世界中のビジネスは、支出サイクルと収益サイクルに基づいて運営されています。 買掛金プロセスは、より広範な支出および購買サイクルの下にあります。 このプロセスには、注文が出され、顧客が希望する製品やサービスを受け取る際に、購入を完了するために必要な一連の重要な会計活動が含まれます。

買掛金プロセスの全サイクルには、請求書のデータ取得、請求書の正しい勘定科目とコストセンターのコーディング、請求書の承認、請求書と発注書の照合、支払いのための転記などが含まれます。 買掛金プロセスは、P2P（procurement-to-pay）と呼ばれるプロセスの一部分に過ぎません。 P2Pとは、調達、請求書の処理からベンダーへの支払いまでのサイクルを指します。 APオートメーションは、これらのプロセスを合理化し、ワークフローのすべてのステップでより高いレベルの正確性を確保します。

基本的なAPサイクルを知ろう

基本的な買掛金サイクルには、購買発注書（PO）、受領報告書（または物品受領書）、ベンダーインボイスという3つの重要な文書があります。 購買を開始するには、組織の購買部門がベンダーにPOを送り、要求された商品、数量、価格を記載して発注を開始します。 その後、企業が商品を受け取ると、損傷や数量の不一致を含む出荷を記録した受領報告書が発行されます。 ベンダーインボイスは、提供された商品やサービスに対する支払いを要求するためにベンダーから送られます。 支払勘定がベンダーの請求書を受け取り、請求書管理プロセスが始まります。

以下のフローチャートは、請求書を受け取った後の、自動化されたAPプロセス内のステップを示しています。

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General AP Procedures

APプロセスと手順のガイドを作成することで、エラーを減らすことができます。 APオートメーションソリューションを採用することで、これらのエラーを防ぐことができます。 包括的なガイドでは、以下のような手順を説明する必要があります。

• ベンダーの請求書を受け取り、発注書、商品の受領書、請求書との一貫性を確認するために三者間照合を行う
• APが商品またはサービスの受領を確認し、支払いのために請求書を承認する
• 数量や価格の間違いなどの差異が生じた場合、買掛金は請求書をバイヤーに送付する。
• AP部門が請求書を確認し、すべての差異に対処して修正した後、小切手と支払いが迅速に発行されます
• 支払いが行われると、請求書は財務システムで支払い済みとしてマークされます

APプロセスの幅広さ

APは、給与支払いを除いて、企業が行うほぼすべての支払いを網羅しています。 損失や問題を回避するためには、ベンダーデータの管理と支払いの正確さが重要です。 主な目的は、合法的で正確な請求書（会社が注文したもの、受け取ったもの、正確なコスト、数量、条件など）のみを支払うことと、早期支払いやダイナミックディスカウントなど、可能な限り節約の機会を見つけることです。 APオートメーションは、不正または不正確な請求書の支払いを回避し、すべての請求書が説明されていることを保証するための内部統制をシームレスに確立します。

全サイクルのAPプロセスは、企業の財務諸表に不可欠な部分であり、あらゆる段階で効率性が求められます。 複式簿記について考えてみましょう。ベンダーを省略すると、2つの勘定科目で誤った金額が発生する可能性があります。 負債や修復（APオートメーションのスマートな導入による予防ではなく）の影響は、高額になる可能性があります。 たとえば、ベンダーとの関係が悪化すると、生産や供給の問題につながり、潜在的な損失の層が生まれます。

Additional AP Process Considerations

一部の企業では、承認プロセスで伝票を使用しています。 すべてのベンダーの請求書に発注書や受領報告書があるとは限らず、従来の三者間照合は不可能です。 その他、特別な確認が必要な支払いとしては、リース契約や契約書などの月々の支払いがありますが、レンダリングされたすべての支払いが正当で正確であることを確認します。 データキャプチャプロセスの機械学習により、自動化システムはプロセスの通常の要素から学習し、将来的にこれらの要素を自動的に処理する方法について意味のある提案を行うことができます。

支出やキャッシュフローは、時期によって変化します。 APオートメーションは詳細なレポートを提供し、時間がないときにAPサイクル全体をよりよく管理するのに役立ちます。 また、APオートメーションは、最高レベルの効率性と正確性を実現するために、全サイクルの買掛金プロセスを促進します。 テクノロジーを巧みに利用することで、不必要なエラーを排除し、プロセスを合理化して、企業の収益を向上させることができます。 今日、自動化を導入しないことは、明日には取り残されてしまうことを意味します。