当社の出張費ポリシーテンプレートでは、あなたのために難しい作業を行いました。

このテンプレートは、旅行会社のマネージャーと話し合って、ポリシーに必要な要素を見つけ出し、簡潔でわかりやすく、カスタマイズが非常に簡単なものを開発しました。

今すぐテンプレートを手に入れることができます。また、何が含まれているのか、なぜ含まれているのか、各要素を自社用にカスタマイズする方法については、以下をお読みください。

トラベルポリシーテンプレートの内容

英国、米国、またはEUの旅行者向けの企業トラベルポリシーテンプレートには、ここで説明した6つの主要セクションが含まれています。

効果的なトラベルポリシーとは、どのようなものでしょうか？

効果的な企業のトラベルポリシーは、6つの主要セクションで構成されています。

1. はじめに
2. 旅行の予約プロセス
3. 経費のカテゴリー
4. 払い戻しのできない購入品
5. 経費の報告と払い戻しのプロセス
6. 旅行のサポート、安全と注意義務

各セクションに何を含める必要があるかを見てみましょう。

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Section 1: Introduction

スマートな旅費規程のテンプレートには、必ず「導入部」が含まれていなければなりません。 なぜでしょうか？ それは、あなたのポリシーが単なる官僚的な抜け道ではないことを、従業員に明確にしたいからです。 これにより、従業員の安全を確保し、公平性を高め、マニュアル作業や混乱を減らすことができます。 旅行者がなぜそれが重要なのかを知ることができるように、トラベルポリシーの主な利点を箇条書きにして記載することをお勧めします。

部署や従業員の種類に応じて複数のトラベルポリシーがある場合は、導入部を使って誰のためのポリシーなのかを明確にする必要があります。

トップヒント: 導入部では、安全性の維持やサポートの提供など、旅行者にとってのポリシーに従うことのメリットを盛り込み、なぜ従うべきなのかを理解してもらいます。

セクション2：旅行の予約プロセス

無料のトラベルポリシーテンプレートの第2セクションでは、どこでどのように旅行を予約するかについて、従業員が知っておくべきことをすべて盛り込みました。

• 出張の予約方法 – 出張を予約するための承認されたプロセス、方法、および/またはプラットフォームは何ですか？ 出張者がポリシーの範囲内で予約できるプラットフォームを使用している会社の場合は、承認された予約プラットフォームの名前を記載してください。 そうでない場合は、予約を依頼するために連絡を取ることになっている会社または担当者の名前と連絡先を書き出します。
• ロイヤリティプログラムの利用 – 多くの企業は、旅行者が個人的なロイヤリティプログラムのためにポイントを集めることを認めていません。
• レジャーの延長 – 出張者が旅行を週末に延長したり、休暇を使い切りたいと思うことがありますが、これを許可し、「従業員はロイヤルティポイントを得るためだけに、より高価なオプションを選択してはならない」というような行をポリシーに含めることができます。 往復のフライトにどのくらいの費用差が認められるかなど、レジャーの延長（または「余暇」）に関するルールを盛り込む必要があります。

最大のヒント：旅行者がどのように旅行を予約するべきかを明確にしてください。 法人向けの予約プラットフォームを利用して、出張の記録を一か所にまとめておきましょう。

セクション3：経費のカテゴリー

経費に関するポリシーと手順の重要な部分は、従業員がどのような経費を使うことができるかということです。

コーポレート・トラベル・ポリシー・テンプレートの第3セクションでは、出張経費を、航空券、宿泊、地上交通、食事、娯楽、個人的な電話使用といった一般的なカテゴリー別に分類しています。

各費用カテゴリーに含めるべき情報は以下のとおりです。

航空券

• 承認された予約ツールまたは方法
• 優先的なベンダー（もしあれば）
• ビジネスクラスが認められるかどうかのルール（例えば、一定の期間を超えるフライトや、特定の会社の従業員が利用するフライトなど）。
• 国際線は何日前までに予約しなければならないか
• 国内線は何日前までに予約しなければならないか

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宿泊施設

• 承認された予約ツールまたは予約方法
• 都市ごとの最大宿泊料金
• 希望するベンダーと交渉料金の詳細（もしあれば）
• スタンダードルームとアップグレードに関する規定。 例えば、標準的な客室が必要だが、追加料金なしで提供される場合は客室のアップグレードが認められる
• 払い戻し可能なホテル費用。
• Airbnbやアパートメントレンタルの予約に関するルール

鉄道輸送

• 予約のための承認されたツールまたは方法
• 許容される鉄道チケットのタイプ（エコノミーなど）

タクシーとライドシェア

• タクシーやライドシェアが許容される場合。 例えば、公共交通機関が利用できない場合のみ
• 1回の取引の最大金額

レンタカー・マイカー

• 許可されるレンタカーのクラスのタイプ。
• 許容されるレンタカーのクラス（コンパクトまたはミッドサイズなど）
• 一緒に旅行する際にレンタカーを共有することが予想される従業員の数
• 1マイルまたは1キロあたりの払い戻し額

食事と娯楽

• 払い戻し可能な金額（朝食1回あたり）
• 払い戻し可能な金額。
• 払い戻し可能な金額、昼食ごと
• 払い戻し可能な金額、夕食ごと
• 代わりに、1日の上限または日当
• チームの食事についてのルール（誰が金額を承認するかなど）
• クライアントの娯楽についてのルール。

個人的な電話の使用

• 従業員が出張する週に払い戻し可能な携帯電話代の金額または割合
• 個人的な電話の損害または盗難が出張中に払い戻し可能かどうか、もしそうならどのくらいの金額まで払い戻し可能か。

トップヒント: 出張規定のテンプレートにはすべてが含まれています。 払い戻し可能な経費のカテゴリーごとに、金額、承認されたベンダー、その他の詳細を入力するだけです。

Section 4: Non-reimbursable Purchase

あなたの会社が払い戻しをしない可能性のある出張費を箇条書きにして入れてください。 以下は、トラベル・ポリシーに記載しておくとよい、経費にならない項目の例です。

• 機内での買い物
• 超過手荷物料金
• 子供の世話。
• チャイルドケア、ペットケア、ペットボーディング
• トイレットペーパー、衣類
• 航空クラブの会員権
• ミニバーでのお買い物、バーでのお支払い
• ランドリー、ドライクリーニング
• 駐車場での罰金、交通違反
• 航空券の変更手数料
• 鉄道のファーストクラスの利用
• プレミアム。 ラグジュアリーまたはエリートレンタカー
• 映画、オンラインエンターテイメントまたは新聞
• スパおよびヘルスクラブの利用
• 花。
• ルームサービス
• 追加のベッドまたは寝具
• 衣類
• 自家用車の損害
• レンタカー会社の保険

トップヒント。 CFO（最高財務責任者）や頻繁に旅行する人などの利害関係者を巻き込んで、すべての旅行について会社全体で除外するのが妥当かどうかを判断する

セクション5：経費の報告と払い戻しのプロセス

経費の方針と手順に関するセクションでは、以下の内容を必ず記載してください。

• 経費精算に使用するツール
• 経費精算ツールに追加する必要のない項目について。 例えば、承認された予約ツールで旅行を予約した場合
• 経費報告書の提出先
• 経費精算依頼書に記載する内容
• 経費精算依頼書の提出期限
• 経費精算を受け取るまでの一般的な処理時間

トップヒント。 従業員が経費や経費精算の申請をする際に使用するツールを明確にしましょう。

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セクション6：トラベルサポート、安全性、注意義務

トラベルポリシーは、旅行者が読みたくなるような内容にすることが重要です。 旅行者がアクセスする必要のある情報が含まれていなければなりません。そうすれば、旅行者は定期的にこのサイトを訪れ、同時にこの文書に慣れることができます。 旅行者は旅先での安全に気を配っていますが、あなたの会社もそうあるべきです。

• 旅行者の居場所の追跡 – この機会に、旅行者があなたの承認した方法やツールを使って予約すると、その旅行が追跡されることを知らせてください。 緊急時には、旅行者を避難させるための措置がとられます。 旅行者がどこにいるかわからなければ、助けることはできません。
• トラベルサポート – 旅行のキャンセル、変更などの場合、旅行者は誰に連絡すればいいですか？ 電話番号、電子メールアドレスなど、トラベルサポートプロバイダーの連絡先を記載してください。 地域や言語によって複数の電話番号がある場合は、それらも含めてください。
• 緊急時のサポート – このサブセクションでは、注意義務を負う業者（いる場合）と旅行保険の詳細を記載します。 また、緊急時に連絡すべき従業員名や業者名も記載します。

トップヒント：旅行サポート、保険、安全に関する情報を盛り込むことで、旅行者は必要な情報をすべて一度に入手し、ポリシー全体に慣れることができます。

トラベルポリシーの実施方法

• カスタマイズ – トラベルポリシーのテンプレートをカスタマイズし、最終的に仕上げます。 ステークホルダーと協力して、ポリシーに必要なすべての編集とカスタマイズを行います。旅行保険、宿泊料金などの詳細をすべて収集します。
• 自動化 – 自動化されたトラベルポリシーを更新します。 自動化されたトラベルポリシーを作成または更新し、旅行者や管理者が常にポリシー内で予約できるようにします。 会社の規模に応じて、新しいポリシー文書と自動化されたポリシーを全従業員または最初のサブセットに展開します。
• 聞く – 新しいポリシーに対するフィードバックを収集します。

今すぐテンプレートを入手するか、TravelPerkプレミアムの無料トライアルに申し込むと、旅行予約プロセスの中に組み込まれた自動化されたポリシーを作ることができます。

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