De crediteurenadministratie of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor financiën gebruiken vaak een 3-way Matching om financiële risico’s te beheren en de bedrijfsuitgaven te beheersen. Wat is een ‘three-way match’ en waarom is dit een cruciale stap in het crediteurenadministratieproces?

Wat is ‘three-way matching’

Three-way matching is een procedure voor het verwerken van een factuur van een leverancier om er zeker van te zijn dat een betaling volledig en accuraat is. Het doel van three-way matching is om discrepanties in drie belangrijke documenten in het inkoopproces – inkooporders, orderontvangsten/pakbonnen en facturen – aan het licht te brengen, zodat bedrijven niet te veel uitgeven of betalen voor een artikel dat ze niet hebben ontvangen.

Laten we eens kijken naar de drie documenten die van cruciaal belang zijn voor het beheer van betalingen via de crediteurenadministratie.

Inkooporders (PO) – Een inkooporder is de officiële bevestiging van een bestelling. Het is een document dat door een koper naar een verkoper wordt gestuurd en dat een aankoop autoriseert. Inkooporders bevatten meestal de naam van het bedrijf dat de goederen of diensten koopt, de datum, de beschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten, de prijs, een postadres, betalingsinformatie, factuuradres en een inkoopordernummer.
1. Bestelbonnen/pakbonnen – Dit is het bewijs van betaling en levering. Een bestelbon wordt door de verkoper bij de goederen gevoegd die aan de koper zijn geleverd. Het geeft precies aan wat er in de zending of bestelling zit. Orderbewijzen bevatten doorgaans dezelfde informatie als op de factuur, evenals de wijze van betaling.
2. Facturen – Een factuur vraagt betaling voor een aankoop. Facturen worden van de verkoper naar de koper gestuurd. Ze bevatten dezelfde informatie als in de inkooporder, maar ook een factuurnummer, contactgegevens van de leverancier, eventuele kredieten of kortingen voor vroege betalingen, betalingsschema en het totale bedrag dat aan de leverancier verschuldigd is.

Voordat een factuur wordt betaald, controleert de crediteurenadministratie de hoeveelheden, prijzen en voorwaarden om er zeker van te zijn dat wat is besteld (via de inkooporder) overeenkomt met de ontvangen goederen (via de orderontvangst/pakbon), wat overeenkomt met wat hen in rekening wordt gebracht (via de factuur). Het is belangrijk om te vermelden dat bedrijven ervoor kunnen kiezen om geen drieweg-matching te gebruiken voor kleine of terugkerende aankopen.

Als er problemen worden gevonden – onjuiste hoeveelheden, verkeerde prijzen, beschadigde goederen, of meer, wordt de betaling niet verzonden totdat het probleem is verholpen. Zodra de factuur door het tripartiete matchingsproces is gevalideerd, wordt de betaling volgens de voorwaarden verzonden.

Waarom tripartiete matching gebruiken?

Drie-weg-matching is om drie belangrijke redenen voordelig voor bedrijven:

1. Bespaart bedrijven geld – Door te controleren of de gegevens op inkooporders, bonnen en facturen consistent zijn, kunnen bedrijven voorkomen dat ze te veel betalen, voor dubbele items betalen of betalen voor dingen die ze niet hebben ontvangen. Door de financiën zo goed in de gaten te houden, wordt ook de kans op fraude verkleind.
2. Zorgt voor optimale relaties met leveranciers – Professionele leveranciers respecteren het belang van inkooporders, facturen en kwitanties voor het crediteurenadministratieproces. Veelvuldige fouten op ontvangstbewijzen en facturen kunnen een teken zijn van een breder bedrijfsprobleem, en kunnen aangeven dat het tijd is om te gaan rondkijken.
3. Bereidt bedrijven voor op audits – Accountants zijn specifiek op zoek naar financiële discrepanties. Het samenstellen van deze documenten voorafgaand aan een audit en het controleren of de cijfers kloppen met behulp van het drieweg matchingsproces is een grote stap in de goede richting.

“Chief Procurement Officers geven aan dat ze steeds meer investeren in innovatie en digitale technologieën in een poging om hun teams te verleggen naar meer strategische taken.”

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van drieweg-matching?

Driekieweg-matching is een prima bedrijfspraktijk, maar eerlijk gezegd is het arbeidsintensief en tijdrovend. Het doorworstelen van stapels papierwerk om deze drie documenten te vinden is al moeilijk genoeg. Daar komt nog eens bij dat elk document zorgvuldig moet worden gescand om er zeker van te zijn dat de nummers op één lijn liggen. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook zeer gevoelig voor menselijke fouten.

Het drieweg-matchingproces vindt automatisch plaats wanneer u een upgrade uitvoert naar een e-procurementsysteem zoals PLANERGY – menselijke tussenkomst is niet nodig. Problemen worden vroegtijdig aan het licht gebracht, zodat u geen knelpunten of vertragingen in het betalingsproces veroorzaakt. U verlaagt de verwerkingskosten aanzienlijk, en wat misschien nog belangrijker is, u kunt meer tijd besteden aan waardevoller werk.

Trends suggereren dat de toekomst van inkoop geautomatiseerd is. In de 2016 Global CPO Survey van Deloitte geven Chief Procurement Officers aan dat ze steeds meer investeren in innovatie en digitale technologieën in een poging om hun teams te verleggen naar meer strategische taken. Organisaties willen dat inkoopteams “de dagelijkse uitvoering meedogenloos efficiënt, bliksemsnel en transparant maken.” Naar onze bescheiden mening is het automatiseren van het drie-weg matching proces een uitstekend begin om het gehele inkoopproces efficiënter te maken.