Bedrijfsplanning is een manier om antwoord te geven op de vraag: “Welk(e) probleem(en) proberen we op te lossen?” of “Wat proberen we te bereiken?” maar ook op de vraag: “Wie zal ons daar brengen, tegen wanneer, en hoeveel geld en andere middelen zullen daarvoor nodig zijn?” Het bedrijfsplanningsproces houdt rekening met de missie en visie van de nonprofit, de rol van het bestuur, en externe omgevingsfactoren, zoals het klimaat voor fondsenwerving. Idealiter houdt het bedrijfsplanningsproces ook rekening met de mogelijkheid van veranderingen in de basisveronderstellingen over de bedrijfsomgeving van de non-profit. Veel non-profitorganisaties zijn bijvoorbeeld afhankelijk van overheidscontracten of subsidies. Wat als de specifieke bronnen van inkomsten die vandaag bestaan in de toekomst veranderen? Een bedrijfsplan kan de non-profit en haar bestuur helpen voorbereid te zijn op toekomstige risico’s, door vragen te beantwoorden als: “Hoe groot is de kans dat de geplande activiteiten gewoon doorgaan? Of dat onze huidige bronnen van inkomsten dit niveau van inkomsten zullen blijven verschaffen? En wat is Plan B als dat niet het geval is?”

Narratief van een businessplan

U kunt een businessplan zien als een verhaal – of verhaal – dat uitlegt (idealiter op een manier die zinvol is voor iemand die niet intiem bekend is met de activiteiten van de non-profit) hoe de non-profit zal gedijen gezien haar activiteiten, haar bronnen van inkomsten, haar uitgaven, en de onvermijdelijke veranderingen in haar interne en externe omgeving in de loop van de tijd. Volgens Propel Nonprofits, moet een businessplan gewoonlijk 4 componenten hebben die identificeren: inkomstenbronnen/mix; operationele kosten; programmakosten; en kapitaalstructuur.

Een businessplan kan uitleggen: wat de inkomstenbronnen zullen zijn om de activiteiten van de charitatieve nonprofit te ondersteunen. Wat zullen de soorten inkomsten zijn (soms aangeduid als “inkomstenstromen”) waarop de non-profit zal vertrouwen om zijn motor draaiende te houden? Een bedrijfsplan kan ook rekening houden met veronderstellingen die vandaag bestaan maar in de toekomst kunnen veranderen: Zijn er bepaalde factoren die aanwezig moeten zijn om die inkomstenstromen te laten blijven stromen? Het plan moet zowel ingaan op de dagelijkse kosten die nodig zijn om de organisatie als entiteit te laten functioneren, als op de kosten die specifiek zijn voor de unieke programma’s en activiteiten van de non-profitorganisatie. Het plan kan details bevatten over de behoefte aan de diensten van de organisatie (een evaluatie van de behoeften) en over de waarschijnlijkheid dat bepaalde financiering beschikbaar zal zijn (een haalbaarheidsstudie) of over veranderingen in de technologie of het personeel van de organisatie die nodig zullen zijn om met succes haar missie te bevorderen. Een ander mogelijk aspect van een bedrijfsplan zou een “concurrentieanalyse” kunnen zijn die beschrijft welke andere entiteiten soortgelijke diensten verlenen in de diensten- en missiegebieden van de non-profit. Ten slotte moet het bedrijfsplan belangrijke veronderstellingen vermelden, zoals dat het reservebeleid van de organisatie vereist dat zij te allen tijde ten minste zes maanden operationele contanten bij de hand heeft. Het idee is om de bekende – en rekening te houden met de onbekende – realiteiten van de non-profit activiteiten te identificeren, en voor te stellen hoe de non-profit financieel gezond zal blijven. Het is tenslotte een “plan” – en de onderliggende veronderstellingen kunnen veranderen. Als dat zo is, dan kan het hebben van een plan nuttig zijn tijdens het proces van het identificeren van aanpassingen die moeten worden gemaakt om te reageren op veranderingen in de operationele omgeving van de non-profit.

Basis formaat van een business plan

Het formaat kan veranderen afhankelijk van de doelgroep. Een business plan opgesteld voor een bank (ter ondersteuning van een lening aanvraag) kan anders zijn dan een business plan dat bestuursleden zullen gebruiken om hun prioriteiten te helpen bepalen bij het werven van nieuwe bestuursleden. Hier is een typisch overzicht van het format voor een ondernemingsplan:

• Inhoudsopgave
• Uitvoerende samenvatting – Noem het probleem dat de non-profit probeert op te lossen: haar missie, en hoe ze haar missie volbrengt.
• Mensen: overzicht van de structuur van de non-profit en wie maakt wat waar
• Marktkansen / concurrentie-analyse
• Programma’s en diensten: overzicht van de uitvoering
• Contingenties: wat zou er kunnen veranderen?
• Financiële gezondheid: wat is de huidige status en waar zullen de inkomsten vandaan komen om de missie in de loop van de tijd te bevorderen?
• Aannames en voorgestelde veranderingen: Wat moet er gebeuren om deze non-profit financieel gezond te houden?

Wat is het verschil tussen bedrijfsplanning en strategische planning?

Een bedrijfsplan legt het “wie/wat/hoe/waar/wanneer” uit en zal vragen beantwoorden als: “Wie zijn de klanten van de non-profit?” “Wat is het geografische gebied voor de diensten van de non-profit?” “Welke andere non-profitorganisaties leveren soortgelijke diensten?” en “Welke diensten levert onze non-profitorganisatie die uniek zijn?” Een businessplan is het actieplan, het identificeren van de taken, mijlpalen en doelen, maar ook het identificeren van het potentieel voor succes en de potentiële risico’s in het verschiet, gezien de “concurrentievoordelen” van de nonprofit en de omgeving waarin het opereert.

Het strategisch plan neemt alles wat het businessplan heeft geïdentificeerd en beantwoordt “hoe” de gewenste resultaten zullen worden bereikt, zoals: “Hoe zullen we dit alles bereiken met beperkte middelen? Welke prioriteiten stellen we? Hoe bereiken we ambitieuzere omzetdoelstellingen?” Andere vragen die een strategisch plan kan beantwoorden zijn onder meer: “Wat moet er gebeuren zodat we succes kunnen boeken?” en “Hoe zullen we succes meten?” Meer informatie over strategische planning voor non-profitorganisaties.

Voorbeeld: Een van de bevindingen uit het “business plan” van een non-profit organisatie zou de noodzaak kunnen zijn om de financiële middelen te diversifiëren. Het strategisch plan zou dan kunnen ingaan op hoe de non-profit zijn middelen zal diversifiëren, bijvoorbeeld door het vergroten van de individuele donateursbasis van de non-profit, en dan verder gaan om te identificeren hoe dat zal gebeuren, bijvoorbeeld door de tactiek van het ontwikkelen van een jaarlijkse donatiecampagne; en verder, hoe die tactiek kan worden volgehouden, bijvoorbeeld door het identificeren van de kosten van het personeel dat nodig is om die activiteit op een continue basis te ondersteunen; en hoe succes in de jaarlijkse donatiecampagne zal worden gemeten.

Tools voor bedrijfsplanning

• Moet uw non-profitorganisatie een bedrijfsmodelverklaring gebruiken als aanvulling op haar missieverklaring? (Blue Avocado)
• Tools voor bedrijfsplanning, het creëren van een theorie van verandering, een case voor steun, en het bouwen van een inkomstenplan (te koop bij Social Velocity)
• Gratis voorbeeld businessplannen voor non-profit (Bridgespan)
• Componenten van transformerende non-profit businessmodellen (Propel Nonprofits)

Bronnen

• Wat is een businessplan en waarom heb ik er een nodig voor mijn nonprofit? Joanne Fritz, About.com
• Bedrijfsplanning voor non-profitorganisaties: Wat het is en waarom het belangrijk is (Bridgespan)
• Hoe schrijf ik een businessplan voor een non-profitorganisatie? (Grantspace)
• De matrixkaart: een krachtig hulpmiddel voor non-profit duurzaamheid (Nonprofit Quarterly)
• Het Nonprofit Business Plan: A Leader’s Guide to Creating a Successful Business Model David La Piana, Heather Gowdy, Lester Olmstead-Rose, and Brent Copen, Turner Publishing
• Voorbeeld ondernemingsplan voor een sociale onderneming (Propel Nonprofits)

Voeg je aan bij de vereniging van nonprofitorganisaties in je staat voor speciale mogelijkheden, zoals hulp bij bedrijfsplanning, maar ook bij strategische planning.