off del progetto

Lo scopo di questa fase è semplice: mettere tutti a proprio agio e pronti a contribuire. Hai due obiettivi primari nell’aprire il tuo meeting:

1. Creare un legame sociale con e tra le persone che sono presenti
2. Stabilire perché siamo tutti qui

Legame sociale

È un grosso errore precipitarsi nel ‘business’ e trascurare gli aspetti sociali di un meeting. Le persone sono animali sociali. Quindi mettete da parte del tempo per dare il benvenuto e presentare i membri del team. Puoi farlo mentre le persone stanno raccogliendo e sistemandosi con i loro rinfreschi.

Il motivo per cui

Oltre a sentirsi benvenuti e a conoscersi, c’è un altro elemento critico di questa fase della tua riunione iniziale. Le persone hanno bisogno di sapere perché sono qui e cosa sta succedendo. Definite il contesto del progetto in generale e dell’incontro in particolare. Questo può essere un ruolo ideale per il tuo sponsor del progetto, il direttore o il cliente.

La sostanza del tuo incontro di kick-off del progetto

Ora che tutti sono pronti a partecipare, puoi entrare nella sostanza del tuo incontro. C’è così tanto da fare qui. Questo è il motivo per cui la vostra fase di pianificazione era così cruciale. Se cercate di fare tutto quello che potete fare, la vostra riunione sarà lunga, sconclusionata, non focalizzata ed estenuante per il vostro team. Se avete selezionato le vostre priorità e pianificato come gestirle, allora siete pronti.

Il vostro ruolo nel condurre la riunione di avvio

Il vostro ruolo alla riunione è quello di facilitare il processo ed essere presenti al 100% per tutti. Spesso questo significa chiedere ad altre persone di assumere ruoli specifici, in modo da avere il tempo e la larghezza di banda mentale per ascoltare, pensare e rispondere a ciò che succede nella stanza.

Se cerchi di prendere appunti, organizzare i rinfreschi, lavorare con la tecnologia AV, e un sacco di altri compiti vitali ma facilmente condivisibili, limiti la tua capacità di fare ciò che è più importante per te fare.

E, con “ciò che è più importante per te fare”. Intendo:

• Costruire relazioni con il tuo team
• Osservare i problemi e rifletterli
• Assicurarsi che la riunione rimanga in tema
• … ma essere flessibili per adattarsi ai cambiamenti importanti
• Raggiungere ciò di cui hai bisogno, alla fine

La checklist che puoi scaricare qui sotto contiene una lista di cose da considerare per la sostanza del tuo kick-off meeting. Si dividono in due grandi categorie:

1. Far progredire il tuo progetto
   Sono cose come definire l’ambito, identificare i rischi o pensare agli stakeholders.7
2. Impostare le pratiche del team
   Sono cose che definiscono i processi, introducono gli strumenti o stabiliscono le aspettative che il tuo team dovrà seguire.

Chiudere il tuo progetto Kick-off Meeting

Così, hai fatto le cose e la tua riunione sta per finire. E adesso?

Chiudi il tuo kick-off meeting con lo stesso stile con cui l’hai aperto:

• Offrire di rispondere a qualsiasi domanda in sospeso
• Segnalare cosa le persone possono aspettarsi dopo
• E, criticamente, ringraziarle per la loro presenza e partecipazione

Dopo il tuo Project Kick-off Meeting

Se hai avuto un buon Project Kick-off Meeting, ci sarà molto da fare dopo. E, se non lo avete fatto, ci sarà probabilmente ancora più da fare!

Lascerò lo scenario di salvataggio ad un’altra volta. Invece, concentriamoci sul follow-up di una buona riunione.

Grazie

Prima di tutto. Seguire sempre con un biglietto di ringraziamento genuino e motivante.

Follow-up

Dopo il tuo ringraziamento, la cosa più importante che puoi fare è fare tutto quello che hai detto che avresti fatto nella riunione per dare un seguito. E questo non riguarda solo il buon galateo della riunione. Si tratta di stabilire il tono e la cultura per l’intero progetto.

Dai sempre un seguito alle tue riunioni di #Progetto con un biglietto di ringraziamento genuino e motivante. Click To Tweet

Potresti aver bisogno di un follow-up one-to-one con alcune persone, o semplicemente inviare del materiale essenziale. Ma ho un “top-tip” assoluto su come inviare una grande quantità di note di riunione in modo che le persone le leggano davvero, e in un modo che abbia un grande impatto. Se ti registri per la Project Kick-off Meeting Checklist qui sotto, ti darò questo suggerimento in una email.

Crucialmente, hai bisogno di tenere le persone ai loro impegni. Abbiamo due video che possono davvero aiutarti in questo:

1. Meeting Actions: How to get People to do Them
2. How to Get People to Do What You Ask Them to Do?

Communicate

Il vostro kick-off meeting di progetto è, prima di tutto, un esercizio di comunicazione. Quindi non sprecare tutta la buona volontà che hai costruito durante la riunione. Dopo, comunicate ogni informazione preziosa alle persone che ne possono beneficiare. Questo include:

• il tuo sponsor, cliente o capo
• il consiglio del progetto o il gruppo direttivo
• i tuoi stakeholder (quelli che non erano presenti)

Creare una robusta definizione del progetto

Le riunioni di avvio sono una parte della fase di definizione del progetto. Potrebbe piacerti il nostro Project Manager’s Project Definition Kit – un corso innovativo e un kit di risorse, in modo da poter prendere un’accozzaglia di idee, bisogni e richieste e trasformarle in un progetto ben definito.

Quali sono i tuoi consigli per un grande incontro di inizio progetto?