買掛金や財務を担当する部門は、財務リスクを管理し、会社の支出をコントロールするために三者間照合を使用することがよくあります。
三者間照合とは
三者間照合とは、ベンダーの請求書を処理して、支払いが完全かつ正確であることを確認するための手順です。 3者間照合の目的は、購買プロセスにおける3つの重要な文書（注文書、注文請書/包装明細書、請求書）の不一致を明らかにして、企業が過剰支出や受け取っていない商品の支払いをしないようにすることです。
買掛金による支払いを管理する上で重要な3つの文書について説明します。 購入者からベンダーに送られる文書で、購入を承認するものです。 一般的に発注書には、商品やサービスを購入する会社の名前、日付、商品やサービスの説明と数量、価格、郵送先、支払い情報、請求書の宛先、発注書番号が記載されています。
請求書が支払われる前に、買掛金は数量、価格、条件を確認し、（注文書による）注文内容と（注文書受領書/包装明細書による）受領した商品が（請求書による）請求内容と一致していることを確認します。
数量が不正確であったり、価格が間違っていたり、商品が破損していたりと、何か問題が見つかった場合、その問題が修正されるまで支払いは行われません。
なぜ三者間取引を使うのか？
三者間照合は、次のような3つの主要な理由から有益なビジネス手法です。
- 企業のコスト削減 – 発注書、領収書、請求書の間でデータが一貫していることを確認することで、企業は支払い過ぎ、重複したアイテムへの支払い、受け取っていないものへの支払いを避けることができます。
- ベンダーとの最適な関係の構築 – プロフェッショナルなベンダーは、買掛金プロセスにおける注文書、請求書、および領収書の重要性を認識しています。 領収書や請求書の頻繁な間違いは、より広範なビジネス上の問題の兆候である可能性があります。
- ビジネスの監査への準備 – 監査人は、特に財務上の矛盾を探しています。
「調達責任者は、チームをより戦略的な仕事にシフトさせるために、イノベーションとデジタル技術への投資を増やしていることを示しています」
「調達責任者は、チームをより戦略的な仕事にシフトさせるために、イノベーションとデジタル技術への投資を増やしていることを示しています。”
三者面談を自動化するメリットは何ですか
三者面談は素晴らしいビジネス慣行ですが、正直なところ、手間と時間がかかります。 膨大な書類の中から3つの書類を探し出すのは大変なことです。 その上、それぞれの書類を慎重にスキャンして、番号が一致していることを確認する必要があります。
PLANERGYのような電子調達システムにアップグレードすると、3者間の照合プロセスが自動的に行われ、人間の介入は必要ありません。 問題が早期に明らかになるので、支払いプロセスがボトルネックになったり、遅くなったりすることはありません。
トレンドは、調達の未来が自動化であることを示唆しています。 Deloitte社の「2016 Global CPO Survey」によると、調達最高責任者は、チームをより戦略的な仕事にシフトさせるために、イノベーションとデジタル技術への投資を増やしていることを示しています。 組織は、調達チームが “日々の実行を非情に効率的に、電光石火のように素早く、透明性のあるものにする “ことを望んでいます。
PLANERGYは、買掛金機能を改善し、三者間照合プロセスを自動化することができます。