We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: Je hebt een e-mail gestuurd; je wilt een reactie maar hebt er nog steeds geen ontvangen, en nu word je opgehouden door het gebrek aan communicatie. Misschien heb je al gebeld of een follow-up gestuurd, maar je hebt een duidelijk antwoord nodig.

Hoe herinner je iemand er beleefd aan dat je een reactie nodig hebt? Hier volgen een paar tips.

Breng het kort en bondig.

Korte e-mails zijn gemakkelijk te lezen, en ze krijgen meestal een reactie.

Net als een snelle sms of een briefje van een vriend, kunnen deze e-mails informeel, effectief en niet opdringerig zijn. Hierboven houdt het kledingbedrijf Everlane het bij slechts twee zinnen. Tegelijkertijd bevatten ze belangrijke gegevens, zoals de waardepropositie van $20 en de duidelijke deadline van 11 december om 23.59 uur ET om de beloning in te wisselen.

Geef de juiste hoeveelheid context.

Zorg ervoor dat de ontvanger weet waar je het over hebt door je oorspronkelijke e-mail door te sturen of je verzoek nogmaals te vermelden. Als hij of zij nog niet heeft gereageerd, is hij of zij misschien vergeten wat u nodig had.

Door subtiele verschillen in tekstopmaak te gebruiken – zoals een kleurverandering in bovenstaand voorbeeld – kunt u snel onderscheid maken tussen de eerste en tweede vervolgnotitie. Als je ontvanger verdrinkt in een stortvloed van e-mails, kun je door de boodschap zo duidelijk mogelijk te maken een heel eind komen in de richting van een antwoord.

Neem niet aan dat ze je zijn vergeten.

Geef aan dat je hun reactie misschien hebt gemist, neem niet aan dat ze je zijn vergeten. “

Dit houdt de draad gaande, maakt het meer een gesprek, en voorkomt dat de follow-ups een reeks onsamenhangende notities worden die snel irritant worden.

Onderzoek toont aan dat een persoonlijke benadering belangrijker is dan ooit om uw klanten voor u te winnen. Met de toenemende concurrentie om gebruikers van uw product of dienst aan u te binden, kunnen kleine aanpassingen een enorm verschil maken.

Herinner ze aan een vervaldatum (als die bestaat).

Een vervaldatum is niet alleen waardevolle informatie, maar geeft ook een subtiel gevoel van urgentie aan de e-mail – waardoor mensen tot actie overgaan.

Je hoeft de deadline niet te benadrukken of groot en vet te maken om een klein gevoel van FOMO (fear of missing out) te veroorzaken. Het is belangrijk een balans te vinden tussen het versturen van een effectieve herinnering en opdringerig zijn of je lezers dwingen actie te ondernemen – wat meestal niet werkt.

Door het in de tekst te verwerken, zoals MailChimp (hierboven) doet, blijft het ongedwongen en toch behulpzaam.

Vergeet niet om de deadline binnen de tijdzone van de ontvanger te houden.

Gebruik pakkende afbeeldingen.

Door strategische afbeeldingen toe te voegen, kunt u kijkers meer boeien dan met gewone tekst.

Door een beetje onderzoek te doen naar uw publiek, kunt u al een heel eind komen bij het selecteren of maken van afbeeldingen die uw lezers echt aanspreken en ervoor zorgen dat ze uw follow-up e-mail leuk vinden. Dit hoeft geen duur of tijdrovend project te zijn. Er zijn veel gratis of goedkope tools voor marketeers waarmee je kunt experimenteren, zoals VSCO en de Google Nik Collection om een professionele touch toe te voegen.

Geef je lezers iets onverwachts.

Mensen die marketinge-mails openen, verwachten een soort beloning of kans van het bedrijf zelf. Lyft draait dit om door mensen eraan te herinneren dat ze zich moeten registreren om te stemmen!

Hoewel dit geen traditionele reminder e-mail is, is het toch een geweldige marketingtactiek voor Lyft. Het benadrukt de toewijding van het bedrijf aan publieke dienstverlening in een tijd waarin concurrenten de autoriteiten misleiden en klanten van streek maken.

Spontane herinneringen als deze kunnen fungeren als leuke en creatieve vormen van PR. Door uit te zoeken welke onderwerpen je lezers interesseren en daar iets aan toe te voegen, kun je een diepere band met ze smeden, wat na verloop van tijd tot waardevolle relaties leidt.

Houd het simpel

Als je uiteindelijk alleen een antwoord wilt, is het doorsturen van de oorspronkelijke e-mail met een “vriendelijke herinnering” vaak al voldoende.

Maar als je wat extra tijd hebt om creatief te zijn, kom je met kleine toevoegingen al een heel eind. Bovendien kan het saai worden om steeds dezelfde tactieken te herhalen. Probeer de bovenstaande strategieën eens uit om de boel eens lekker door elkaar te gooien.

Als je nog meer tips hebt, laat ze dan hieronder achter in het commentaarveld. Wat is uw methode?

Wilt u uw herinneringsmails verder verbeteren?

FollowUp brengt belangrijke informatie over de mensen die u mailt direct in uw inbox. Houd notities en profielen bij, zodat u de gegevens van elk contact altijd bij de hand hebt. Als u het niet meer bij wilt houden, kunt u met één klik herinneringen voor de volgende stap toevoegen, zodat u het nooit meer vergeet. Ontdek de functies van FollowUp en mis nooit meer een e-mail.