Het communicatieproces kan worden onderverdeeld in een reeks van acht essentiële componenten, die elk een integrale functie hebben in het totale proces:

1. Bron
2. Boodschap
3. Kanaal
4. Ontvanger
5. Feedback
6. Omgeving
7. Context
8. Interferentie

Bron

De bron bedenkt, creëert en verzendt het bericht. De bron codeert de boodschap door precies de juiste volgorde of de beste woorden te kiezen om de bedoelde betekenis over te brengen, en presenteert of verzendt de informatie aan het publiek (ontvanger). Door te kijken naar de reactie van het publiek, ziet de bron hoe goed zij de boodschap hebben ontvangen en reageert met verduidelijking of ondersteunende informatie.

Boodschap

“De boodschap is de stimulus of betekenis die door de bron wordt geproduceerd voor de ontvanger of het publiek” (McLean, 2005). De boodschap brengt woorden samen om betekenis over te brengen, maar gaat ook over hoe het wordt overgebracht – door non-verbale aanwijzingen, organisatie, grammatica, stijl, en andere elementen.

Kanaal

“Het kanaal is de manier waarop een bericht of berichten reizen tussen bron en ontvanger.” (McLean, 2005). Gesproken kanalen zijn onder meer persoonlijke gesprekken, toespraken, telefoongesprekken en voicemailberichten, radio, omroepinstallaties en Skype. Schriftelijke kanalen zijn brieven, memoranda, inkooporders, facturen, kranten- en tijdschriftartikelen, blogs, e-mail, sms-berichten, tweets, enzovoort.

Ontvanger

“De ontvanger ontvangt de boodschap van de bron, analyseert en interpreteert de boodschap op manieren zowel bedoeld als onbedoeld door de bron” (McLean, 2005).

Feedback

Wanneer je reageert op de bron, bedoeld of onbedoeld, dan geef je feedback. Feedback bestaat uit boodschappen die de ontvanger terugstuurt naar de bron. Verbaal of non-verbaal, al deze feedbacksignalen stellen de bron in staat om te zien hoe goed, hoe accuraat (of hoe slecht en onnauwkeurig) de boodschap is ontvangen (Leavitt & Mueller, 1951).

Omgeving

“De omgeving is de sfeer, fysiek en psychologisch, waarin je boodschappen zendt en ontvangt” (McLean, 2005). Omgeving, mensen, dieren, technologie, kunnen allemaal invloed hebben op je communicatie.

Context

“De context van de communicatie-interactie omvat de setting, scène, en verwachtingen van de betrokken individuen” (McLean, 2005). In een professionele communicatiecontext kan sprake zijn van zakelijke pakken (omgevingscues) die direct of indirect de verwachtingen van taal en gedrag bij de deelnemers beïnvloeden.

Interferentie