Criteria voor het selecteren van een goed clearinghouse voor medische facturering

De winstgevendheid van artsenpraktijken staat onder druk door dalende terugbetalingspercentages van betalers en stijgende bedrijfskosten. Er is ook een groeiende trend naar meer verantwoordelijkheid voor de patiënt, zowel voor zelfbetalende als verzekerde patiënten. Dit heeft een directe impact op artsenpraktijken, die nu het risico lopen dat hun debiteurenpositie toeneemt.
Proactieve processen voor het beheer van de inkomstencyclus zijn essentieel om volledige en tijdige terugbetaling door betalers te garanderen en om het financiële risico als gevolg van de blootstelling van patiënten aan debiteurenrisico’s te minimaliseren. Hoewel clearinghouses vroeger een beperkte functie hadden, is de reikwijdte van de functionaliteit die door een goed clearinghouse voor medische facturering wordt geleverd, aanzienlijk toegenomen en omvat deze de gehele inkomstencyclus die zich uitstrekt van verzekeringsverificatie, indiening van claims, kwijtschelding en helemaal tot beroep en verrekening.

1. Wat is een Clearinghouse?
2. Welke functies vervult een goed Clearinghouse?
3. Wat is het Clearinghouse-proces?
4. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een goed Clearinghouse?
5. Best Practices voor het kiezen van een Clearinghouse
6. Wat zijn de top medische facturering Clearinghouses?

Wat is een Clearinghouse?

De definitie van een Clearinghouse

Volgens www.clearinghouses.org:

1. Clearinghouses zijn aggregators (verzenders en ontvangers) van elektronische claiminformatie die bijna allemaal door software wordt beheerd.
2. Clearinghouses zijn elektronische stations of hubs die gezondheidszorgpraktijken in staat stellen om elektronische claims naar verzekeringsmaatschappijen te verzenden op een veilige manier die de gezondheidsinformatie van de patiënt, of beschermde gezondheidsinformatie, beschermt.
3. Clearinghouses bieden medische factureerders en factureringsmanagers een manier om al hun elektronische claims te consolideren en ze vanaf één locatie te beheren, vanuit een online dashboardcontrolepaneel, vergelijkbaar met online controleren.

Een andere definitie van Healthcare Clearinghouse is:

Healthcare clearinghouse betekent een publieke of private entiteit, met inbegrip van een factureringsdienst, herprijsbedrijf, community health management informatie systeem of community health informatie systeem, en value-added netwerken en switches, die een van de volgende functies vervult:

1. Verwerkt of vergemakkelijkt de verwerking van gezondheidsinformatie die is ontvangen van een andere entiteit in een niet-standaard formaat of die niet-standaard data-inhoud bevat in standaard data-elementen of een standaard transactie.
2. ontvangt een standaardtransactie van een andere entiteit en verwerkt of vergemakkelijkt de verwerking van gezondheidsinformatie in een niet-standaardformaat of met een niet-standaardgegevensinhoud voor de ontvangende entiteit.

Functies van een Uitwisselingscentrum

Pre-encounter Administratie

Zoals hierboven besproken, moet het Uitwisselingscentrum in tijden van toenemende verantwoordelijkheid van de patiënt zowel real-time als batchgewijze controle van de verzekeringsgeschiktheid mogelijk maken. Verzekeringskwalificatie kan vaak worden geïmplementeerd in zowel het EMR als de Practice Management (Billing) modules. De belangrijkste vereiste is dat u zich voor deze functie aanmeldt bij het door u gekozen clearinghouse.

Het clearinghouse communiceert met uw EMR / factureringssysteem en voert de controle uit op basis van de demografische gegevens van de patiënt en de verzekering zoals die in het patiëntregister zijn ingevoerd. Bovendien moet de individuele verzekeringsmaatschappij die is toegewezen aan de verzekeringsgeschiedenis van de patiënt de juiste elektronische betaler-ID hebben zoals toegewezen door het clearinghouse.

Eligibility verificatie aan de front-end identificeert ook welke diensten co-pays of co-insurance en aftrekposten vereisen waar de patiënt verantwoordelijk voor is. Als de praktijk de creditcardgegevens van de patiënten heeft verzameld bij het inchecken, kan de verantwoordelijkheid van de patiënt worden geïnd op het moment dat de dienst wordt verleend of de verzekeringsvoordelen worden uitgeput.

Patient – Provider Encounter

Het Clearinghouse helpt bij het compliant coderen van patiëntontmoetingen, waardoor de terugbetaling kan worden versneld en ook het potentiële auditrisico wordt verminderd. Ook al kan het Clearinghouse een uitgebreide lijst van regels voor het bewerken van declaraties verschaffen, de software van het Clearinghouse moet geprogrammeerd worden om te ‘leren’ van ervaring om consequent het first-pass percentage te verbeteren.

Post-encounter of Back Office Administratie

3-1. Claims Submission

1. In een ideale situatie moet het Clearinghouse in staat zijn om alle claims elektronisch naar alle betalers te sturen. Dat is echter niet altijd het geval, omdat er altijd een aantal kleine betalers zijn die niet zijn ingesteld op elektronische indiening van claims.
2. In dergelijke gevallen kan het Clearinghouse of uw personeel de claim op papier afdrukken en per post naar de betaler sturen.
3. Daarnaast moet het Clearinghouse in staat zijn om vrij snel een eerste reactie te geven, zodat het medische factureringspersoneel de claim kan herstellen en opnieuw kan indienen zonder tijdverlies.

3-2. Payer Remittance and Posting

1. Clearinghouses bieden ook connectiviteit met betalers, zodat ERA’s (Electronic Remittance Advice) worden ontvangen door uw factureringssoftware die de betalingen op een geautomatiseerde manier kan interpreteren en op de patiëntrekeningen kan boeken. Dit helpt bij het stroomlijnen van de workflow en het verbeteren van de productiviteit van uw kantoor doordat u van tevoren weet welke declaraties zijn betaald en voor welk bedrag.
2. U kunt ook uw secundaire declaraties veel sneller verwerken en het aantal dagen dat uw vorderingen openstaan verkorten.
3. ERA’s worden geretourneerd in een consistent en gemakkelijk te begrijpen formaat en u kunt snel zoeken, bekijken of afdrukken van elke remittance als dat nodig is.
4. Online ERA management tools aangeboden door het Clearinghouse stellen u ook in staat om uw weigeringen te categoriseren en te corrigeren en het beroepsproces te beheren.

3-3. Denial Management

Denial Management begint bij het voorkomen van weigeringen. Aangezien de betalers de regels regelmatig veranderen, bent u misschien niet in staat om ze volledig te elimineren. Echter, de kwaliteit van claims scrubber en eligibility verificatie kan zeker helpen bij het verminderen van de kans op weigering. Tools voor het beheer van weigeringen kunnen u helpen weigeringen te beheren en ervoor te zorgen dat elke weigering is aangepakt door de hoofdoorzaak vast te stellen, zodat deze in de toekomst kan worden voorkomen.

3-4. Patiëntfacturering

De beste situatie is wanneer u de patiënt kunt factureren op het moment dat de dienst wordt verleend, zodra de verantwoordelijkheid van de patiënt is vastgesteld. Als dat niet het geval is, kan het Clearinghouse de patiëntafschriften afdrukken en per post verzenden, wat voor uw praktijk kosteneffectiever kan zijn.

3-5. Rapportage en analyse

Het leveren van bruikbare en relevante meetgegevens in de vorm van dashboards en real-time rapporten kan een praktijk in staat stellen problemen aan het licht te brengen en corrigerende maatregelen te nemen. Dergelijke rapporten moeten de prestaties van de praktijk vergelijken met die van sectorgenoten en ook de bekwaamheid van het personeel meten om de variabiliteit onder teamleden te lokaliseren. Met behulp van clearinghouse-tools kan de praktijk ook trends in afwijzingen en weigeringen signaleren.

Het uitwisselingsproces

Typisch verloopt deze uitwisseling als volgt:

• Elke declaratie die in een medische factureringssoftware wordt ingediend, wordt omgezet in een bestand dat voldoet aan het ANSI-X12-837 formaat
• Het bestand wordt geüpload naar uw account van het clearinghouse
• Het clearinghouse controleert (scrubt) het bestand op fouten voordat het het naar een betaler verzendt
• Het bestand wordt vervolgens naar de opgegeven betaler verzonden
• Verschillend van de situatie, kan de betaler de claim afwijzen of accepteren
• Uw clearinghouse ontvangt een update over eventuele fouten die door de verzekeringsmaatschappij zijn ontdekt en voegt deze toe aan uw dashboard

Elke transmissie wordt uitgevoerd via een beveiligde verbinding zoals vereist door HIIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

Voordelen van een Clearinghouse

In het algemeen lijken clearinghouses veel op typische financiële instellingen die elektronisch verrichte transacties verwerken en onderweg controleren op fouten. Met dit in gedachten, hier is hoe clearinghouse-software uw praktijk kan profiteren:

• Het vangen en verminderen van fouten: John Hopkins Medicine citeert een studie die zegt dat er in de VS elk jaar 250.000 sterfgevallen plaatsvinden als gevolg van medische fouten. Een deel van deze fouten is te wijten aan foutieve gegevensinvoer. Software voor medische uitwisselingscentra vangt fouten op die een gebruiker kan hebben gemaakt bij het invoeren van gegevens. Het kan bijvoorbeeld typefouten oppikken die worden gemaakt bij het verzamelen van patiëntinformatie tijdens het invoeren van gegevens voor een claim. En omdat ze de gegevens van elke verzekeringsmaatschappij al in hun systeem hebben, vermindert het aantal fouten dat u kunt maken tijdens het verzenden van claiminformatie.
• Veilige gegevensoverdracht: Clearinghouses fungeren als elektronische hubs die zorgpraktijken in staat stellen om claims naar verzekeringsaanbieders te verzenden op manieren die PHI (Protected Health Information) beveiligen. Volgens Healthcare IT News bedragen de gemiddelde wereldwijde kosten van een verloren of gestolen dossier in organisaties in de gezondheidszorg 355 dollar per dossier. Gegevensdiefstal kost de industrie miljoenen. Een hulpmiddel dat deze mogelijkheid elimineert, is daarom goud waard.
• Back-up van declaratiegegevens: Beheer al uw declaratiegegevens in één bron.
• Snelle en schone indiening van declaraties: Dien al uw claims tegelijkertijd in bij verschillende verzekeraars.
• Papierloos declaratiebeheer: Aangezien een medisch clearinghouse vertrouwt op software om claims te verwerken, elimineert of vermindert het de noodzaak voor zorgverleners om te vertrouwen op papieren dossiers zoals declaratieformulieren.
• Nauwkeurige gegevens: Uw praktijk ontvangt nauwkeurige gegevens die u kunnen helpen nauwkeurige inkomstenprognoses te maken met verkorte betalingscycli.
• Bespaart tijd: Met een medisch clearinghouse besteedt u meer tijd aan het behandelen van patiënten en minder aan het factureren.

Clearinghouse Selection Best Practices

Facturering is de kern van uw inkomstencyclus. Daarom is het kiezen van het juiste clearinghouse voor uw praktijk een belangrijke factor in het beheer van uw cashflow. Maar er zijn honderden opties om uit te kiezen. Om een clearinghouse te vinden dat het beste bij uw praktijk past, overweegt u het volgende:

Clearinghouse Budget

Wanneer u op zoek gaat naar potentiële leveranciers, kijk dan of hun prijspakketten binnen uw budget passen. Vraag hen om een overzicht van de kosten. Afhankelijk van uw voorkeuren, kunt u gaan voor een cloud-gebaseerd SaaS (software-as-a-service) product of een web-based applicatie. Vraag hoeveel elke leverancier rekent voor abonnementen en extra kosten. Sommige clearinghouses kunnen bijvoorbeeld extra kosten in rekening brengen voor ERA (Electronic Remittance Advice).

Compatibiliteit met medische factureringssoftware

EHR en medische factureringssoftware moeten compatibel zijn om een “one stop solution” te zijn voor de IT- en factureringsbehoeften van een medische praktijk. Ga na of het door u gekozen clearinghouse een oplossing biedt die naadloos samenwerkt met de software die uw personeel momenteel gebruikt. Als u bijvoorbeeld EPD-software gebruikt om patiëntgegevens te beheren of te verwerken, zorg er dan voor dat deze compatibel is met de software van het clearinghouse.

Gebruikbaarheid van de interface van het clearinghouse

Intuïtieve software vermindert de trainingstijd en helpt bij een soepel verloop van de factureringsprocessen. Om de gebruiksvriendelijkheid te garanderen, moet de software gemakkelijk toegankelijk zijn voor de betrokken personeelsleden. Stel uzelf de volgende vragen tijdens het selectieproces:

Heeft de interface onderdelen die u kunnen helpen de basishandelingen gemakkelijk te doorlopen? Zijn declaratiefouten geschreven in een taal die uw personeel gemakkelijk kan begrijpen?

Voor de gebruiksvriendelijkheid moet het clearinghouse u bijvoorbeeld in staat stellen de geschiktheid van patiënten in real time te verifiëren en geavanceerde zoekopties voor gegevenstoegang te bieden.

Real Time Customer Support

Premium clearinghouses bieden ondersteuning van ervaren factureerders in real time. In het geval van een afwijzing moet de software van het clearinghouse bijvoorbeeld een chat-optie hebben die u toegang geeft tot ervaren factureerders. Deze kunnen u wijzen op fouten die tot de afwijzing hebben geleid.

Online Access offered by the Clearinghouse

U en uw medewerkers moeten te allen tijde in staat zijn om de status van verzonden declaraties te wijzigen of in te zien. Het clearinghouse moet 24/7 beschikbaar zijn en dus online toegang bieden.

Top 5 Clearinghouses

Ons EPD integreert met een groot aantal Clearinghouses. We laten onze klanten beslissen welk clearinghouse voor hen het beste werkt voor hun specifieke eisen. Hier is een lijst van vijf medische clearinghouses die u kunt overwegen voor uw praktijk:

1. Navicure / ZirMed

Navicure is onlangs gefuseerd met ZirMed en opereert nu zowel onder de merknaam Navicure als ZirMed. Het bedrijf voor het beheer van de inkomstencyclus biedt een one-stop cloud-gebaseerde softwareoplossing (ClaimFlow™) die medische factureringsprocessen stroomlijnt, van het indienen van de eerste declaraties tot de analyse van de geschiktheid van de patiënt, het bewerken van de declaratie, de betaling, de afwijzing en het beheer van beroepsprocedures. Het bedrijf heeft vier “Best in KLAS”-awards ontvangen, waaronder een dit jaar.

2. Availity

Availity is een gratis in Florida gevestigde dienst die medische praktijken clearinghouse en revenue cycle management-producten biedt. Het biedt toegang tot een beveiligd portaal voor meerdere betalers (Availity Portal) dat gebruikers toegang biedt tot meerdere gezondheidsplannen, hen in staat stelt om de geschiktheid te controleren en real-time toestemming te krijgen. Het gezondheidsinformatienetwerk heeft onlangs de Governor’s Business Ambassador Award gewonnen voor zijn bijdrage aan de economie van het land.

3. Emdeon

Emdeon is ’s lands grootste clearinghouse en is een toonaangevende leverancier van oplossingen voor het beheer van inkomsten- en betalingscycli en de uitwisseling van klinische informatie, die betalers, leveranciers en patiënten in het Amerikaanse gezondheidszorgsysteem met elkaar verbindt. Het aanbod van Emdeon integreert en automatiseert belangrijke zakelijke en administratieve functies van zijn betalers en leveranciers tijdens het hele traject dat de patiënt doorloopt.

Door het gebruik van de uitgebreide reeks oplossingen van Emdeon, die zijn ontworpen om eenvoudig te integreren met bestaande technologie-infrastructuren, zijn klanten in staat om de efficiëntie te verbeteren, de kosten te verlagen, de cashflow te vergroten en de complexe inkomsten- en betalingscyclus en klinische informatie-uitwisselingsprocessen efficiënter te beheren.

Trizetto Provider Solutions

Trizetto Clearinghouse stelt u in staat om professionele, institutionele, tandheelkundige en werknemers compensatie claims te verwerken. Directe relaties met betalers maken elektronische transacties mogelijk in alle 50 staten, Puerto Rico en Guam. Het heeft 8.000 + betaler verbindingen met inbegrip van primaire, secundaire, ERA, in aanmerking te komen, tandheelkundige, en het werk comp. Het biedt integratie met meer dan 650 oplossingen voor elektronische medische dossiers/praktijkbeheer. Andere functies zijn onder meer de volgende:

• Stroomlijnde oplossing voor werknemerscompensatieclaims
• Alle geaccepteerde claimformaten — NSF, drukbeeld, 4010, en 5010
• Betalerspecifieke bewerkingen vangen fouten op voordat het afwijzingen worden
• Afkeuringsanalyse spoort veelvoorkomende fouten op
• Oplossingen voor afkeuringen helpen afkeuringen identificeren en automatiseren het beroepsproces
• Papieren betalingen omzetten in postbare 835-afdrachtbestanden

5. Office Ally

Office Ally is een HIPAA-conform clearinghouse dat gratis webgebaseerde diensten aanbiedt aan zorgverleners. Het werkt met ongeveer 5.000 betalers in het hele land en biedt 24/7 klantenservice, gratis setup, en training. Bovendien kunnen artsenpraktijken hun eigen software gebruiken om verzekeringsclaims elektronisch aan te maken en in te dienen.

Uitzicht

Dit bericht kan u helpen bij het kiezen van het beste clearinghouse voor uw medische praktijk. Als u met het juiste bedrijf in zee gaat, kunt u de inkomstencyclus stroomlijnen, de cashflow verbeteren en de winst maximaliseren. Bovendien wordt uw factureringspersoneel niet onnodig belast, verbetert uw relatie met verzekeringsmaatschappijen, blijven inkomstenprognoses accuraat en wordt de betalingscyclus verkort.

RevenueXL geeft u de vrijheid om met een van de beste Clearinghouses te werken wanneer u geïntegreerde EHR en Practice Management Software implementeert. Bel ons vandaag nog om de behoeften van uw praktijk te bespreken en om meer te weten te komen over onze specialisme-specifieke EMR’s. U kunt ook een live demo aanvragen om zelf te zien hoe eenvoudig en kosteneffectief de overstap naar een nieuw EMR kan zijn.