Wat is een afzender?

De afzender is de persoon of entiteit die iets naar een ontvanger stuurt. Dit betekent dat een afzender niet altijd een natuurlijke persoon is, het kan onder meer een bedrijf, organisatie, dienst of onderwijsinstelling zijn.

Datgene wat de afzender verstuurt kan een document zijn, een geschreven tekst, bijvoorbeeld een brief of een e-mail, maar het kan ook een pakket zijn.

Het woord afzender komt van het Latijnse remittentis, meer bepaald van het actief deelwoord van het werkwoord remittere, dat samengesteld is uit het voorvoegsel re- , dat ‘opnieuw’, ‘opnieuw’, ‘ongedaan maken’, ‘teruggaan’, ‘achteruit’ betekent; en mittere, dat ‘verzenden’ betekent. Het achtervoegsel -nte geeft aan dat iemand de handeling uitvoert. Volgens de etymologie verwijst de afzender dus naar de identificatie of het adres (achterstevoren) van de persoon die iets verstuurt.

In het algemeen wordt de afzender expliciet gemaakt in het retouradres van een fysieke envelop of pakket, en in de header van een e-mail. De afzender kan echter niet altijd worden geïdentificeerd of anoniem zijn.

In een e-mail verschijnt de afzender in het gebied met de tekst “Van:”. Afhankelijk van het soort e-mail, ondertekent de afzender meestal of verschijnt hij onderaan de e-mail. In ieder geval is het gebruikelijk dat de afzender zich identificeert, zowel in de body van de e-mail als in de body van een brief.

Daarnaast is het belangrijk dat de afzender bepaalde contactgegevens in het retouradres zet, omdat de brief of het pakket misschien niet bij de ontvanger wordt afgeleverd en naar de afzender moet worden teruggestuurd.

Het feit dat de afzender zich identificeert is niet altijd verplicht, en hangt af van het soort bericht dat wordt verzonden. Hun identificatie is echter een formaliteit die dient om de ontvanger te informeren over wie de verzending heeft verricht.

De gegevens die gewoonlijk op de enveloppe of het pakket worden vermeld, wanneer een brief per fysieke post wordt verzonden, zijn:

• Identificatie van de afzender (zijn voor- en achternaam).
• Volledig adres, dat de straatnaam en het huisnummer kan omvatten.
• Postcode.
• De regio, staat of provincie.
• Het land.

Op een enveloppe die door een fysieke postdienst wordt verzonden, wordt het retouradres met de gegevens van de afzender meestal op de achterkant of de keerzijde geplaatst, op de sluitingsklep van de enveloppe, of op de linkerbovenmarge van de voorzijde van de enveloppe (voorzijde). Er zij op gewezen dat de rangschikking van deze gegevens zal afhangen van het formaat van de brief, of het pakket, alsmede van het soort verzending.

Wat is een geadresseerde?

In een communicatieve handeling is de geadresseerde de ontvanger van een bericht. Wanneer het gaat om de verzending van een document, post of pakket, is de geadresseerde de persoon of entiteit die de verzending ontvangt.

Het woord geadresseerde komt van het Latijnse destinare, en is samengesteld uit het voorvoegsel de-, dat “van boven naar beneden” betekent; -stinare, dat “vast” of “gefixeerd” betekent; en uit het achtervoegsel -ario, dat “plaats” of “behorend” betekent. Zo verwijst geadresseerde etymologisch naar de beweging (richting) naar de specifieke plaats waar de ontvanger zich bevindt.

In tegenstelling tot de afzender, die anoniem kan zijn, moet bij het versturen van een fysieke brief, document of pakket, de geadresseerde altijd aanwezig zijn.

In een e-mail verschijnt de geadresseerde in het gedeelte dat luidt “Aan:”. Net als bij de afzender is het gebruikelijk dat de geadresseerde expliciet in de body van de e-mail wordt vermeld.

Wanneer het om een fysieke post-enveloppe of pakket gaat, wordt de geadresseerde op dezelfde manier geïdentificeerd als de afzender. Zo worden de gegevens die de ontvanger identificeren, zoals uw naam en volledig adres, geplaatst.

In het geval van de ontvanger zijn de gegevens die doorgaans in de enveloppe of het fysieke pakket worden opgenomen, de volgende:

• Identificatie van de ontvanger (uw naam en achternaam).
• Volledig adres, eventueel met straat en huisnummer.
• Postcode.
• Regio, staat of provincie.
• Land.

De gegevens van de ontvanger staan op de voorzijde van de envelop, meestal rechtsonder of in het midden. De ordening van deze gegevens kan echter verschillen, afhankelijk van het formaat van de brief en het soort verzending.

Behandeling van de geadresseerde

De behandeling die de geadresseerde krijgt, hangt af van de relatie tussen de geadresseerde en de afzender, alsmede van het soort post of document dat wordt verzonden en de reden voor het contact.

Wat de beleefdheidstitel betreft, als het een mail is aan iemand die je vertrouwt, zoals een vriend of familielid, gebruik dan de voornaam van de persoon, of een verkorte titel zoals “Mr.”, “Mrs.”, “Ms.”, “D.”, etc., kan in de meeste situaties voldoende zijn.

In het geval van een formele mailing of als het een ontvanger betreft die u niet kent of met wie u geen vertrouwensrelatie/bekendheid hebt, kunt u het beste ook een formele behandeling geven. Zo zou een behandeling van “de heer/mevrouw”, of de afkorting van de beroeps- of academische titel van die persoon het meest op zijn plaats zijn.

Behandeling van de ontvanger in het corpus van het document

Al in het corpus van het document, de brief of de mail zijn ook de voornaamwoorden en de behandeling in het spraakgebruik van belang, wanneer de afzender naar de ontvanger verwijst.

Het voornaamwoord “u” en de tuteo zijn bijvoorbeeld in het algemeen voorbehouden aan ontvangers met wie een vertrouwensrelatie bestaat. Het voornaamwoord “usted” en ustedeo worden aanbevolen voor situaties waarin de geadresseerde onbekend is of een formele en respectvolle relatie met de geadresseerde heeft.