Project Planning Terms
プロジェクト計画の立て方を説明する前に、いくつかの用語を知っておくと役に立ちます。
- 成果物。 製品、サービス、報告書など、プロジェクトの成果
- ステークホルダー。 プロジェクトマネージャー、プロジェクトスポンサー、チームメンバー、顧客など、プロジェクトに利害関係のある人
- タスク。 最終的な成果物につながる小さな仕事。
- マイルストーン。 プロジェクトのある段階が終わり、次の段階が始まること。
- リソース。 プロジェクトを完成させるために必要なもの、例えば、人員、物資、材料、ツール、人など。
- 予算。
- トラッキング & モニタリング。 プロジェクトのデータを収集し、計画した結果が反映されているかどうかを確認すること。
プロジェクト計画のステップ
さて、ここからはプロジェクト計画の主なステップをご紹介していきます。
- ビジネスケースの概要
- プロジェクトスコープの定義
- 目標の設定 & 目的
- 成果物の概要
- プロジェクトスケジュールの作成li
- チームにタスクを割り当てる
- リスクを評価する
- 進捗を報告する
これらのプロジェクト計画のステップの手順に従うことで、必要なものが明確になります。
これらのプロジェクト計画のステップに従うことで、達成すべきことを明確にし、そこに到達するために必要なプロセスを検討し、どのようにこれを進めていくかのアクションプランを作成することができます。
Outline the Business Case
プロジェクトがあれば、それには理由があります-それがビジネスケースです。 ビジネス ケースでは、プロジェクトを開始する理由、その利点、投資収益率を説明します。 解決すべき問題がある場合は、その問題の概要がここに書かれています。 ビジネスケースは、組織内の意思決定者に提示され、何をどのようにしなければならないかを説明します。
Meet with Stakeholders
すべてのプロジェクトには、そのプロジェクトに利害関係のあるステークホルダーがいます。 プロジェクトから利益を得る人から、プロジェクトの成功に責任を持つ人まで。 そのため、プロジェクトを計画する際には、顧客や規制当局などの利害関係者を特定する必要があります。
Define Project Scope
プロジェクトの目的を達成し、必要な成果物を生み出すために必要な作業を指します。 プロジェクト・スコープは、ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー(WBS)によって定義され、整理されなければなりません。 そのため、プロジェクトスコープには、プロジェクトでやらなければならないこと（成果物、サブ成果物、ワークパッケージ、アクティビティ、タスク）だけでなく、必要のないものも含まれます。
目標の設定 & 目的
目標と目的は、プロジェクトを計画する上で異なるものです。 目標は、達成したい結果であり、通常は大まかなものです。 一方、目標はより具体的なもので、目標に到達するために取るべき測定可能な行動です。 プロジェクトを計画する際、目標と目的は当然ビジネスケースから導き出されますが、この段階ではさらに詳細に検討します。 いわば、ビジネスケースで設定された目標を微調整し、明確に定義されたタスクを作成するということです。
Outline Deliverables
プロジェクトには多くの成果物があります。 成果物とは、タスク、プロセス、フェーズ、サブプロジェクト、またはプロジェクトを完了するために必要な、商品、サービス、または結果のことです。 例えば、最終的な成果物はプロジェクトの理由であり、この成果物が作成されれば、プロジェクトは完了します。 プロジェクトスコープで定義されているように、プロジェクトはサブプロジェクト、フェーズ、ワークパッケージ、アクティビティ、タスクで構成されており、これらの構成要素のそれぞれに成果物を持たせることができます。 まず最初に、最終的な成果物は何か、その品質がステークホルダーの期待を満たしているかどうかをどのように確認するかを決めます。
プロジェクトスケジュールの作成
プロジェクトスケジュールは、すべてがかかっているものです。 タスクから予算に至るまで、すべては時間によって定義されています。 スケジュールは、最終的な成果物に到達するために必要なすべてのタスクを収集し、期限までのタイムラインに設定することで作られます。
タスクの割り当て
計画は決まっていますが、スケジュール上のタスクをチームに割り当てるまでは、まだ抽象的なものです。 そのため、プロジェクトに必要なスキルと経験を持ったチームを編成する必要があります。 そのためには、プロジェクトに必要なスキルや経験を持ったチームを集め、それぞれの役割と責任を明確にして、何をすべきかを理解してもらう必要があります。
Assess Risk
すべてのプロジェクトには、ある程度のリスクがあります。 リスクには、スコープ・リスク、テクニカル・リスク、スケジュール・リスクなど、いくつかの種類があります。 どんなに綿密なプロジェクト計画を立てたとしても、内外の要因がプロジェクトの時間、コスト、スコープ（3重の制約）に影響を与えることがあります。 そのため、計画を柔軟に捉える必要があります。
進捗状況の報告
あなたの最終的な目標は、ステークホルダーのためにプロジェクトを成功させることです。 彼らは投資しており、プロジェクトが終了するまで親指を動かして満足することはありません。 プロジェクトの計画段階でWBS（Work Breakdown Structure）を作成することで、プロジェクトを分解し、プロジェクト計画がどのように実行されるのかを理解してもらうことができます。 ステークホルダーの期待に応え、満足してもらうためには、常に情報を提供することが重要です。
How ProjectManager.com helps With Your Project Plans
プロジェクト計画ソフトウェアは、プロジェクトを完了するために必要なスケジュールとリソースを計画、整理、管理するためのツールです。 最も一般的に使用されているプロジェクト管理ツールの1つはMicrosoft Projectですが、ProjectManager.comは、プロジェクト計画のために利用できる最良の代替手段の1つです。 ProjectManager.comは受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクトの計画から完了までを整理することができます。
計画のためのタスクをリストアップする
タスクはあらゆるプロジェクトの構成要素であり、最終的な成果物につながるすべてのタスクを特定することが計画のスタートとなります。
Add Duration and Costs to Tasks
すべてのタスクには見積もり期間があり、これは完了までにかかる時間です。
各タスクの開始日と終了日をガントチャートに追加すると、プロジェクトのタイムラインが表示され、プロジェクト全体を一度に把握することができます。
Link Dependent Tasks
タスクは常にお互いに独立しているわけではありません。 多くの場合、他のタスクが開始または停止するまで、1つのタスクは開始または停止できません。
依存するタスクをドラッグしてリンクします。
マイルストーンの設定 & ベースライン
マイルストーンは、あるフェーズの終わりと別のフェーズの始まりを示すもので、トラッキングやモラルの向上に役立ちます。
ベースラインを自動的に設定するフィルタがガントに用意されているので、それを使って計画に対する実際の進捗を追跡することができます。
チームの参加 &割り当て
チームとツールが一緒になることで、プロジェクト計画が現実のものとなります。
ソフトウェアからチームを招待すると、リンク付きのメールが生成されます。
Monitor Progress & Report to Stakeholders
進捗状況を把握し、ステークホルダーに報告することは、軌道に乗ることであり、ステークホルダーの期待を管理することでもあります。
進捗状況はリアルタイムダッシュボードで確認できます。
Adjust Plan As Needed
プロジェクト全体を通して同じプランはありません。 物事が起こり、変更が要求されます。
ガント上での計画の編集は、ドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。
ProjectManager.comは、マネージャーの計画立案やチームの組織化を支援する、受賞歴のあるソフトウェアです。 ガントチャートは、スケジューリングからタスクの割り当て、さらには進捗状況のモニタリングまで、プロジェクト計画のあらゆる側面をコントロールします。
計画を立てる準備はできましたか？
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトプランを作成する責任があります。すべての内容を自分で作ることはできませんが、キーを叩いてすべてを入力するのはあなたです。 時間を節約するために、できる限りテンプレートを利用しましょう。
プロジェクトプランの目的は何ですか？
プロジェクト・プランの目的は、実行およびコントロール・フェーズのガイドとなることです。 プロジェクト計画書には、プロジェクトの目標、目的、作業範囲、マイルストーン、リスク、リソースなど、実行段階に必要なすべての情報が記載されています。
私たちは、後で時間を節約するために、最初に計画を立てるのです。 優れたプロジェクトプランがあれば、プロジェクト参加者が適切な日程で参加できるかどうかを心配する必要はありません。 また、請求書の支払い方法を心配する必要もありません（財務プロセスが計画されています）。
優れたプロジェクトプランは、全員が従うべきプロセスを定めているため、後々の多くの頭痛の種を避けることができます。 例えば、見積もりは専門家の判断に基づいて行うことを明記し、それが承認されていれば、後になって「別の見積もり手法を使ってほしかった」と文句を言われることはありません。
計画は実行を効率化してくれます。
プロジェクト計画は、進捗状況のモニタリングにも非常に役立ちます。 計画書に戻って、何をどのようにやると言ったか、実際にやっていることと比較して確認することができます。
ダッシュボードのようなツールは、プロジェクトが計画通りに進んでいるかどうかを確認するのに役立ちます。
プロジェクト計画の要素
すでに説明したプロジェクト計画のプロセスは、プロジェクトをコントロールするために作成された深遠な実践の表面をなぞっているに過ぎません。
計画段階での成果物は、プロジェクト計画書と呼ばれる文書です。 プロジェクトマネジメント知識体系ガイド（PMBOKガイド）第5版では、「プロジェクト計画は、たくさんの補助的な計画から構成される」と書かれています。 これらには次のようなものがあります。
- 可用性とスキルの両方の観点からチームの人的資源を管理するための計画
- コストを管理するための計画、およびプロジェクトの予算要素（調達やサプライヤーとの契約を含む）
- プロジェクトに関するメッセージを誰がいつ、どのような形式で受け取るかを設定するコミュニケーション計画
- プロジェクトに関するメッセージを誰がいつ、どのような形式で受け取るかを設定するコミュニケーション計画。
- プロジェクトのリスクに対処するための計画（リスクの記録と追跡のプロセスを含む）
- プロジェクトの品質目標を指定する品質計画
たくさんの文書がありますね。
実際には、これらを個別のドキュメントとして作成することはほとんどありません。 必要なのは、それぞれの重要な要素を語るプロジェクトプランです。 どのみち、ビジネスの仕組みを正確に説明した大きな文書を作る意味はありません。
プロジェクトプランには、どのようなプロセスや手順に従わなければならないか、誰が関与しなければならないかを正確に把握するのに十分な情報が含まれていなければなりません。
How long Does the Project Planning Phase Take?
これは答えるのが難しいですね。
プロジェクトの計画段階にどれくらいの時間がかかるかを見積もる最善の方法は、過去に起こった類似のプロジェクトを見て、計画にどれくらいの時間がかかったかを確認することです。
古いプロジェクトのスケジュールをアーカイブし、必要な人にデータを提供するプロジェクト管理ツールがあれば、他のプロジェクトにかかった時間を確認するのは簡単です。
プロジェクト計画のテクニック
プロジェクト計画とは、何をどのようにするかを考えることであり、多くの人に関わってもらう必要があります。
- ワークショップ
- 1対1のミーティングやインタビュー
- 要件を収集して検証するための調査やカスタマーフォーカスグループ
また、リストやカンバンボードなどのタスク管理ツールを用意しておくとよいでしょう。 リストやカンバンボードは、プロジェクト計画に盛り込むべき重要事項をメモするのに非常に役立ちます。
最後に、計画を保存するためのオンラインプロジェクト管理システムが必要になります。
How To Manage Your Project Plan
プロジェクトプランは石のように書かれた文書ではありません。 必要に応じて何度も参照し、変更を加えていく必要があります。 プロジェクト・スケジュールのような部分は、ほぼ毎日変更されます。
覚えておくべき重要なことは、もし計画がうまくいっていなければ、それを変更するために何ができるかを考えることです。 計画はプロジェクト管理の指針となるもので、正しいことをするのを制限するものではありません。 もし、プロジェクトリソースの管理方法を見直す必要があるのであれば、もう一度見直してみましょう。
How To Plan When You Have All the Answers
確かに、ほとんどの場合、このようなことが起こります。 プロジェクトの開始時にすべての情報を持っていることは稀です。
大丈夫です。不確実性に対処するためのテクニックがあります。
まず、プロジェクトの前提条件です。 これを使って、計画に注意事項を記載したり、現時点で真実であると仮定した事柄を文書化したりします。
- リソースが利用可能であることを前提とする
- 必要な資金が利用可能であることを前提とする
- 要求された色が会社のブランドに沿ったものであり、マーケティングのサインオフは必要ないことを前提とする
イメージはつかめたでしょうか。 そして、デザイン チームが戻ってきて、製品をまったく新しい色のパレットにしたいと言い、マーケティングがそれを承認しなければならないと言った場合、それを可能にするためにスケジュールのタイムスケールを変更しなければならないと言うのは正当なことです。
あなたは（文書を承認してもらったので、皆が同意した）仮定に基づいて計画を立て、その仮定が真実ではなかったのです。
プロジェクト計画の次のステップ
覚えておくべき最も重要なことは、プロジェクト計画を急ぐべきではないということです。 適切なプロジェクト計画には時間がかかります。 そうしないと、後々、何をすべきなのか、なぜすべきなのかがわからなくなって、問題が発生することが保証されているからです。
プロジェクト計画について学んだところで、いよいよ行動に移してみましょう。 ProjectManager.comの30日間の無料トライアルに申し込んで、今すぐプロジェクトの計画を始めましょう！
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