それはプロジェクトの始まりです。

プロジェクトのキックオフミーティングは、簡単にできるようでいて、なかなかうまくいかないものの一つです。 一見すると、チームを集めてミーティングを行うだけです。

そうでしょうか？

プロジェクトキックオフで達成できることはたくさんありますが、最初の仕事は優先順位を決めることです。

どのタスクに焦点を当てるか

どのようなトピックについて話すか

プロジェクト マネジメントのどの側面をキックオフするか

そして、どのようにミーティングを進行するか。

これらの質問は重要であり、この記事で取り上げる内容でもあります。

プロジェクトキックオフミーティングの3つの役割

プロジェクトキックオフミーティングは、プロジェクトの「プロジェクト定義」の段階で重要な役割を果たします。

1. ミーティング前
2. ミーティング中
3. ミーティング後

正しく行いたいのであれば、3つすべてに気を配る必要があります。

プロジェクトキックオフミーティングの前に

準備段階でキックオフミーティングを成功させるための基礎を作ります。

• スケジュールを決める
• 会場を探す
• チームを招待する

いつ、どこで、誰が…そしてなぜ

しかし、それほど明白ではないかもしれませんが、いつ、どこで、誰がという質問を慎重に検討する必要があります。 これらを正確に把握することができれば、大きな違いを生み出すことができます。

では、「いつ」「どこで」「誰が」を考える前に、「なぜ」から始めましょう。つまり、会議の目的は何なのか？

1回の会議ですべてをこなすことはできません

プロジェクトのキックオフで達成できそうなことを長々とリストアップすることは簡単です。 しかし、そのすべてを達成できるわけではありません。 例としては次のようなものがあります。

• 周知徹底
• リスクマネジメント
• ステークホルダーの特定
• チームビルディング
• アイデアの創出
• チームのワーキング
• スコーピング
• プランニング
• などなど…

しかし、これらすべてを行うことはできません。 何が最も重要なのか、優先順位をつけて判断する必要があります。

しかし、プロジェクトのキックオフ ミーティングである以上、デフォルトではチーム全体を招待すべきです。

プロジェクト キックオフ ミーティングにステークホルダーがいるかいないか

これは重要な質問です。

プロジェクト チームの外部からステークホルダーが参加することで、プロジェクト キックオフの性質とダイナミックさが変わります。

ステークホルダーは、「どのように」ではなく「何を」提供するかというユーザーに注意を向けます。

両方のアプローチがうまく機能しますが、どちらが必要なのか、十分な情報に基づいて選択しなければなりません。

しかし、そうなると、どの順序がいいのかという別の問題が出てきます。

1. チーム キックオフ ミーティングでは、まず、プロジェクトをチームに紹介し、チームをお互いに紹介します。
2. ステークホルダー・キックオフ・ミーティングを最初に行うことで、ステークホルダーに焦点を当て、そこで学んだことをプロジェクト・チーム・キックオフの貴重なインプットとして活用することができます。

方法

次のステップは、ミーティングをどのように行うかを計画することです。 アジェンダの中で最も重要な要素は何でしょうか？ そして、最良の結果を得るために、それぞれのポイントでどのようにミーティングを行うのでしょうか。 さまざまなフォーマットやスタイルを組み合わせるのがよいでしょう。 例えば、コンテクストを説明する短いプレゼンテーションを行い、目的についてファシリテートされたディスカッションを行うということです。

事前に人々と話し合って詳細な準備をしておきましょう。

事前に声をかけて準備をしておきましょう。また、知らない人が参加する場合は、名前とそれぞれの人について少しずつ覚えておきましょう。 また、部屋の設備や軽食など、重要な細かい部分の準備も忘れずに。

プロジェクトのキックオフミーティングを行う

大きなノミは背中に小さなノミを従えて噛みつきます。

大きなノミには小さなノミがついていて、
小さなノミには小さなノミがついている。

Augustus De Morgan, from his book A Budget of Paradoxes, 1872,

繰り返しになりますが、プロジェクトのキックオフミーティング自体を3つの異なるフェーズに分けて考えるとよいでしょう。

1. 開会
2. 会議の内容
3. 閉会

プロジェクトキックオフミーティングの開会

この段階の目的はシンプルで、全員が快適に過ごし、貢献する準備ができていることです。

1. 出席者同士の社会的なつながりを作る
2. 私たちがなぜここにいるのかを確立する

社会的なつながり

「ビジネス」に急ぎすぎて、会議の社会的な側面をおろそかにするのは大きな間違いです。 人は社会的な動物です。 ですから、チームメンバーを歓迎し、紹介する時間を設けましょう。

その理由

歓迎されていると感じ、お互いを知ることと同様に、キックオフ ミーティングのこの段階にはもう1つ重要な要素があります。 人々は、自分がなぜここにいるのか、そして何が起こっているのかを知る必要があります。 プロジェクトの全体像と、この会議の背景を説明します。

プロジェクト・キックオフ・ミーティングの内容

全員が参加する準備ができたところで、ミーティングの内容に入りましょう。 ここでできることはたくさんあります。 だからこそ、企画の段階が重要なのです。 できることをすべてやろうとすると、会議は長く、漫然としたものになり、焦点が定まらず、チームを疲弊させてしまうでしょう。

キックオフ ミーティングをリードするあなたの役割

ミーティングでのあなたの役割は、プロセスを促進し、全員のために100%の存在感を示すことです。 多くの場合、これは他の人に特定の役割を担ってもらうことを意味し、あなたは部屋で起こっていることに耳を傾け、考え、対応するための時間と精神的余裕を持つことができます。

メモを取ったり、軽食を用意したり、AV機器を操作したり、その他の重要だが簡単に共有できる仕事をたくさんしようとすると、自分にとって最も重要なことをする能力が制限されてしまいます。 という意味です。

• チームとの関係を構築する
• 問題を発見し、それを反映させる
• 会議がトピックに沿ったものであることを保証する
• ……重要な変化に適応するために柔軟であること
• 最後まで必要なものを達成する

以下からダウンロードできるチェックリストには、キックオフ ミーティングの内容について考慮すべき点が記載されています。

1. プロジェクトの進捗状況
   スコープの定義、リスクの特定、ステークホルダーについて考えることなどが含まれます7。
2. Set up Team Practices
   プロセスを定義したり、ツールを導入したり、チームが作業する際の期待値を設定したりするものです。