“As pessoas queixam-se muito das reuniões. Infelizmente não descobri uma largura de banda mais elevada, uma forma de partilha de conhecimentos que uma reunião cara a cara. O que eu acho que incomoda realmente as pessoas são más reuniões”
– David Lynch, Director de Engenharia da Intercom

Conteúdo

1 ………. Introdução: o problema das grandes reuniões

2 ………. 5 razões-chave para ter reuniões 1 em 1 com empregados

h4>3 ………. Qual é o objectivo de uma reunião 1-a-1?

4>4 ………. Ideias erradas comuns sobre reuniões 1-a-1

5 ………. Canto do gerente: perguntas para 1-a-1 com o seu empregado

h4>6 ………. Se quer ter reuniões 1-a-1 eficazes, não…

h4>7 ………. Canto do empregado: perguntas para 1-para-1 com o seu gerente

h4>8 ………. Recurso: um modelo de reunião 1-a-1 com orientações

h4>9 ………. Reuniões 1-a-1 feitas correctamente: os benefícios a longo prazo

h4>10 ………. Leapsome permite aos gestores liderar reuniões eficazes

h4>11 ………. Para si & próximos passos

h4>12 ………. Mais recursos

“1-on-1s são a coisa mais poderosa que sabemos que um gestor pode fazer para melhorar a sua relação com relatórios directos e obter melhores resultados”
– Mark Horstman, One-on-One Meetings (Podcast: Parte 1)

O problema das grandes reuniões

É uma história que muitos de nós conhecem bem: primeiro, um convite para uma reunião é enviado a todos os membros do departamento. Os funcionários suspiram enquanto pensam em todo o trabalho que estavam a planear fazer naquela tarde. Parece que mal passou algum tempo desde a última grande reunião – e isso dificilmente foi esclarecedor para a equipa. A própria reunião leva algum tempo a começar, e mais uma vez parece que muito do que foi dito é irrelevante, ou poderia ter sido mais facilmente explicado num memorando. Para piorar a situação, a reunião ultrapassa em 15 minutos e vários funcionários chegam atrasados à sua próxima tarefa.

br>>>>p>Som familiar?

Os pontos de dor das grandes reuniões de grupo descem frequentemente à dimensão: é difícil manter uma conversa significativa com mais do que algumas pessoas na sala, e grande parte da discussão pode não estar directamente relacionada com vários participantes. Num artigo do New York Times, aprendemos que a frequência das reuniões de grupo teve um impacto mais negativo na satisfação dos funcionários da Microsoft do que o facto de trabalharem mais horas em geral. Curiosamente, as reuniões 1 em 1 (reuniões envolvendo apenas duas pessoas, normalmente um gestor e um relatório directo) foram excluídas deste facto. De facto, as frequentes reuniões 1-a-1 com relatórios directos eram “um dos mais fortes preditores de sucesso para os gestores intermédios”. Então porque é que as reuniões 1-a-1s são tão impactantes quando as grandes reuniões são muitas vezes bastante dolorosas?
As reuniões 1 em 1 fazem uma enorme diferença na vida profissional tanto dos gestores como dos empregados – eis porquê.

“Os empregados que têm reuniões 1:1 regulares com gestores têm 3x mais probabilidades de serem contratados”.
– Gallup, 2016

Cinco razões-chave para ter reuniões 1:1 com os funcionários

1. Eles fazem o check in rápido e simples
   Reuniões de grupo são muitas vezes organizadas a fim de obter actualizações ao vivo de cada membro da equipa. Mas pode ser difícil fazê-lo na prática quando há tantas pessoas envolvidas: umas acabam por falar mais do que outras, e as actualizações individuais podem levar a tangentes. As actualizações 1-on-1 tornam o processo de check-in rápido, atento e claro.
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2. Proporcionam uma oportunidade única para discussão privada
   Em algumas organizações, empregados e gestores raramente têm a oportunidade de falar em privado – à custa da partilha de informação vital uns com os outros. Os 1-a-1s regulares permitem mesmo aos empregados tímidos partilhar as suas esperanças, preocupações e ideias num ambiente seguro; assim como permitem conversas mais equilibradas e mutuamente activas do que as grandes reuniões.

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1. Fomentam relações de trabalho empatizantes
   Algo sobre duas pessoas que se encontram cara-a-cara simplesmente não pode ser recriado dizendo “olá” pelo escritório. De acordo com vários estudos, a eficácia da comunicação assenta na capacidade de coordenar a atenção conjunta, o que se torna muito mais fácil quando se fala sozinho num par. Dar às pessoas a sua total atenção demonstra o seu investimento nelas.

li> Fazem com que os empregados se sintam valorizados
Em bons 1 contra 1s, um empregado lidera a conversa enquanto o seu gestor ouve principalmente. Como resultado, os relatórios directos crescem confiantes de que são importantes e valorizados: um sentimento que se torna recíproco como um sentimento de lealdade e respeito para com a empresa.
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2. Incentivam uma mentalidade de resolução de problemas
   Quando os gestores dizem aos seus empregados que têm o direito de realçar e resolver fraquezas – mesmo as suas próprias – ajuda a descobrir a causa raiz dos problemas e a resolvê-los muito mais rapidamente, honrando a transparência e a honestidade no seio das equipas. A resolução de problemas, por sua vez, estimula um pensamento profundo e criativo entre os membros da equipa. Como observa Ben Horowitz, “one-on-one proporciona um excelente mecanismo de informação e de ideias para fluir na organização, e deve fazer parte da sua concepção”

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Sabia que? O desgaste voluntário na Adobe caiu 30% desde que as revisões anuais de desempenho foram substituídas por reuniões regulares 1-a-1.
(CMI, 2018)

Então qual é o objectivo de uma reunião 1-on-1?

P>Por outras palavras, o principal objectivo das reuniões 1-a-1 regulares é o de treinar os empregados – por outras palavras, ajudá-los a fazer o seu trabalho da melhor forma possível.

O que é que isso realmente significa, pode perguntar? Um relatório de 2009 chamado “The Coaching Conundrum” salientou que muitas organizações falam dos benefícios do coaching sem o implementarem: possivelmente porque os gestores não sabem realmente o que é um bom coaching! O relatório define coaching eficaz como:

• Asking vs. Telling
• Listening vs. Talking
• Questioning for opportunities and solutions vs. Blame

Se é um gestor que é novo em 1-on-1s, mantenha esses três pontos mágicos em mente na próxima vez que for a uma reunião, e traga consigo um sentimento de curiosidade e abertura. É importante que mantenha a sua atitude de resolução de problemas em colaboração, em vez de esperar que os funcionários resolvam sozinhos os problemas que levantam.

“Cuidado com as máximas de gestão que impedem que a informação circule livremente na sua empresa. Por exemplo, considere a velha norma de gestão: “Não me traga um problema sem me trazer uma solução”. E se o funcionário não conseguir resolver um problema importante”? – Ben Horowitz, autor de The Hard Thing About Hard Things

br> Agora falámos sobre como as reuniões 1-a-1 devem ser realizadas, vejamos sobre o que deve falar quando se está numa.
Goals e/ou OKRs: certifique-se de que os objectivos individuais não estão a desviar-se do mapa; ao mesmo tempo, use 1-on-1s para esclarecer quaisquer dúvidas sobre o ciclo OKR, em vez de esperar que tudo corra em piloto automático do princípio ao fim.

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Feedback: mais importante do que dar feedback (que deve estar a dar à medida que avança), use o 1-on-1 para pedir feedback (a menos que seja um empregado, nesse caso, vá em frente!) Gestores: porque não pedir feedback sobre os seus 1-para-1s – são úteis; poderiam ser melhorados?

Desenvolvimento: um empregado trabalha em marketing, mas quer aprender a codificar? Ou talvez alguém se debata realmente numa área, e queira fazer um curso para aumentar a sua confiança. Descobrir como querem crescer e treiná-los através do que precisam para lá chegar.

P>Praise & Reconhecimento: quer elogie pública ou privadamente, pensamos que todos merecem ser felicitados em algum momento. 1-on-1s pode ser o espaço perfeito para lembrar aos seus colegas que vêem e valorizam o seu trabalho.

Sabia que? 69% dos gestores sentem-se desconfortáveis em comunicar com os seus empregados.

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Conceitos errados comuns sobre 1-on-1 reuniões

P>Pensa os gestores de seguros: “Não sei como me sinto quanto a desistir do meu tempo para reuniões 1-a-1″. Não posso permitir-me perder uma hora por semana com três ou quatro empregados diferentes”
Os gerentes informados sabem: é totalmente normal entrar em pânico com o facto de as reuniões 1-a-1 se tornarem uma porcaria de tempo – todos nós já passámos por reuniões sem sentido, e ter várias reuniões separadas pode parecer stressante no início. No entanto, a longo prazo, os 1-a-1s poupam muito tempo, antecipando as questões com antecedência; ajudando os seus empregados a tornarem-se responsáveis por si próprios; e fortalecendo as suas relações. A verificação (bi-)semanal também melhora a produção de cada pessoa durante muitas horas.

Os gestores de seguros pensam: “Vejo os meus empregados em redor do escritório todos os dias. Não poderei então simplesmente apanhá-los?”
Os gerentes informados sabem: Conferências Que Trabalho O autor Adrian Segar – que se descreve a si próprio como “reuniões de participação que não são uma porcaria” – oferece o seguinte como alimento para o pensamento:

“Pense na conversa mais importante que já teve na sua vida. Leve o seu tempo – não lhe vou perguntar do que se tratou. Quantas outras pessoas tomaram parte na sua conversa? Fiz este exercício em numerosas apresentações e pedi ao público que partilhasse as suas respostas através de uma mostra de mãos. A resposta mais comum é “uma”, seguida de 2-3, com algumas pessoas a relatar números de pequenos grupos. Ninguém ainda relatou uma conversa mais importante com dez ou mais pessoas”

Por outras palavras, se quiser ter qualquer tipo de conversa significativa e impactante com os seus empregados – faça o esforço de se encontrar com eles numa conversa 1-a-1. Ver este ensaio de Keith Rabois que fala de actividades 1-para-1 como “actividades de alta média”

Os gestores de seguros pensam: “Sinto-me nervoso por ter uma conversa íntima com o meu chefe/relatório directo. O que é que eu digo? Por onde começo?”
Gestores informados sabem: em primeiro lugar, venham preparados: escrevam previamente pontos de conversa ou perguntas em aberto. (Incluímos um quadro de melhores práticas mais abaixo: clique aqui para dar uma vista de olhos). Refresque-se com alguma água ou ar fresco antes do início da reunião, e lembre-se – está na mesma equipa que a outra pessoa! Em última análise, estão a encontrar-se para se apoiarem uns aos outros. Bónus: as suas capacidades de conversação irão melhorar drasticamente quanto mais 1-a-1s tiver!

Top tip! Se você ou a outra pessoa são propensos a stressar, porque não ter um 1-on-1 no exterior? Andar e falar não é apenas relaxante fisicamente – também facilita a conversa sincera uns com os outros quando se está fora do ambiente do escritório.

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“Ser preciso e incrivelmente sincero no seu feedback a um único indivíduo pode ter um efeito maciço a longo prazo, e é uma utilização muito grande do seu tempo”.
– Keith Rabois, How to be an Effective Executive

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Manager corner: perguntas para reuniões 1-a-1 com o seu empregado

• ‘Se houvesse apenas uma coisa que pudesse mudar na nossa organização, o que seria e porquê?
• ‘Quem o inspira na empresa? Há alguém cujo trabalho admire?’
• ‘O que pensa que falta no nosso produto? Tem alguma ideia para o tornar melhor?’
• ‘Geralmente, como se sente quando chega ao trabalho todos os dias?’
• ‘Há alguma coisa de que precise que torne o seu trabalho melhor?
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Se quer ter reuniões 1-on-1 eficazes, não…

• … use 1-on-1s como uma reunião de actualização de estado
  Embora seja perfeitamente bom verificar um com o outro no início de uma reunião 1-on-1, não deve fazer actualizações de trabalho. Se toda a sua reunião pudesse ser realizada com a mesma facilidade com uma porta aberta – ou mesmo em Slack! – provavelmente não se está a aprofundar o suficiente. Se for gerente, pergunte sobre o bem-estar do seu empregado ou como é que ele está a viver os projectos em curso. Se for empregado, esta é a sua oportunidade de fazer sugestões, bloqueios de estradas e ser honesto sobre a sua carga de trabalho.
• … saltar ou remarcar reuniões
  Pode ser tentador cancelar quando só tem uma pessoa com quem coordenar. Mas é importante respeitar o valor dos seus 1-a-1s desde o início, e se os gestores não levam a sério os 1-a-1s, por que razão devem os seus empregados? Sinta-se à vontade para encurtar o estranho 1 contra 1 se ambas as partes tiverem mais trabalho do que pontos de conversa: simplesmente não o cancele.
• … segurar 1-para-1s que não sejam suficientemente frequentes para serem valiosos
  A forma mais rápida de fazer dos 1-para-1s um desperdício de tempo é agendar menos deles. Eles obtêm o seu valor por serem frequentes e regulares, por isso, têm o objectivo de se encontrarem de 1 em 1 semanas. Se o trabalho está sempre a atrapalhar, talvez seja altura de avaliar a sua infra-estrutura organizacional (isto é, reduzir o número de relatórios directos por gestor ou delegar tarefas de gestão).
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• … vir às reuniões sem clareza
  As grandes 1-para-1s não acontecem sem mais nem menos: precisam de preparação e planeamento. A um nível individual, isso significa escrever uma agenda simples antes de cada reunião. A nível de empresa, isso significa formar as suas equipas para saberem como funcionam os 1-a-1s; porque são importantes e qual é o seu objectivo. Se os empregados não sabem que os 1-para-1s são realmente sobre eles, não conhecem o verdadeiro objectivo da reunião.

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“O objectivo do feedback construtivo é encorajar o outro a passar para uma conversa de resolução de problemas consigo” – Deborah Petersen, Inc.

Canto do funcionário: perguntas para reuniões 1-a-1 com o seu gerente

• ‘Estou a ter problemas com as minhas responsabilidades neste trimestre porque estou a debater-me com alguns problemas pessoais. Penso que preciso de ajuda para encontrar uma solução.’
• ‘Sempre quis ser um mentor para outro empregado – agora que temos a nova contratação de vendas, acha que posso assumir a responsabilidade de a treinar?’
• ‘Não tenho a certeza e sou compatível como parceiro de trabalho para este projecto – acha que poderia fazer um trabalho mais independente?’
• ‘Sinto que estou a gastar demasiado tempo com este projecto, e os meus outros projectos estão a ser negligenciados. Haverá uma forma mais eficiente de eu contribuir?’
• ‘Tenho algumas ideias fixes para a nossa equipa de eventos, mas quero passá-las primeiro por si – importa-se que demoremos algum tempo a analisá-las na totalidade?’

“A sua reunião 1-a-1 é a oportunidade mais importante para ouvir do seu funcionário, e é o tempo deles, não o seu”.
– Kim Scott, Radical Candor

Não tem a certeza do que deve incluir na sua agenda? Aqui está um modelo de reunião 1-on-1

Se não sabe por onde começar com a sua primeira reunião 1-on-1, não se preocupe – aqui estão algumas áreas de foco de melhores práticas que pode escolher quando escrever a sua agenda. Recomendamos a utilização de três ou quatro áreas de foco para manter as coisas simples.

“O coaching é uma prática que requer relativamente pouco investimento, é infinitamente adaptável, e é intrinsecamente personalizado.” – Blessing White, 2009

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“Durante a reunião, uma vez que é a reunião do funcionário, o gerente deve fazer 10% da conversa e 90% da escuta.”
– Ben Horowitz, autor de The Hard Thing About Hard Things

1-on-1 meetings done right: the long-term benefits

Now we know how 1-on-1s benefit individuals, let’s look at how they influence the organisation in the long run. O que faz uma cultura de 1 em 1 para as empresas no seu conjunto?

• A empresa funciona muito mais facilmente porque cada equipa sabe o que se espera deles – assim que as suas prioridades se tornam confusas, os relatórios directos utilizam os 1-a-1s para pedir esclarecimentos e apoio aos seus gestores.
• Os executivos passam menos tempo a auditar a sua força de trabalho porque os gestores já estão a receber actualizações regulares e honestas dos seus empregados. Quando a equipa de animação continuava a faltar prazos, o CEO rapidamente descobriu que era a falta de tecnologia actualizada que os estava a atrasar.
• Os funcionários e os gestores estão habituados a falar francamente uns com os outros, por isso agora sentem-se à vontade para dar um ao outro feedback instantâneo e realizar análises de desempenho.
• Fala de avaliações de desempenho, consistentes 1-a-1s lembram aos funcionários o que se espera deles ao longo do ano. A avaliação de desempenho pareceu uma ronda natural das discussões realizadas em cada pessoa 1-a-1.
• Porque os funcionários são regularmente encorajados a serem abertos sobre as suas necessidades, os gestores são capazes de criar as melhores condições para que as equipas produzam trabalho de qualidade durante todo o ano. O escritório tem um bom ambiente porque ninguém se sente subvalorizado ou negligenciado…
• As competências interpessoais são mais saudáveis: mesmo onde há conflitos de personalidade, os funcionários têm a oportunidade de desabafar em privado antes que o ressentimento se acumule.
• Quando 1 em 1 se torna um procedimento padrão, as competências transversais de todos melhoram. Os empregados melhoram na comunicação; na escuta; na colaboração e na abertura e conhecimento dos outros.

Sabia que? No seu livro The Hard Thing About Hard Things, o CEO Ben Horowitz recorda como quase despediu um dos seus gestores e o seu supervisor quando descobriu que eles não conduziam nenhum 1 contra 1 em seis meses!

Leapsome habilita os gestores a liderar reuniões 1:1s e reuniões de equipa eficazes

Colaborar numa agenda partilhada, tomar notas, e atribuir itens de acção para ter uma reunião eficaz e produtiva de qualquer tipo.

Colaborar numa ordem de trabalhos antes do início da reunião

Criar uma estrutura que se ajuste ao formato da reunião e acrescentar pontos de conversa antes da reunião. Receba automaticamente uma cópia da ordem de trabalhos no período que antecede a sua reunião através de e-mail, Slack, ou Equipas Microsoft.

Resumir as tomadas de decisão chave e atribuir itens de acção

Tirar notas com facilidade e adicionar comentários sob pontos de discussão para acompanhar discussões e decisões. Manter à vista os pontos de conversa não resolvidos, aceder ao histórico completo das notas de reuniões passadas conforme necessário, e atribuir itens de acção aos membros individuais da equipa.

… e fazer muito mais com Leapsome

Interessado em aprender mais? Fale com um dos nossos especialistas em produtos.

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>p> Somos grandes fãs das reuniões 1-a-1 (no caso de não se saber).

Mas gostaríamos de saber o que pensa, quer tenha tido anos de experiência com reuniões 1-para-1 ou nenhuma. Talvez a sua empresa tenha tentado implementar reuniões 1-para-1 e elas tenham sido totalmente introvertidas? Ou talvez tenha acabado de ter a sua primeira reunião 1-a-1 e queira saber como torná-las ainda melhores. Quer tenhamos perdido algo ou tenha as suas próprias dicas para acrescentar, twitte-nos em @leapsome com a hashtag #OneOnOnes.

E se estiver interessado em começar a sua própria viagem com reuniões 1-para-1, nós cobrimo-lo. Evite perder-se em pistas de papel semanais e linhas de correio electrónico com o software fácil de usar da Leapsome para reuniões 1-a-1., Com modelos de agenda personalizáveis 1-a-1, pontos de conversa rolantes, lembretes automáticos, e mais, você (e todos na sua empresa) pode ter reuniões produtivas, bem estruturadas, e de alta alavancagem.

Veja o nosso vídeo tutorial de 90 segundos para visualizar a funcionalidade 1 em 1 e como funciona.

Mais recursos

1. O Guia Final para Construir Feedback na Cultura da Sua Empresa (eBook)
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2. Por que os Bons Líderes Não Dão Apenas Feedback, mas Peça Também (post no blog)
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3. Reuniões Estruturadas 1-a-1 (ferramenta digital)
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4. Julie Zhuo sobre As Perguntas Essenciais que os Gestores Devem Fazer (podcast)
5. Como correr 1:1 reuniões que funcionam para 2 (artigo)
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6. One On One (blog post)
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“A melhor maneira de compreender o que se passa ou como melhorar é colocar questões de sondagem às pessoas que gere, e acima de tudo, para si própria”
– Julie Zhuo, VP de Design de Produto no Facebook

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