By Katie Azevedo, M.Ed.

先生とコミュニケーションを取らなければならないほとんどの状況では、直接会って話すのが一番です。 私は、可能な限り直接会って話すことをお勧めします。なぜなら、その方が誤解を招く可能性が少ないからです。

しかし、直接会って話すことができず、メールを書かなければならない場合もあるでしょう。

しかし、直接会って話をすることができず、メールを書かなければならない場合もあります。

メールの内容が不明瞭で、質問が間接的であれば、求めている明確で直接的な答えは得られないでしょう。

先生へのメールの書き方を知ることは学校でのスキルだけではなく、最終的には上司や同僚、その他の高級官僚にメールを書くことになります。 そして、「送信取り消し」ができない以上、最初から正しく書いておくべきなのです。

さて、ルールや注意点を見ていきましょう。

先生（または上司、同僚、校長など）へのメールの書き方

1. 繰り返しますが、メールはテキストメッセージではありません！

2. 繰り返しますが、メールは小説や叙事詩ではありません

3. 必ず件名を入力してください。 決してこのフィールドを空白にしないでください。 基本的には、メールに “タイトル “をつけるように、短く、要点を絞ったものにしましょう。 クリエイティブなことはせず、大文字は使わず（叫ぶ必要はありません）、感嘆符も緊急時以外は避けましょう（その場合は….call 911?

良い件名の例：

• 月曜日のテストの再受験
• 今週の放課後に残ること
• 今夜の宿題についての質問
• 会う時間を予約すること

悪い件名の例：

• WHAT Did I MISS???
• Help!!!!
• I lost my homework and I don’t know where to get another copy can you send me another one

4.きちんとした挨拶をする。 洒落た言葉では、これをSalutationと呼びます。 私は洒落者ではありません。 ほとんどの場合、先生にメールを書くときは、「Dear Ms.Smith」、または先生の名前が何であれ、「Dear Ms.Smith」を使います。 先生と出会って数週間以上経っている場合は、”Hi Ms. Smith “を使っても構いません。

良いメールの挨拶の例：

• Dear Mr.Smith,
• Hi Mrs.Jones,

悪いメールの挨拶の例：

• Hey！
• What’s up.

5. 自己紹介をする。 あなたが小学生で、先生が一人しかいない場合を除いて、メールの最初の文は、あなたが誰であるかを明確に、そして直接的に示すべきです。 たとえメールアドレスに名前が含まれていても、このステップを飛ばしてはいけません。 この情報は、基本的で関連性のあるものにしましょう（先生や上司は、あなたの靴のサイズを知る必要はありません）。

良い紹介文の例：

• 私はMaria Ricciです – あなたのA-period chemistry classにいます
• 私はChrissy Holmesです – あなたのTuesday night Economics 101 lectureにいます

6. 簡単な概要文を書く。 これは、なぜあなたがメールを書いているのかを明確に示す、重要でシンプルな一文です。 件名と同じような内容にする必要があります。

良い概要文の例：

• 火曜日に欠席したため、欠席した内容についていくつか質問があるので、あなたに手紙を書いています。
• 昨日の授業後の会話についてフォローアップするためにメールしています。
• 今週取り上げた教材について、さらに助けを求めているのでメールしています。

7. メール本文を書く。 これは、あなたのメッセージや質問を述べる場所であり、あなたがメールを書く理由のすべてです。 直接的に、明確に、そして簡潔に。 理想的には、この部分は5文以下にします。 複数の質問がある場合は、箇条書きにします。 文章が長い場合は、改行（パラグラフ）を使って、文章を小さな塊に分けましょう。 (段落の大きさや読みやすさについては、以下のヒントを参照してください。)

8. 先生や上司へのお礼とメールの締めくくり。

良いメールの締めくくりの例：

Thank you! Sincerely, Meggan Meggles

I appreciate your help. ビリー・ボブ

9. 送信前の校正。 このステップを飛ばしてはいけません。 メールを声に出して読んでみて、変なところがないか、スペルミスや言葉の選択ミスがないかを確認しましょう。

先生（または上司）へのメールの書き方がわかったところで、以下のヒントも考えてみましょう

1.

1.段落は4つ以上の文にする。

2.感嘆符の使用は控えましょう。

3. 非難を避け、責任を取る。 成績の問題や自分が抱えている問題について先生にメールする場合は、言葉遣いに気をつけましょう。 I don’t understand why you gave me an F!”ではなく、”I got an F on the assignment, and I’m hoping you could understand what I did wrong. “と書くといいでしょう。

4.校長や上司にメールする場合など、重要なメールの場合は、まず自分にメールを送ります。

5. 5. 短くする。 10～12センテンス以上のメールは、電話や直接会って話したほうがいいでしょう

6.フォーマットをやりすぎないこと。 色、変なフォント、すべての大文字、過剰なボールドやイタリックは避けましょう。

Would you be able to meet with me on Tuesday, November 20 at 2:00?

7. ジョークや皮肉は避けましょう。 ユーモアや皮肉は対面での会話のためにとっておきましょう。声を聞いたり、ボディランゲージや顔の表情を見たりすることなく、受信者があなたのトーンを誤解するのは簡単なことです。

メールは正しく行えば、効果的かつ効率的なコミュニケーション手段です。