L’obiettivo del Vendor Managed Inventory è quello di fornire una relazione reciprocamente vantaggiosa in cui entrambe le parti saranno in grado di controllare più agevolmente e accuratamente la disponibilità e il flusso delle merci.

In VMI un produttore o distributore assume il ruolo di pianificazione delle scorte per il cliente. È necessaria un’ampia condivisione delle informazioni in modo che il produttore/distributore possa mantenere un alto grado di visibilità delle sue merci presso il cliente. Invece di riordinare il cliente quando la sua fornitura è stata esaurita, il fornitore è responsabile del rifornimento e dello stoccaggio del cliente a livelli appropriati. Wal-Mart ha padroneggiato il VMI ed è l’azienda con cui molte altre organizzazioni si confrontano (1).

Benefici per il cliente
Quando il fornitore può vedere che il suo cliente sta per esaurire il suo inventario, il fornitore può prepararsi meglio a rifornire il cliente perché il fornitore può poi programmare meglio la sua produzione/distribuzione. I clienti ridurranno/elimineranno gli stockout perché non dovranno riordinare le merci all’ultimo minuto senza sapere se il fornitore ha la capacità di rifornire senza interrompere le operazioni del cliente. Perciò, parte dell’obiettivo del VMI è di ridurre l’incertezza che sorge quando il fornitore è cieco allo stato dell’inventario del cliente.

Benefici del fornitore
Finché il fornitore svolge il suo compito di mantenere l’inventario predeterminato ed evitare gli stockout, sarà in grado di bloccare un cliente supportato dal VMI per un lungo periodo con o senza un contratto. Questo produrrà un flusso costante e prevedibile di reddito per il fornitore e ridurrà il rischio che il cliente cambi fornitore (cambiare sarebbe troppo costoso per il cliente). Un accordo VMI permetterà al fornitore di programmare le sue operazioni in modo più produttivo perché ora sta monitorando l’inventario del suo cliente su base regolare. Inoltre, le riduzioni di inventario saranno raggiunte una volta che il fornitore sviluppa una migliore comprensione di come il cliente usa i suoi beni nel corso di un anno.

Come far funzionare il VMI
1. Chiarire le aspettative. C’è bisogno di una discussione approfondita su come il sistema beneficerà entrambe le organizzazioni a lungo termine o una delle parti, in particolare il fornitore, è incline alla delusione con alcuni dei risultati a breve termine. Se questi punti non vengono affrontati, è probabile che il programma venga terminato rapidamente senza che nessuna delle due parti ottenga i benefici attesi dal programma. L’obiettivo è una comunicazione chiara e costante tra il fornitore e il cliente. Quando le due parti lavorano insieme, possono essere sicuri che la funzione di pianificazione, per entrambe le parti, comincerà ad appianarsi nel tempo.

2. Accordarsi su come condividere le informazioni. Se il fornitore e il cliente possono accordarsi per condividere le informazioni vitali per il rifornimento in modo tempestivo, allora le probabilità di un sistema sincronizzato miglioreranno notevolmente. Le informazioni proprietarie non dovrebbero essere condivise tra il fornitore e il cliente, ma sono necessarie abbastanza informazioni per mantenere un flusso costante di merci. Il cliente dovrebbe essere disposto a condividere i programmi di produzione e/o le previsioni per fornire una certa visibilità al fornitore.

3. Tenere aperti i canali di comunicazione. Quando le due parti decidono di implementare un programma VMI, devono incontrarsi e discutere dei loro obiettivi e di come procedere per realizzarli. Una volta che un programma VMI è stato attivato, ogni parte deve capire che ci saranno alcuni errori. Questi errori devono essere studiati come opportunità di apprendimento e poi usati per evitare problemi ripetitivi in futuro.

Errori comuni
I cambiamenti imprevisti della domanda da parte del cliente devono essere condivisi con il fornitore. I cambiamenti nella domanda potrebbero derivare dall’acquisizione da parte del cliente di un nuovo, grande cliente che apre una grande quantità di negozi in un breve periodo; o offrendo promozioni speciali che creano picchi nella domanda. Il fornitore potrebbe non essere in grado di programmare la produzione o la spedizione in modo tempestivo, causando un calo dell’inventario disponibile per il cliente da vendere in caso di un aumento previsto della domanda. Un picco nella domanda potrebbe anche creare un onere per il fornitore, che dovrà ridefinire le priorità del suo piano di produzione o dell’inventario da un cliente all’altro. Allo stesso modo, se il fornitore sta sperimentando un picco significativo nella domanda da parte di un cliente importante, potrebbe essere saggio far sapere al cliente VMI, e anche agli altri clienti, che il fornitore avrà poca flessibilità per un certo periodo di tempo, in modo che tutti possano adattarsi di conseguenza.

La causa più comune del fallimento del VMI ruota intorno alle rotture di comunicazione. Tutti questi problemi nell’implementazione di un programma VMI possono essere significativamente diminuiti se vengono adeguatamente affrontati all’inizio delle discussioni. Quindi, ci dovrebbero essere diverse riunioni approfondite in anticipo per evitare problemi lungo la strada (2).

Sviluppi
Il VMI è un passo avanti verso un processo emergente, il Jointly Managed Inventory. Nel Jointly Managed Inventory si forma una partnership tra il fornitore e il cliente. Questo solidifica l’attuale relazione VMI.

Jointly Managed Inventory (JMI) è un’estensione molto più dettagliata del VMI ma gli obiettivi e le premesse sono abbastanza simili. Prende le basi da cui la relazione è già stata costruita e le mette a punto. Questa partnership comporta una maggiore pianificazione tattica tra il fornitore e il cliente quando si sviluppa il JMI. Questo dovrebbe includere, ma non si limita a, l’integrazione del fornitore nel sistema POS del cliente, per esempio.

Questa integrazione permette al fornitore di ottenere una visione dei dati di vendita in tempo reale per migliorare ulteriormente la funzione di rifornimento ed essere in grado di pianificare meglio il proprio sistema di produzione/distribuzione per soddisfare le esigenze del cliente. Procedere a questo passo solidificherà ulteriormente la relazione e produrrà un risultato favorevole per ogni parte (3).

(1) Williams, M. (1998). Fare in modo che il Consignment e il Vendor-Managed Inventory funzionino per voi. Conferenza internazionale APICS.

(2) Schreibfeder, J. (1997). Vendor Managed Inventory: c’è di più che vendere prodotti. Effective Inventory.com

(3) Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment Committee. (1998) L’approccio dell’inventario gestito congiuntamente fornisce un livello inferiore di dettaglio. CPFR.Org