Als nieuwe eigenaar van een klein bedrijf moet je een heleboel dingen uitzoeken die je nog nooit hebt gedaan. Een daarvan is hoe u een bedrijfsbudget maakt – en dat kan intimiderend zijn, vooral als u net begint. Hoe weet u precies waar u de juiste financiële informatie kunt vinden – laat staan dat u de terminologie voor bedrijfsfinanciën onder de knie krijgt – en hoe zet u al die gegevens in de juiste volgorde bij elkaar?

Dit alles kan sommige mensen afschrikken om überhaupt een bedrijf te beginnen. Uit een studie blijkt dat de meerderheid van de eigenaren van een klein bedrijf niet eens een budget heeft om mee te beginnen. Maar het proces om een bedrijfsbudget op te stellen is eigenlijk niet zo moeilijk als je het op de juiste manier aanpakt. Het kan allemaal worden onderverdeeld in zes stappen.

Velen beschouwen budgettering als hun minst favoriete onderdeel van het runnen van een bedrijf – maar als u succesvol wilt zijn, is het opstellen en bijhouden van een goed bedrijfsbudget een essentieel onderdeel van dat succes. Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het maken van een bedrijfsbudget.

Hoe maak je een bedrijfsbudget: Waarom in de eerste plaats?

Budgettering voor uw bedrijf gaat over het maken van een beredeneerde gok over hoe de toekomst van de financiën van uw bedrijf eruit zal zien. Daarvoor moet u nagaan wat er vorige maand is gebeurd, wat er drie maanden geleden is gebeurd, en hoe deze maand er vorig jaar uitzag – en die informatie vervolgens gebruiken om verstandige financiële beslissingen te nemen voor de komende maanden en jaren.
Als u een paar slechte maanden achter de rug hebt en voorspelt dat u weer een trage maand tegemoet gaat, kunt u zich voorbereiden om de uitgaven waar mogelijk te minimaliseren. Als de zaken goed zijn gegaan en die video die je hebt geplaatst viral is gegaan en klanten oplevert, leef dan wat risicovoller en investeer in het kopen van meer voorraad om die binnenkomende klanten tevreden te stellen en ze terug te laten komen.

Met andere woorden, je hebt geen kristallen bol nodig om een bedrijf te runnen, maar je moet wel leren hoe je een bedrijfsbudget opstelt. En dat vergt wel wat intuïtie en gefundeerd giswerk om ervoor te zorgen dat alles soepel blijft verlopen.

Waarom u een bedrijfsbudget nodig hebt

Bij het opstarten van uw bedrijf is het opstellen van een budget een van die dingen die aan de kant kunnen blijven liggen. Als uw bedrijf al veel winst maakt of in een hoogconjunctuur zit, lijkt het misschien niet zo belangrijk om een bedrijfsbudget te maken.

Maar een budget kan bijdragen aan het succes van uw bedrijf op de lange termijn. Een budget helpt u om verder te kijken dan volgende week en volgende maand naar volgend jaar, of zelfs de komende vijf jaar.

Meer specifiek kan een bedrijfsbudget uw bedrijf helpen profiteren door:

• Het efficiënter te maken
• Het aanwijzen van middelen die overblijven en die u opnieuw kunt investeren.
• Voorspellen van trage maanden en u uit de schulden houden
• Raming van wat nodig is om winstgevend te worden
• Voorspellen van een venster in de toekomst
• Helpt u controle te houden over het bedrijf

Het maken van een bedrijfsbudget maakt het exploiteren van uw bedrijf gemakkelijker en efficiënter. Een zakelijke begroting kan ook helpen om ervoor te zorgen dat u geld uitgeeft op de juiste plaatsen en op het juiste moment om uit de schulden te blijven.

Hoe maak je een zakelijke begroting: The Easy 6-Step Guide

Deze stap-voor-stap handleiding voor het maken van een eigen bedrijfsbudget moet u helpen het proces zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Als u begint, zult u merken dat het proces van bedrijfsbudgettering begint met het terugkijken naar uw inkomsten en uitgaven in het verleden. Hoe langer u al zaken doet, hoe gemakkelijker dit proces zal zijn, omdat u dan meer gegevens hebt om op terug te kijken bij het opstellen van uw toekomstgerichte budget.

Als uw bedrijf echter gloednieuw is, moet u misschien wat uitgebreider onderzoek doen naar typische kosten binnen uw branche of gebied om werkramingen te verzamelen voor uw verwachte financiën.

Of u nu informatie uit uw eigen bedrijf verzamelt of schattingen maakt op basis van onderzoek, er komt wat werk kijken bij het maken van uw eerste werkbegroting. Dat gezegd hebbende, zult u misschien verbaasd zijn hoe eenvoudig het is om een bedrijfsbudget te maken als u deze stappen volgt.

Laten we elke stap even bespreken.

Stap 1: Onderzoek uw inkomsten

De eerste stap in elke budgetteringsoefening is achterom te kijken naar uw bestaande bedrijf en al uw inkomstenbronnen (ook wel inkomsten genoemd) te vinden. Tel al deze inkomstenbronnen bij elkaar op om te ontdekken wat er maandelijks aan geld binnenkomt in uw bedrijf.

Bij het bepalen van uw inkomsten, moet u ervoor zorgen dat u rekent voor inkomsten, niet voor winst. Uw inkomsten zijn al het geld dat in uw bedrijf binnenkomt voordat de kosten zijn afgetrokken. Winst is wat overblijft nadat de uitgaven zijn afgetrokken.

Als u alle inkomstenstromen in kaart hebt gebracht, berekent u uw maandelijkse inkomsten. Het is belangrijk om dit voor meerdere maanden te doen, en bij voorkeur voor ten minste de afgelopen 12 maanden, als u over zoveel gegevens beschikt.

Met 12 maanden (of meer) aan informatie kunt u onderzoeken hoe uw maandelijkse inkomsten in de loop der tijd veranderen en op zoek gaan naar seizoenspatronen. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld na de feestdagen of tijdens de hete zomermaanden een dip vertonen. Als u op de hoogte bent van deze seizoensgebonden veranderingen, kunt u zich van tevoren voorbereiden op de magere maanden en uzelf een financieel kussen geven.

Stap 2: Vaste kosten aftrekken

De tweede stap in het maken van een bedrijfsbudget is het optellen van al uw vaste kosten. De term vaste kosten is van toepassing op alle kosten die noodzakelijk zijn op een terugkerende basis voor de werking van uw bedrijf. Vaste kosten kunnen dagelijks, wekelijks, maandelijks of zelfs jaarlijks voorkomen, dus zorg ervoor dat u zoveel mogelijk gegevens verzamelt.

Voorbeelden van vaste kosten binnen uw bedrijf kunnen zijn:

• Huur
• Bevoorrading
• Schuld aflossing
• Payroll
• Afschrijvingen van activa
• Belastingen
• Verzekeringen

Uw kleine bedrijf is uniek en zal andere vaste kosten hebben dan wat hier wordt beschreven. Neem een paar minuten de tijd om andere vaste kosten te noteren die voor uw bedrijf van toepassing kunnen zijn.

Als u eenmaal de vaste kosten van uw bedrijf hebt vastgesteld, trekt u deze af van uw inkomsten en gaat u naar de volgende stap.

Stap 3: Bepaal de variabele kosten

Terwijl u op zoek bent gegaan naar de gegevens die u nodig hebt om uw vaste kosten op een rijtje te zetten, is het u misschien ook opgevallen dat er een aantal variabele kosten zijn binnen uw bedrijf.
Variabele kosten zijn kosten die veranderen afhankelijk van hoeveel u van de dienst gebruik maakt. Veel van deze kosten zijn nodig om uw bedrijf draaiende te houden, zoals nutsvoorzieningen.

U vindt hier ook uitgaven die niet noodzakelijk zijn voor het functioneren van uw bedrijf, maar wel leuk zouden zijn om te hebben, zoals scholing, of extra’s die de winstgevendheid kunnen verhogen. Dat zijn de zogeheten “discretionaire uitgaven”, die je ook in je variabele kostenfonds kunt onderbrengen.

Een paar voorbeelden van variabele kosten zijn:

• Salaris eigenaar
• Vervangen oude apparatuur
• Kantoorbenodigdheden
• Professionele ontwikkeling
• Marketingkosten
• Uitgaven

Tijdens magere maanden, moet u de variabele kosten van uw bedrijf verlagen, te beginnen met discretionaire uitgaven. In winstgevende maanden, wanneer er extra inkomsten zijn, kunt u uw uitgaven aan variabele kosten verhogen ten voordele van uw bedrijf op de lange termijn.

Stap 4: Leg een reservefonds aan voor onverwachte kosten

Of u nu wel of niet eerder een bedrijf hebt gerund, we weten allemaal dat eenmalige kosten niet komen wanneer het u uitkomt. Het is de dag voordat u uw hele familie ontvangt voor Thanksgiving en de koelkast gaat stuk. U bent op weg naar de grootste presentatie van uw carrière en uw auto hapert.

Deze kosten ontstaan wanneer u ze het minst verwacht, en meestal wanneer het budget krap is. Voorkom angst voor onverwachte kosten bij het budgetteren van uw bedrijf door ervoor te zorgen dat u wat extra geld achter de hand heeft en plan voor onvoorziene uitgaven binnen uw budget.

Hoewel u misschien in de verleiding komt om elk overschot aan inkomsten uit te geven aan variabele uitgaven, zet in plaats daarvan wat opzij in een noodfonds. Op die manier bent u er klaar voor als apparatuur kapot gaat en vervangen moet worden, of als u snel de inventaris moet vervangen die door een overstroming is beschadigd. Natuurlijk is er altijd de mogelijkheid van een kleine zakelijke lening – maar meer opties zijn beter dan minder.

We hopen voor elke ondernemer dat de stelregel geldt: Als je budget voor een probleem, de nood zich nooit voordoet. En als het noodgeval zich voordoet? Nou, dan heb je er voor gebudgetteerd. Dan is het toch niet echt een noodsituatie?

Stap 5: Stel uw winst- & verliesrekening

Als u alle bovenstaande informatie hebt verzameld, is het tijd om alles samen te voegen en uw winst- en verliesrekening, of P&L, op te stellen.

Alleen al het praten over een P&L kan gevoelens van angst oproepen – we snappen het. Maar onthoud, je hebt al het werk al gedaan. En het is optellen en aftrekken: Tel al uw inkomsten van de maand op en tel al uw uitgaven van de maand op. Trek vervolgens de uitgaven van de inkomsten af en hoop dat je aan het eind een positief getal overhoudt.

Als dat zo is, heb je winst gemaakt! Zo niet, dan heb je verlies geleden, en dat is ook niet erg. Kleine bedrijven zijn niet elke maand winstgevend, laat staan elk jaar. Dit geldt vooral als je net begint als bedrijf.

Stap 6: Schets uw toekomstgerichte bedrijfsbudget

Of u nu een nieuw bedrijf hebt of al een tijdje bezig bent, het is giswerk om te voorspellen wat er in de toekomst met uw bedrijf zal gebeuren. Als je al een tijdje zaken doet, zal dat de nauwkeurigheid van die gissingen zeker ten goede komen (want je kunt, nou ja, gissen).

Nu je je P&L hebt gemaakt – wat een historisch document is dat het verleden van je bedrijf laat zien – is het tijd om je budget te maken. En dit is een vooruitziend, toekomstgericht document.

Voor deze stap zal het refereren aan uw P&L u helpen de seizoensgebonden ups en downs van uw bedrijf beter te begrijpen, welke investeringen in uw bedrijf de moeite waard zijn om te herhalen, en wat u in de toekomst moet vermijden.

Op uw P&L moet u naar deze trends zoeken:

• Grote aankopen van voorraden of apparatuur die een voordelig verlies opleveren
• Seizoenstrends als gevolg van guur weer, natuurrampen, of economische onrust
• Seizoenstrends als gevolg van schoolkalenders, toeristische reispatronen, of leveringsbeperkingen
• Winst die hoger is dan in voorgaande jaren of niet kan worden verklaard

Bij het onderzoeken van uw P&L, bent u op zoek naar manieren om de schommelingen en veranderingen in uw bedrijf te verklaren.

Als u bijvoorbeeld een ijslolliekraam runt, zult u in de zomer meer winst maken als het warm is en de kinderen niet naar school zijn. Als u weet in welke maanden u het meest winstgevend bent, kunt u beter voorspellen hoe het volgende jaar eruit zal zien. U kunt op basis van deze informatie ook besluiten meer personeel aan te nemen en uw openingstijden in bepaalde perioden van het jaar uit te breiden, zodat uw bedrijf nog winstgevender wordt in de maanden dat de vraag het grootst is.

Hoe maak je een bedrijfsbudget: Budgettering Efficiënt

De meeste ondernemers zijn er niet aan begonnen om te leren hoe ze een bedrijfsbudget moeten opstellen, zeker. Dus, hoe maak je budgettering efficiënt, zodat je terug kunt naar de beste delen van het bedrijfsleven?

• Investeer in boekhoudsoftware om inkomsten en uitgaven bij te houden en automatisch uw P&L-overzichten te maken. Van Quickbooks tot Xero, er zijn tal van oplossingen waar u uit kunt kiezen.
• Huur een accountant die je vertrouwt om je te helpen je budget te beheren, de koers te corrigeren als het bedrijf ontspoort, en ervoor te zorgen dat je de nodige belastingen betaalt.
• Breek het proces van het maken van een bedrijfsbudget op in kleine stappen-het beheren van een bedrijfsbudget is veel gemakkelijker als je stukjes van het werk in de tijd doet en elke dag of elke week een klein stukje aanpakt.
• Stel procedures op voor budgettering, zodat u weet waar u de cijfers kunt vinden die u nodig hebt, wanneer uitgaven worden gedaan en waar het geld dat u nodig hebt zich bevindt.
• Probeer een van onze budget sjablonen voor kleine bedrijven te gebruiken.

Er zijn maar weinig bedrijfseigenaren die u zult ontmoeten die dol zijn op budgetten, financiën en spreadsheets. Dat is gewoon niet de reden waarom mensen in het bedrijfsleven stappen. Maar budgettering is een onderdeel van het leven als je eigenaar bent van een bedrijf. Dus als je stap voor stap weet hoe je een bedrijfsbudget opstelt en het efficiënt beheert, zal dat je baan als ondernemer net een beetje makkelijker maken. Veel succes!