Het besluit van Lidl om te stoppen met een SAP Hana-implementatie vanwege de escalerende kosten kan een vroeg teken zijn van de problemen die het upgraden naar S/4 Hana met zich mee zal brengen.

Er is nog maar weinig bekend over de reden waarom Lidl heeft besloten SAP te schrappen, maar wat wel duidelijk is geworden uit de berichtgeving over het project van de retailer, is dat de stekker eruit is getrokken vanwege de stijgende kosten.

Toen Computer Weekly eind jaren negentig mislukte SAP-projecten begon te zien, waren de kosten van de implementatie een van de factoren die daaraan bijdroegen. Het probleem was dat SAP werd verkocht als een set voorverpakte bedrijfsprocessen, waarin bedrijfsprocessen van enkele van ’s werelds grootste bedrijven waren opgenomen, maar vaak kwamen deze niet overeen met hoe bedrijven die SAP probeerden te implementeren hun bedrijfsprocessen zagen. Dit betekende dat ze vaak moesten worden aangepast.

Twee decennia later zijn deskundigen het erover eens dat het aanpassen van SAP moet worden vermeden omdat de kosten en de complexiteit snel zullen escaleren. Dit geldt vandaag de dag net zo goed voor bedrijven die aan een SAP S/4 Hana-implementatie beginnen als toen ze in de jaren negentig SAP R/3 implementeerden.

In 2025 beëindigt SAP officieel de ondersteuning voor ECC6, de centrale component voor enterprise resource (ERP) van zijn product. Vanuit het perspectief van SAP geeft dit bedrijven minder dan zes jaar om S/4 Hana te implementeren.

Bedrijven met SAP-systemen die in de afgelopen twee decennia zijn geïmplementeerd, moeten een moeilijke beslissing nemen over hoe hun bestaande SAP custom code moet worden herontwikkeld voor S/4 Hana.

Er is een voortdurende discussie over hoe bestaande systemen kunnen worden herwerkt voor S/4 Hana, maar de algemene consensus is dat S/4 Hana betekent dat een volledig ERP-systeem moet worden geïmplementeerd.

Bestaande bedrijfsprocessen identificeren

Zo moeten bedrijven uitzoeken wat hun bestaande bedrijfsprocessen zijn, hoeveel daarvan in SAP is gecodeerd, hoeveel van het maatwerk in de oorspronkelijke implementatie nu deel uitmaakt van standaard S/4 Hana, en of het echt een zakelijke noodzaak is om de oude aangepaste code in het platform te implementeren. Dit geldt met name als een bedrijfsproces dat twee decennia geleden is gecodeerd, niet langer wordt gebruikt, of is aangepast maar de aangepaste code niet is bijgewerkt.

Volgens het whitepaper Optimising business processes for success van analist IDC: “Slecht gecoördineerde processen die niet zijn afgestemd op de bedrijfsbehoeften en die productiesystemen ondermijnen wanneer ze worden ingezet, zijn niet alleen kostbaar – ze kunnen een effectieve bedrijfspositionering en het inspelen op snel veranderende concurrentiedruk en wereldwijde eisen in de weg staan.”

In de whitepaper beveelt IDC aan om strategieën op te stellen die culturele verandering omvatten, organisatiestructuren (door gebruik te maken van bestaande centers of excellence, project- of programmamanagementbureaus, of DevOps – of door ze te vormen), processen voor de kwaliteit van bedrijfsprocessen, en evaluatie en adoptie van geschikte automatiseringsoplossingen om te helpen relevante, adaptieve en bedrijfsgerichte applicaties te creëren.

Voldoen aan de eisen van het bedrijf

Volgens SAP-consultant Panaya moet de IT-afdeling zo snel mogelijk voldoen aan de eisen van het bedrijf, zonder het bedrijf te verstoren, om de meeste waarde te halen uit een SAP S/4 Hana-investering. Met verschillende projectpaden om te nemen – migratie, implementatie, greenfield, enz. – beginnen IT-teams aan projecten van 12 tot 18 maanden, schreef het bedrijf in een recente whitepaper.

De technische upgrade voor SAP S/4 Hana kan zo snel zijn als drie maanden. Om aan de nieuwe SAP S/4 Hana-standaarden te voldoen, moeten de resterende negen tot vijftien maanden volgens Panaya echter worden gericht op veranderingen in bedrijfsprocessen, maatwerk en kwaliteitsborging.

In feite introduceert SAP S/4 Hana veel veranderingen op gebieden als technologie, bedrijfsprocessen en gebruikersinterfaces. Volgens Panaya zullen deze veranderingen van invloed zijn op zowel de manier waarop IT-teams werken als de manier waarop ze het SAP-systeem aanpassen.

Als de bedrijfsmodellen en IT-processen veranderen, waarschuwt Panaya dat wijzigingsverzoeken, vereisten en test- en releasebeheerprocessen een moeilijke overgang kunnen vormen voor enterprise IT.

“Voor veel organisaties zal het implementeren van deze veranderingen in een waterval leveringsmodus te lang duren, wat van invloed is op de ROI van de oplossing . Deze veranderingen zullen incrementeel moeten worden geïmplementeerd, waarbij in elke cyclus verschillende wijzigingsverzoeken moeten worden ingediend met behulp van DevOps en continuous delivery”, aldus de whitepaper van Panaya.

Verantwoordelijkheid nemen

Stuart Browne, managing director van onafhankelijk SAP-consultingbedrijf Resulting, zegt dat een veelvoorkomend probleem dat hij tegenkomt is dat bedrijven er vaak ten onrechte van uitgaan dat het de systeemintegrator is die de verantwoordelijkheid heeft om de ERP-implementatie goed te krijgen, terwijl het uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de klant is.

Browne zei dat een van de technische uitdagingen voor bedrijven is dat S/4Hana nog niet compleet is. “Het is een onvoltooid product en vereenvoudigt de SAP-productsuite niet. Door nu S/4 Hana te adopteren, wordt wel een deel van de functionaliteit vereenvoudigd, maar niet alles.”

Omdat het nog een werk in uitvoering is, was er volgens Browne een gebrek aan tools en mensen met de juiste vaardigheden om S/4 Hana te implementeren. Dit wordt verergerd door het feit dat de mensen die de bestaande ECC6 SAP ERP-implementatie begrijpen en er zo’n 20 jaar ervaring mee hebben, richting pensionering gaan.

“Er is een vergrijzende, welvarende beroepsbevolking die zijn pensionering nadert. Iedereen is tussen de 40 en 50 jaar oud. Hij zei dat jongere mensen over het algemeen “coolere dingen” doen in plaats van SAP te implementeren, en er is 8% looninflatie in India, wat betekent dat het uitbesteden van SAP-vaardigheden duur is.

De upgrade uitstellen

Rimini is een van de bedrijven die een bedrijf heeft opgebouwd rond het ondersteunen van oudere SAP-systemen. Het idee achter het afsluiten van een onderhoudscontract met een derde partij is dat het bedrijf zo zijn lopende onderhoudskosten kan verlagen terwijl het de migratie naar het nieuwste product, in dit geval SAP S/4 Hana, uitstelt.

Hari Candadai, group vice-president van productmarketing en strategie bij Rimini Street, zei dat het “veelzeggend” was dat Lidl zoveel processen opnieuw moest beoordelen en aanpassen om het nieuwe SAP-systeem voor zijn bedrijf te laten werken.

“De belangrijkste conclusie is dat elke zakelijke klant die een grote overstap naar een SAP-platform overweegt, inclusief een mogelijke herimplementatie naar S/4 Hana vanuit hun bestaande SAP-systeem, moet begrijpen dat het allesbehalve eenvoudig is,” zei Candadai. “Als u dit verkeerd aanpakt, zal dit ernstige gevolgen hebben voor uw bedrijfsresultaat. De echte vraag is: ‘Wat was de veronderstelde ROI in de plaats om zelfs maar te overwegen je backofficesystemen te verscheuren en te vervangen?'”

Omdat de ondersteuning voor ECC6 nog tot 2025 duurt, hoeven bedrijven zich niet per se nu al in S/4 Hana te kopen, vooral niet als ze het gevoel hebben dat het nog geen compleet product is.

Zes jaar is een lange tijd, en aangezien SAP S/4 Hana wordt beschouwd als een grote implementatie, was er volgens Browne een kans voor bedrijven om opnieuw te beoordelen hoe de kern ERP binnen het bedrijf moet functioneren en te kijken naar de haalbaarheid van het inzetten van alternatieven zoals NetSuite of Microsoft Dynamics.

Er is ook de vraag welke IT-architectuur in 2025 nodig zal zijn om te ondersteunen wat het bedrijf op dat moment hoopt te doen. Zo biedt S/4 Hana weliswaar application programming interfaces (API’s), maar die zijn volgens Browne te beperkend, zeker als het bedrijf zijn application programming interfaces wil openstellen en wil deelnemen aan een API-economie, waarin bedrijven transacties verrichten met behulp van een cloud-native benadering op basis van lichtgewicht microservices.

En SAP mag dan in het verleden zijn verkocht als een manier om bedrijfsprocessen van wereldklasse in te kapselen, traditionele bedrijven dreigen te worden ontwricht omdat een ERP die in de jaren negentig is uitgevonden, niet is opgewassen tegen de innovatieve toeleveringsketens van de 21e eeuw.