Leer hoe je effectief vergadert door de vier fasen te volgen en hoe je omgaat met lastige organisatieleden.

• Wat zijn effectieve vergaderingen?

• Waarom heb je effectieve vergaderingen nodig?

• Hoe voer je effectieve vergaderingen?

• Tips voor het omgaan met lastige leden

Wat zijn effectieve vergaderingen?

Soms lijkt het wel of we altijd vergaderen. We hebben onze reguliere maandelijkse organisatievergaderingen, speciale taakgroepvergaderingen om aan dringende acties te werken en commissievergaderingen voor projecten die onze groep op zich heeft genomen. Vergaderingen nemen zoveel van onze tijd in beslag omdat ze de manier zijn waarop we onze beslissingen nemen, onze acties plannen, en het werk dat we doen vooruit helpen.

Maar hoeveel van ons hebben een hekel aan vergaderingen? We hebben allemaal wel herinneringen aan vergaderingen (misschien zelfs aan de commissievergadering van gisteravond) die eindeloos lijken te duren zonder dat er ooit besluiten worden genomen. Iemand viel steeds in de rede en schoof iedereen van de agenda af, de voorzitter had te veel eigen meningen, de vergadering draaide overuren, en tegen de tijd dat hij voorbij was, ging iedereen moe en ontevreden naar huis.

Wel, hoewel er geen toverstokje bestaat om elke vergadering effectiever te maken, kunnen vergaderingen wel degelijk helpen bij de besluitvorming en planning. Ze hoeven niet pijnlijk te zijn. Ze kunnen zelfs leuk zijn. En u kunt leren hoe u uw vergaderingen zowel nuttig als plezierig kunt maken voor iedereen die aanwezig is. Effectieve vergaderingen helpen uw groep haar doelen te bereiken.

Waarom hebt u effectieve vergaderingen nodig?

Wist u dat de manier waarop u uw vergaderingen beheert en leidt, een van de grootste “risicofactoren” is voor deelname en ledeninvestering in uw organisatie? Alle onderdelen van een vergadering zijn belangrijk: planning (vooral het doordenken van agenda’s en doelstellingen); logistiek; en voorzittersvaardigheden en -principes. Al deze onderdelen hebben invloed op de participatie en betrokkenheid van de leden.

Elke “fase” moet aandacht krijgen en serieus worden genomen, omdat goed vergadermanagement kritisch gekoppeld is aan participatie. Het is door middel van vergaderingen dat de groep al dan niet in staat is om dingen gedaan te krijgen, problemen op te lossen, zichzelf te besturen op een manier die inclusie en veiligheid bevordert, en een gevoel van gemeenschap creëert.

Hoe leid je een effectieve vergadering?

Het leiden of voorzitten van een vergadering betekent meer dan alleen de groep door de agenda loodsen. Als je een vergadering voorzit, ben je verantwoordelijk voor het welzijn van de groep en de mensen die erin zitten. Dat vraagt om een zekere mate van aandacht voor “groepsdynamiek” en andere proceskwesties. Al die “gevoelige” dingen zijn belangrijk!

Bedenk: Vergaderingen leiden is een vaardigheid, niet iets waarvan je van nature weet hoe je het moet doen. Net als met elke andere vaardigheid, zul je met oefening beter worden – en zelfverzekerder ook!

Wanneer iemand zegt: “Goed gedaan. Dat was een goede vergadering”, wat bedoelen ze dan echt? Een echt goede vergadering ontstaat wanneer aandacht wordt besteed aan de vier fasen van vergadermanagement:

• Planning voor de vergadering (Agenda en doelen)
• Opzetten van de vergadering (Logistiek)
• Leiden van de vergadering (Voorzitten/Faciliteren)
• Follow-up (Na afloop van de vergadering…)

Fase 1: Het plannen van de vergadering

Als je aandacht besteedt aan het plannen van je vergadering, kun je de “vergaderkillers” vermijden zoals:

• Verspilling van vergadertijd
• Verspilling van tijd van mensen
• Saaie vergaderingen die nergens toe leiden
• Vergaderingen omwille van het vergaderen

Bepaal het doel van de vergadering

Is het om het huishoudelijk reglement te herzien, vrijwilligerswerving te plannen, of iets anders? Geen duidelijk doel? Een saaie en ongerichte vergadering kan het gevolg zijn! Kom met een duidelijk doel en de agenda wordt je routekaart om daar te komen.

Doe je huiswerk!

Als je informatie of onderzoek nodig hebt voor de vergadering, kun je dat maar beter gedaan hebben voordat de vergadering begint. Wat gebeurt er als je op een vergadering verschijnt waar belangrijke informatie ontbreekt? Dat is meestal zonde van de tijd!

Beslis wie erbij moet zijn

Als je aan een reclamebordcampagne werkt, moet dan het hele ledenbestand aanwezig zijn of alleen de reclamebordcommissie? Denk na voordat je die convocaties verstuurt!!! Als mensen naar een vergadering komen waar ze niets om de agenda geven, raad eens wat? Dan komen ze meestal niet terug!

Plan met anderen

Dit is een geweldige manier om nieuwe leiders te ontwikkelen en andere mensen meer te betrekken bij het werk van je groep! Breng gewoon drie of vier geïnteresseerden bij elkaar en stel de agenda op – het duurt niet langer dan een uur!

En het belangrijkste…

Goede agenda’s tellen!

Leg op een rijtje hoeveel tijd je voor elk item inplant. Als iemand anders dan jij een deel van de agenda presenteert, vermeld dat dan ook, en verstuur het minstens een week van tevoren. Leden van een groep moeten weten wat ze komen doen!

Als de agenda je routekaart is, zorg er dan voor dat alle haltes erop staan, zonder al te veel onnodige uitstapjes. Laat iedereen weten wat er besproken gaat worden; houd het niet geheim!

Fase 2: Het opzetten van de vergadering

Start en eindigt op tijd

Het is respectloos om misbruik te maken van de tijd van de leden en zo’n beetje de grootste afknapper die er is! Als je te laat moet beginnen omdat er maar drie mensen in de zaal zijn als je moet beginnen, bied dan op zijn minst je excuses aan! Beter nog, maak er een gewoonte van op tijd te beginnen, zelfs als er maar drie mensen in de zaal zijn. Het woord zal rondgaan en uiteindelijk zullen mensen op tijd komen of helemaal niet meer komen. Als mensen te laat of helemaal niet op komen dagen, kan dit een hint zijn om je vergadertijd te veranderen, of je vergaderpatroon, of allebei.

Teken ze in

Inschrijvingsformulieren doen meer dan alleen vertellen wie er is gekomen. Ze helpen ook uw ledenlijst bij te werken en geven u namen voor telefoonbomen. Zorg ervoor dat je naam, organisatie, adres en telefoonnummer vermeldt!

Doe je best om het iedereen naar de zin te maken

De vergaderruimte moet comfortabel en handig zijn. De ruimte moet centraal gelegen zijn, en de juiste grootte hebben voor de grootte van uw groep. Ga er vroeg heen om alles klaar te zetten en probeer een ruimte te gebruiken waar u in een cirkel kunt zitten en niet in rijen, zoals in een auditorium. Als de vergaderruimte moeilijk bereikbaar is voor senioren of anderen, probeer dan vervoer te regelen of misschien een vrijwillige “begeleidingsdienst” (een geweldig tiener/seniorenproject!).

Alle werk en geen plezier is niet goed!

Geef voor en na de bijeenkomst informele tijd voor mensen om te praten en te socializen. Dat is een belangrijke reden waarom mensen lid zijn geworden van je groep, en het is waar je vrijwilligers kunt werven. Vergeet niet dat “de bijeenkomst na de bijeenkomst” soms is waar mensen gehecht raken aan de groep – en ook hun beste ideeën krijgen om mee te nemen naar de volgende bijeenkomst!

Een regelmatige cyclus

Als je een regelmatige vergadercyclus hebt, zullen mensen beginnen de datum te bewaren (bijv. de eerste maandag van de maand); maar houd geen bijeenkomst alleen om elkaar te ontmoeten!

Fase 3: De vergadering leiden

Voorzitter zijn van een vergadering is meer dan één taak; het zijn veel taken in één. Als je het van bovenaf bekijkt, betekent je taak als voorzitter dat het aan jou is om:

Inleidingen houden

Dat houdt in dat je iedereen zichzelf laat voorstellen, maar ook dat je jezelf en je rol voorstelt. Als er een speciale spreker is, is zijn of haar introductie ook jouw taak.

Ontdek niet hoe goed ijsbrekers kunnen zijn om iedereen los te maken! Een ijsbreker is iets kort aan het begin van de bijeenkomst om mensen te helpen elkaar te leren kennen of om op een leuke of interessante manier belangrijke informatie boven water te krijgen. Uw groep kan bijvoorbeeld een “speurtocht” doen waarbij mensen informatie over elkaar “bij elkaar sprokkelen”.

Geef overeenstemming over de agenda en de regels

Bedenk dat het ieders vergadering is, dus iedereen moet “instemmen” met de agenda. Je kunt feedback vragen over de agenda voordat je begint. Regels zoals niet onderbreken, enz. kunnen ook nuttig zijn als u een aantal potentiële “stoorzenders” in huis hebt.

Houd de discussie op koers

Als iemand van de agenda afwijkt of te lang aan het woord is, trek hem dan terug! Wees mild maar streng: mensen respecteren een vergadering die goed wordt geleid en herinneren zich maar al te goed de vergaderingen waar iemand maar door en door en door mocht gaan.

Waak aan de tijd!

Houd rekening met begin en einde! Respecteer de tijdslimieten van de agenda. Als de groep de afgesproken tijd voor een onderwerp lijkt te willen overschrijden, vraag dan om instemming van alle leden. Een uitspraak als: “We hebben de tijd voor dit onderwerp al opgebruikt. Wil iedereen nog tien minuten doorgaan met het onderwerp, of gaan we verder met het volgende agendapunt?” kan een goede manier zijn om te peilen hoe de groep over het onderwerp denkt.

Samenvatten wat je hoort

Vat elk agendapunt af door de conclusies hardop samen te vatten. Ga dan verder als niemand bezwaar heeft of iedereen het ermee eens is.

Moedig deelname aan

Als een gewoonlijk stille persoon spreekt, toon dan uw waardering. Probeer iedereen mee te krijgen en niet alleen de gebruikelijke verdachten aan het woord te laten.

Gebruik de kracht van je positie verstandig

Kijk uit wat je zegt en hoe en hoeveel je het zegt! Kies geen partij, en wees eerlijk tegen iedereen.

Ontwikkel nieuwe leiders door de voorzittershamer over te dragen

Probeer het voorzitterschap te laten rouleren. De enige manier waarop anderen zullen leren is door naar jou te kijken en het dan zelf te doen.

Enkele tips voor het managen van mensen in de vergadering:

• Heb gevoel voor humor, en wees niet defensief
• Gebruik open vragen die mensen vragen om meer te zeggen dan “ja” of “nee”
• Kijk de zaal rond en let op tekenen dat je dingen moet vertragen of versnellen

Fase 4: De vergadering opvolgen

Omdat de vergadering voorbij is, betekent dat nog niet dat je werk gedaan is! Om de follow-up na de vergadering succesvol te laten verlopen, moet u:

Geef feedback van de groep

U wilt informatie verzamelen over wat de deelnemers van de vergadering vonden, wat er verbeterd kan worden, enz. U wilt dit misschien niet bij elke vergadering doen, maar op zijn minst af en toe; ervoor zorgen dat mensen duidelijke opdrachten hebben, de datum voor de volgende vergadering vaststellen of herbevestigen, en de mogelijkheden maximaliseren voor mensen om te blijven en na de vergadering te praten (wat erg belangrijk is).

Nabesprekingen

De voorzitter of een aangewezen persoon wil misschien nabesprekingen voeren, follow-upcorrespondentie versturen, en/of enkele follow-upacties ondernemen. Deze activiteiten na de vergadering zijn vaak de lijm die de groep bij elkaar houdt.

Vat de vergadering samen

Het is nuttig om een lijst te hebben van de genomen besluiten, met de follow-ups. Formele notulen zijn waardevol voor veel (niet alle) organisaties – ze bevatten aankondigingen, informatieve items, enz. die belangrijk zijn om te melden, ook al zijn het geen “besluiten. “

Het schrijven van notulen kan saai zijn, en het lezen ervan ook. Maar dat is een deel van de taak die de secretaris op zich heeft genomen.

Een aantal alternatieven kan zijn:

• Laat een vrijwilliger een samenvattingsblad van de vergadering maken, naast de notulen
• Laat de notulen meer lezen als een verhaal dan als een formeel Romeins-numeriek-achtig verslag. Zet ook de genomen beslissingen vet of in HOOFDLETTERS, zodat ze opvallen. Hetzelfde geldt voor follow-ups.

Tips voor het omgaan met lastige leden

Interventies

Interventies zijn technieken die je kunt gebruiken als je tijdens de vergaderingen te maken krijgt met verstoring of problemen. Ze kunnen afzonderlijk worden gebruikt, maar zijn meestal effectiever als ze in combinatie worden gebruikt. Interventies proberen laag op de confrontatieschaal te staan, maar zijn toch effectief om verstoorders onder controle te krijgen.

• Laat de groep beslissen:
  • Als iemand weigert zich aan de agenda te houden, steeds weer hetzelfde punt naar voren brengt, betwist hoe u de vergadering leidt, enz.
• Gebruik de agenda en de basisregels:
  • Als iemand van de agenda afwijkt, tijdens de hele vergadering zijgesprekken voert, anderen verbaal aanvalt, enz.
• Wees eerlijk: zeg wat er aan de hand is:
  • Als iemand je probeert te intimideren, je je overstuur en ondermijnd voelt, je de hulp van de groep moet inroepen, enz.
• Gebruik humor:
  • Als er veel spanning in de zaal is, mensen zich verzetten tegen deelname aan de vergadering, bang/verlegen zijn om deel te nemen, je wordt gezien als een buitenstaander, enz.
• Accepteer, ga akkoord of stel uit:
  • Als iemand blijft twijfelen of er iets bereikt kan worden, verbitterd is en elke suggestie afwijst, steeds weer hetzelfde punt naar voren brengt, machtsproblemen heeft, enz. Dit betekent: Accepteer dat wat hij zegt waar is, negeer het niet; BESPREEK het ter plekke door er wat tijd aan te besteden, of stel het uit aan de groep voor een beslissing over wat te doen. Zie ook de punten G en H hieronder.
• Gebruik lichaamstaal (indien mogelijk):
  • Om zijgesprekken te sussen, stille mensen te helpen deelnemen, de aandacht te heroriënteren, enz. U kunt boekdelen spreken door oogcontact te maken, door te glimlachen (of niet te glimlachen), of door uw zithouding te veranderen.
• Neem een pauze: Confronteer verstoorders buiten de vergaderruimte:
  • Wanneer minder confronterende tactieken niet hebben gewerkt, blijft iemand andere deelnemers verbaal aanvallen, papieren door elkaar schudden, zijgesprekken voeren of mensen afsnijden. Je kunt dit probleem buiten de zaal aanpakken, tijdens een natuurlijke onderbreking van de actie.
• Confronteer in de zaal:
  • Als het gepast is en geen tegenreacties veroorzaakt, als de groep je zal steunen, als je al minder confronterende tactieken hebt geprobeerd, enz.

Voorkomen

Voorkomen is een techniek waarmee je verstoringen vanaf het begin kunt voorkomen. Als je deze “preventies” vanaf het begin van je vergaderingen gebruikt, zou je verstoringen weg moeten houden.

• Luister om te begrijpen
  • Doe niet net alsof je luistert naar wat iemand zegt. Mensen kunnen zien wanneer u niet oplet. Luister goed om te begrijpen wat de spreker zegt en herhaal deze punten hardop als u twijfelt.
• Blijf in je rol
  • Je kunt niet tegelijkertijd deelnemer en voorzitter van de vergadering zijn. Als u de grenzen laat vervagen, loopt u het risico deelnemers van u te vervreemden, wrevel te veroorzaken en de controle over de vergadering te verliezen. Bied strategieën, middelen en ideeën aan – maar geen directe meningen.
  • Bedenk: “Voorzitter” betekent niet “deelnemer”. Als u gepassioneerd bent over een bepaald agendapunt en het woord wilt voeren, maak dan VOOR de vergadering een afspraak met iemand anders om dat onderdeel voor te zitten.
• Wees niet defensief
  • Als u wordt aangevallen, bekritiseerd, enz. doe dan een “stap achteruit”. Denk na over wat er is gezegd voordat je reageert. Zodra u defensief wordt, loopt u het risico het respect en vertrouwen van de groep te verliezen en kan de situatie verergeren.

In samenvatting

Nu hebt u de sleutels in handen voor het plannen en doorkomen van effectieve vergaderingen in uw organisatie. Een goede vergadering die goed is voorbereid, doelgericht is en efficiënt wordt geleid, kan van uw organisatie een kwaliteitsorganisatie maken, terwijl een vergadering die slecht is gepland of slecht wordt geleid, uw groep veel problemen zal bezorgen.