Een officieel afschrift is een volledige weergave van het studieresultaat van een student. Het bevat alle cursussen die aan de NMU zijn gevolgd, inclusief de cursussen die zijn ingetrokken of herhaald. Het bevat ook een overzicht van alle overdrachtsstudies die door de NMU zijn geaccepteerd. Academisch werk dat is voltooid op verschillende niveaus (beroepsonderwijs, bachelor, post-baccalaureaat, afstuderen) wordt vermeld op afzonderlijke transcripten met een afzonderlijke GPA. Zodra een student zijn bachelordiploma heeft behaald, wordt dat afschrift als verzegeld beschouwd en mag het niet meer worden bijgewerkt. Er mogen geen extra referenties worden toegevoegd aan het undergraduate transcript en al het daaropvolgende cursuswerk zal verschijnen op een post-baccalaureaat of graduate transcript.

Een officieel transcript is een transcript dat rechtstreeks van NMU is ontvangen. Officiële transcripten worden afgedrukt op officieel transcript (groen en wit) papier. Het moet voorzien zijn van het in reliëf aangebrachte of verhoogde collegezegel, de datum en de handtekening van de griffier. Elektronische afschriften worden als officieel beschouwd als ze veilig worden aangeleverd via een door de NMU geautoriseerde organisatie. Ontvangen afschriften die niet aan deze eisen voldoen, mogen niet als officieel worden beschouwd en moeten routinematig worden geweigerd voor permanent gebruik.

Officiële afschriften worden geleverd in een verzegelde envelop met de handtekening van de griffier over het zegel gestempeld. Papieren kopieën moeten in de ongeopende, verzegelde envelop blijven totdat deze wordt aangeboden aan de werkgever, instelling of beursverstrekker. Northern Michigan University zal officiële transcripties aan de student verstrekken.

Officiële transcripties zijn vereist voor overdracht naar een andere hogeschool of universiteit. Officiële transcripten worden ook verstrekt aan het onderwijs voor professionele werkgelegenheid kansen, leraar of verpleging licenties en andere geloofsbrieven verificatie te bevestigen.