Het beheer van vrije tijd en vakantie van werknemers is een van de meest vervelende taken op een afdeling personeelszaken, vooral als uw bedrijf een groot aantal werknemers heeft. Daarom is een softwareprogramma om dit werk te vereenvoudigen van essentieel belang. Een van de mogelijkheden is het maken van een Excel-sjabloon voor vrije tijd van werknemers.

Weet u niet zeker hoe u een vakantie- en afwezigheidsplanner in Excel maakt? Zie onze stapsgewijze uitleg hieronder.

Maar eerst ⬇️⬇️DOWNLOAD THIS EXCEL⬇️⬇️ om verder te gaan met de gids.

Hoe houd je verlof van werknemers bij in Excel?

Excel is nog steeds de meest gebruikte tool op personeelsafdelingen om het jaarlijkse verlof te berekenen. Informatie over vakantiedagen, ziekteverlof, zwangerschaps- of vaderschapsverlof, enz. van elke werknemer kan in een eenvoudige spreadsheet worden verzameld.

Human resource managers moeten via e-mail met elke afzonderlijke werknemer communiceren om deze informatie te verzamelen, en handmatig de exacte data invoeren. Niet alleen moeten ze extra goed opletten dat ze geen fouten maken, maar ze hebben ook een gemiddelde kennis van Excel nodig.

Als dit eenmaal is gedaan, kunnen ze berekenen hoeveel vakantiedagen elke werknemer van het bedrijf heeft, bijhouden hoeveel ziektedagen ze in de loop van het jaar hebben gehad en wanneer ze terugkeren na het opnemen van vaderschapsverlof.

Excel is daarom het meest gebruikte systeem voor het bijhouden van vrije tijd of afwezigheid van werknemers. En het gebruik ervan biedt bepaalde voordelen.

Voordelen van het gebruik van Excel voor het registreren van vakantietoeslagen

• Het programma wordt geleverd als onderdeel van de Microsoft Office-suite van het bedrijf en brengt geen
  extra kosten met zich mee.
• Het wordt meestal op alle computers van het bedrijf geïnstalleerd, wat betekent dat elke werknemer het kan
  gebruiken zonder dat er een ander platform hoeft te worden gedownload.
• Het is een basissysteem waarmee u vrije tijd kunt beheren voor een klein team.

Voordelen van een Excel-werknemer time off tracker

• Het gebruik van een Excel time off tracker is een vervelende taak die een aanzienlijke hoeveelheid van de tijd van een human resources manager verspilt. Het handmatig invoeren van de informatie vertraagt het proces aanzienlijk.
• Het met de hand toevoegen van informatie over iedere werknemer kan leiden tot fouten die
  negatieve gevolgen kunnen hebben voor de werknemers van het bedrijf.
• Excel-documenten kunnen niet door meer dan één persoon tegelijk worden bewerkt of gedeeld,
  waardoor het werken als een team moeilijker wordt voor de afdeling personeelszaken.
• Er is een zeker niveau van IT kennis nodig om spreadsheets te gebruiken, formules te maken, etc.
• Het organiseren van een vakantie goedkeuringsproces tussen de werknemer en de manager, of
  de afdeling personeelszaken is ingewikkeld.

Een stapsgewijze handleiding voor het maken van een Excel-sjabloon voor afwezigheid van werknemers

Wilt u toch proberen de vakanties van werknemers bij te houden met Excel? Geen probleem, u kunt uw eigen sjabloon maken door de volgende stappen te volgen:

• Maak een nieuw Excel-bestand aan en geef het een naam waarmee u het gemakkelijk kunt identificeren.
• Let’s start! Maak vier kolommen aan de linkerkant om uw Excel-vakantieplannersjabloon te maken.

• Maak vervolgens een kalender met de dagen en maanden van het jaar aan de rechterkant.
• Nummer de dagen in de derde rij om het gemakkelijker te maken de vakantiedagen van elke werknemer te markeren
  wanneer hij werkt.

• Ga terug naar de linkerkant en wijs een kolom toe voor de namen van werknemers, een andere voor de afdeling waartoe ze behoren, het totale aantal vakantiedagen waar ze recht op hebben en de resterende dagen.

Met deze vijf stappen hebt u nu een Excel-sjabloon om mee te werken. Markeer nu de door elke werknemer aangevraagde vakantiedagen en wijzig handmatig de informatie in de kolom “Resterende”.

Uw sjabloon zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Afhankelijk van uw niveau van Excel-kennis kunt u ook formules maken die automatisch de totalen in de kolom “Resterende” bij elkaar optellen. Dit is zeker handiger en minimaliseert de kans op fouten.

Ook kunt u kleurcodes instellen om vakantiedagen, ziekteverlof, enz. te markeren. In het voorbeeld hebben we de weekenden (niet-werkdagen) grijs gemarkeerd en de feestdagen paars.

Ultimo kunt u met uw eigen Excel-sjabloon in een eenvoudig document werken, dat echter wel is aangepast aan uw specifieke behoeften.

Download onze 2020 Excel vakantie tracker template

Als u niet zeker weet hoe u formules moet maken, u geen tijd wilt verspillen aan het maken van deze Excel vanaf nul en het allemaal te ingewikkeld lijkt, download dan onze gratis Excel vakantie template voor werknemers door hier te klikken.

Deze template, gebaseerd op onze HR-managementsoftware, stelt u in staat om, eenvoudig en
uitgebreid, elk teamlid bij te houden. U hoeft het alleen maar te
downloaden, de gegevens van iedere werknemer in te voeren en aan de slag te gaan.

Digitaliseer het verlof- en vakantieproces met Kenjo

Zoals we al eerder zeiden, is er leven na Excel als het gaat om het beheer van verlof en vrije tijd van werknemers. Tegenwoordig is er een scala aan HR-managementsoftware die hier speciaal voor is ontwikkeld en waarmee u processen kunt optimaliseren en vereenvoudigen. In onze blog hebben we een specifiek artikel waarin wordt geanalyseerd hoe u een vakantie- en afwezigheidssoftware kiest.

Met de Kenjo HR-managementsoftware kunt u voor elke persoon een specifiek vakantiebeleid opstellen en krijgt u in één oogopslag een overzicht van teamleden die werken, zij die niet werken en waarom.

Ook kunt u met Kenjo rechtstreeks contact opnemen met werknemers, zodat zij hun
jaarlijkse verlof via de software kunnen aanvragen. U hoeft niet langer honderden e-mails in uw inbox te ontvangen en u kunt ze met één klik goed- of afkeuren.

Daarnaast kunnen zowel u als het team controleren of er geen overlappende data zijn, zodat u ze beter op elkaar kunt afstemmen en ervoor kunt zorgen dat geen enkel onderdeel van het bedrijf wordt verwaarloosd of onderbezet.

Kenjo is visueel, intuïtief, eenvoudig en efficiënt. U hoeft het alleen maar te proberen om te beseffen dat het niet langer zinvol is om vrije tijd en afwezigheden in Excel te beheren.