Met ons sjabloon voor reiskostenbeleid hebben we het zware werk voor u gedaan. We hebben met travel managers gesproken om te ontdekken welke essentiële elementen een beleid moet bevatten, en we hebben er een ontwikkeld die beknopt, eenvoudig te begrijpen en zeer eenvoudig aan te passen is.

Krijg de sjabloon nu, of lees hieronder verder voor meer informatie over wat is opgenomen, waarom we het hebben opgenomen, en hoe u elk element kunt aanpassen voor uw eigen bedrijfsgebruik.

Wat staat er in onze sjabloon voor reisbeleid?

Onze sjabloon voor reisbeleid voor Britse, Amerikaanse of EU-reizigers bevat de zes belangrijkste secties die hier worden beschreven. We hebben het zo geformatteerd dat het gemakkelijk te lezen is en gemakkelijk kan worden aangepast.

Een effectief zakenreisbeleid bestaat uit zes hoofdonderdelen:

1. Inleiding
2. Travel booking process
3. Expense categories
4. Non-reimbursable purchases
5. Expense reporting and reimbursement process
6. Travel support, safety and duty of care

Laten we eens kijken wat u in elke sectie moet opnemen.

Download sjabloon reisbeleid

Sectie 1: Inleiding

Een slim sjabloon voor een reiskostenbeleid moet altijd een inleiding bevatten. Waarom? U wilt werknemers duidelijk maken dat uw beleid niet slechts een bureaucratisch achterdeurtje is. Het helpt hen veilig te blijven, verbetert de eerlijkheid en vermindert handmatig werk en verwarring. Wij raden u aan een opsomming van de belangrijkste voordelen van uw reisbeleid op te nemen, zodat reizigers weten waarom het belangrijk is.

Als u meerdere reisbeleidsregels hebt voor afdelingen of soorten werknemers, moet u ook de inleiding gebruiken om duidelijk te maken voor wie de beleidsregels bedoeld zijn.

Top tip: vermeld in uw inleiding de voordelen van het volgen van uw beleidsregels voor reizigers, zoals veilig blijven en ondersteuning krijgen, zodat ze weten waarom ze deze moeten volgen.

Sectie 2: Reisboekingsproces

In de tweede sectie van ons gratis sjabloon voor reisbeleid hebben we alles opgenomen wat werknemers moeten weten over waar en hoe ze reizen kunnen boeken.

• Hoe boekt u reizen – Wat is uw goedgekeurde proces, methode en/of platform voor het boeken van zakenreizen? Als uw bedrijf een platform gebruikt waarmee reizigers binnen het beleid kunnen boeken, vermeld dan de naam van uw goedgekeurde boekingsplatform. Anders, schrijf de naam en contactgegevens van het bedrijf of de persoon waarmee ze contact moeten opnemen om een boeking aan te vragen.
• Gebruik van loyaliteitsprogramma’s – Veel bedrijven staan niet toe dat reizigers punten verzamelen voor hun persoonlijke loyaliteitsprogramma’s. Maar als u erop vertrouwt dat uw reizigers het juiste doen, kunt u dit toestaan en in uw beleid een regel opnemen als “Werknemers mogen geen duurdere opties kiezen alleen om loyaliteitspunten te krijgen.”
• Verlenging van vrije tijd – Soms willen zakenreizigers hun reis verlengen tot in het weekend, of een deel van hun vakantiedagen opgebruiken. Je moet regels opstellen voor vrijetijdsuitbreidingen (of ‘bleisure’), zoals welk kostenverschil is toegestaan voor retourvluchten.

op tip: Maak het glashelder hoe reizigers geacht worden reizen te boeken. Gebruik een bedrijfsboekingsplatform om alle reizen op één plek bij te houden.

Sectie 3: Onkostencategorieën

Een belangrijk onderdeel van elk onkostenbeleid en elke onkostenprocedure is wat werknemers mogen declareren.

In het derde deel van ons sjabloon voor het zakenreisbeleid hebben we de uitgaven voor zakenreizen onderverdeeld in veel voorkomende categorieën: vluchten, logies, grondvervoer, eten en entertainment, en persoonlijk telefoongebruik.

Hier volgt de informatie die in elke uitgavencategorie moet worden opgenomen:

Vluchten

• Goedgekeurd hulpmiddel of methode om te boeken
• Voorkeurleveranciers (indien van toepassing)
• Regels over het al dan niet toestaan van business class, zoals voor vluchten boven een bepaalde duur, of vluchten van werknemers met een bepaalde anciënniteit
• Hoeveel dagen van tevoren moet een internationale vlucht worden geboekt
• Hoeveel dagen van tevoren moet een binnenlandse vlucht worden geboekt

Accommodatie

• Goedgekeurde tool of methode om te boeken
• Maximale nachttarieven per stad
• Voorkeursleveranciers en details over onderhandelde tarieven (indien van toepassing)
• Regels voor standaardkamers en upgrades, bijvoorbeeld standaardkamers zijn verplicht, maar kamerupgrades zijn toegestaan als ze zonder extra kosten worden aangeboden
• Vergoedbare hotelkosten, zoals parkeren
• Regels voor het boeken van Airbnb of huurappartementen

Treinvervoer

• Goedgekeurde tool of methode om te boeken
• Type treinkaartje toegestaan, zoals economy

Taxi’s en ride-sharing

• Wanneer taxi’s en ride-sharing zijn toegestaan, bijvoorbeeld alleen wanneer openbaar vervoer niet haalbaar is
• Maximumbedrag per transactie

Verhuur en eigen auto

• Type huurauto klasse toegestaan, zoals compact of mid-size
• Het aantal werknemers dat naar verwachting een huurauto deelt wanneer zij samen reizen
• Hoeveel wordt vergoed per mijl of kilometer

Voeding en vermaak

• Vergoed te betalen bedrag, per ontbijt
• Vergoed te betalen bedrag per lunch
• Vergoed te betalen bedrag, per diner
• Aternatief, een dagelijks maximum of per diem
• Regels voor teammaaltijden, zoals wie het bedrag goedkeurt
• Regels voor client entertainment, zoals wat is toegestaan

Persoonlijk telefoongebruik

• Hoeveel of hoeveel procent van de telefoonrekening wordt vergoed tijdens de weken dat de werknemer op reis is
• Wordt schade aan of diefstal van de persoonlijke telefoon vergoed tijdens zakenreizen, en zo ja, tot welk bedrag?

Toptip: We hebben alles opgenomen in ons sjabloon voor reisbeleid. U hoeft alleen de bedragen, goedgekeurde leveranciers en andere details voor elke categorie vergoedbare kosten in te voeren. U kunt eenvoudig alles verwijderen dat niet bij uw bedrijf past.

Hoofdstuk 4: Niet-terugbetaalbare aankopen

Integreer een lijst met opsommingstekens met de mogelijke reiskosten die uw bedrijf niet zal vergoeden. Hier volgen enkele voorbeelden van niet-vergoedbare zaken die u wellicht in uw reisbeleid wilt opnemen:

• In-flight aankopen
• Excess bagagekosten
• Kinderopvang, huisdierverzorging en dierenpension
• Toiletartikelen of kleding
• Airline club lidmaatschappen
• Minibar aankopen of barrekeningen
• Wasserette of stomerij
• Parkeerboetes of verkeersovertredingen
• Vliegticket wijzigingskosten
• Eerste klas treinvervoer
• Premium, Luxury of Elite autohuur
• Films, online entertainment of kranten
• Gebruik van spa en health club
• Bloemen, snoep en zoetwaren
• Room service
• Extra bedden of beddengoed
• Kleding
• Schade aan persoonlijke voertuigen
• Verzekering huurauto bedrijf

Top tip: Betrek belanghebbenden zoals uw CFO en een paar van uw frequente reizigers om te bepalen wat eerlijk is om uit te sluiten over het hele bedrijf, voor alle reizen

Sectie 5: Onkostendeclaratie en vergoedingsproces

In het gedeelte over uw onkostenbeleid en -procedure, zorg ervoor dat u het volgende opneemt:

• Welke tool moet worden gebruikt voor de uitgaven
• Welke items hoeven niet te worden toegevoegd in de onkostentool, bijvoorbeeld als een reis is geboekt met uw goedgekeurde boekingstool
• Bij wie moeten onkostendeclaraties worden ingediend
• Wat moet worden opgenomen in verzoeken om terugbetaling
• Datum voor het indienen van verzoeken om terugbetaling
• Typische verwerkingstijd voor het ontvangen van terugbetaling

Top tip: Maak glashelder welke tool medewerkers moeten gebruiken voor het indienen van onkosten- en vergoedingsaanvragen.

Download het gratis sjabloon

Sectie 6: Reisondersteuning, veiligheid en zorgplicht

Het is belangrijk dat uw reisbeleid iets is dat reizigers willen lezen. Het moet informatie bevatten die ze nodig hebben, op die manier moeten ze het regelmatig bezoeken en tegelijkertijd kunnen ze zich vertrouwd maken met het document. Reizigers willen zeker veilig onderweg zijn, en uw bedrijf zou dat ook moeten doen. Neem informatie over reisondersteuning, reisverzekeringen en uw zorgplicht op in uw reisbeleid.

• Traceer de verblijfplaats van reizigers – Maak van deze gelegenheid gebruik om reizigers te laten weten dat hun reis wordt getraceerd als ze via uw goedgekeurde methode of tool boeken. In geval van nood zullen stappen worden ondernomen om hen te evacueren. Als u niet weet waar ze zijn, kunt u niet helpen! Vermeld de naam van uw goedgekeurde tool, en wat ze moeten doen om ervoor te zorgen dat hun reis nauwkeurig wordt gevolgd als ze om een geldige reden buiten de tool om moeten boeken.
• Reisondersteuning – Wie moeten uw reizigers bellen in geval van reisannuleringen, wijzigingen, enz. Vermeld de contactgegevens van uw reisondersteuner, inclusief telefoonnummers, e-mailadressen en wat van toepassing is. Als er meerdere nummers zijn op basis van regio of taal, vermeld die dan ook.
• Ondersteuning voor noodgevallen – Vermeld in deze subrubriek uw zorgplichtleverancier (als u er een hebt) en de gegevens van uw reisverzekering. Vermeld ook de naam van de werknemer of de leverancier met wie ze contact moeten opnemen in geval van nood.

Toptip: Neem informatie op over reisondersteuning, verzekering en veiligheid, zodat reizigers alles wat ze moeten weten op één plek kunnen krijgen en zich vertrouwd kunnen maken met uw beleid als geheel.

Hoe implementeert u uw reisbeleid

• Aanpassen – Pas het sjabloon voor het reisbeleid aan en maak het definitief. Werk samen met belanghebbenden om alle noodzakelijke bewerkingen en aanpassingen in het beleid aan te brengen; verzamel alle details zoals reisverzekering, nachttarieven, enz.
• Automatiseer – Werk uw geautomatiseerde reisbeleid bij. Maak of update een geautomatiseerd reisbeleid zodat reizigers en/of admins altijd binnen het beleid kunnen boeken.
• Deploy – Rol wijzigingen uit naar medewerkers. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, rolt u uw nieuwe beleidsdocument en geautomatiseerde beleid uit naar alle werknemers of een eerste subset.
• Luisteren – Verzamel feedback over het nieuwe beleid. Krijg feedback van medewerkers over de duidelijkheid van uw reisbeleid, evenals het gebruiksgemak van uw goedgekeurde tools en geautomatiseerde beleid.

Ontdek nu de sjabloon, of meld u aan voor een gratis proefversie van TravelPerk Premium, zodat u een geautomatiseerd beleid kunt maken dat is ingebouwd in het reisboekingsproces.

Download sjabloon voor reisbeleid