Wat is de 7-jaarsregel bij antecedentenonderzoek?
Als uw bedrijf momenteel antecedentenonderzoeken uitvoert, heeft u wellicht een beleid voor de manier waarop moet worden omgegaan met negatieve bevindingen. Zoals u wellicht weet, zijn negatieve bevindingen alles wat in strijd is met de verklaring van een werknemer op zijn sollicitatie. Dit kan gaan van oude arrestaties tot valse verklaringen over werk of opleiding. In veel gevallen kunnen werkgevers ervoor kiezen geen sollicitanten in dienst te nemen bij wie bij een antecedentenonderzoek negatieve bevindingen zijn gedaan.
Er zijn echter bepaalde regels die moeten worden nageleefd volgens de federale overheid, evenals staats- en lokale regelgeving. Met name de FCRA (Fair Credit Reporting Act) is van toepassing op antecedentenonderzoek en het gebruik daarvan bij aanwervingsbeslissingen. Hoewel de staat waarin een kandidaat verblijft, bijkomende vereisten kan hebben die verder gaan dan die van de FCRA, moeten alle staten zich minimaal houden aan de richtlijnen van de FCRA. Een van deze vereisten staat bekend als de 7-jaars regel.
In essentie stelt de 7-jaars regel dat alle civiele rechtszaken, civiele vonnissen, arrestatie records, en betaalde belasting retentierechten niet kunnen worden gerapporteerd in een achtergrond onderzoek (of ander consumenten rapport) na 7 jaar. Dit geldt voor elke staat in de VS. In sommige gevallen gaan staten zelfs nog verder met hun regelgeving, zoals in Californië, New York en Kentucky, waar niet-veroordelingen helemaal niet kunnen worden gemeld, behalve voor lopende aanklachten.
En hoe zit het met strafrechtelijke veroordelingen? In veel staten zijn ze niet onderworpen aan de 7-jaar regel. (Zie deze grafiek voor uitzonderingen, die zowel beperkingen in de tijd als salarisplafonds omvatten). Moet uw bedrijf deze informatie van uw antecedentenonderzoeker krijgen?
U zou kunnen denken dat hoe meer informatie u bij de hand heeft, hoe beter. In veel situaties is dat zeker het geval. Maar als u beslissingen neemt op basis van strafrechtelijke veroordelingen, zelfs als dat is toegestaan volgens de FCRA en de richtlijnen van uw staat, kunt u zich op een lastig terrein begeven. De Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) beschermt de rechten van sollicitanten en kan een weigering om iemand in dienst te nemen op basis van een oude strafrechtelijke veroordeling als discriminatie beschouwen. Om aan de goede kant van de EEOC te blijven, is het van essentieel belang om rekening te houden met de aard van een strafbaar feit en met de tijd die is verstreken.
Omdat de regel van 7 jaar voor niet-strafrechtelijke veroordelingen in alle staten geldt en voor strafrechtelijke veroordelingen in veel staten, zult u misschien merken dat uw leverancier van antecedentenonderzoeken of van consumentenrapporten ook alleen informatie verstrekt volgens die normen. Dit algemene beleid kan uw bedrijf beschermen tegen discriminatieclaims of rechtszaken in de toekomst.
Alliance Risk Group. is een full-service onderzoeksbureau dat best practice achtergrondcontroles uitvoert in een verscheidenheid van industrieën, ongeacht de grootte of geografische locatie van uw bedrijf. Bent u geïnteresseerd in meer informatie over achtergrondonderzoeken? Maak een afspraak voor een gratis webinar om te zien of onze diensten iets voor u kunnen zijn!
Wij nodigen u uit om onze bibliotheek met blogberichten en whitepapers door te bladeren om een beter inzicht te krijgen in de waarde die achtergrondonderzoeken voor uw organisatie kunnen hebben.