Door Katie Azevedo, M.Ed.

In de meeste situaties waarin je met je leraar moet communiceren, is het het beste om persoonlijk met hem of haar te praten. Ik adviseer persoonlijke ontmoetingen wanneer mogelijk, omdat dit de kans op miscommunicatie verkleint. Persoonlijke ontmoetingen geven ons ook de kans om te communiceren via lichaamstaal, wat belangrijk is als je moeite hebt met verbale expressie.

Echter, er zijn momenten dat face-to-face ontmoetingen niet mogelijk zijn en je in plaats daarvan een e-mail moet schrijven. Daarom moet je weten hoe je een e-mail aan je leraar schrijft, zodat je boodschap duidelijk en respectvol is, en zodat je een antwoord krijgt dat ingaat op je zorgen.

Als je e-mail onduidelijk is en je vragen indirect, zul je waarschijnlijk niet de duidelijke en directe antwoorden krijgen die je zoekt – logisch, toch?

Weten hoe je een e-mail aan je leraar schrijft, is niet alleen een schoolvaardigheid; uiteindelijk zul je e-mails gaan schrijven aan je baas, je collega’s en aan andere hoge pieten. En omdat je niet op “unsend” kunt drukken, kun je het maar beter in één keer goed doen. Als je niet meer op school zit en aan het werk bent, gelden deze e-mailtips, regels en voorbeelden ook voor jou.

Okee, nu de regels, de do’s en de don’ts.

Hoe schrijf je een e-mail aan je leraar (of aan je baas, collega, directeur, enz.)

1. Zeg mij na: een e-mail is geen sms!!!

2. Zeg mij na: een e-mail is geen roman of een episch gedicht.

3. Geef altijd een onderwerpregel. Laat dit veld nooit leeg. Houd het kort en bondig, eigenlijk net zoals je je e-mail een “titel” geeft. Wees niet creatief, gebruik geen hoofdletters (niet nodig om te schreeuwen), en vermijd uitroeptekens, tenzij het een echte noodsituatie is … in welk geval….bel 911?

Voorbeelden van goede onderwerpregels:

• Het proefwerk van maandag opnieuw maken
• Blijven na school deze week
• Vraag over het huiswerk van vanavond
• Een tijd afspreken

Voorbeelden van vreselijke onderwerpregels:

• WAT HEB IK MIS?
• Help!!!!
• Ik ben mijn huiswerk kwijt en weet niet waar ik een nieuw exemplaar kan krijgen, kunt u mij er nog een sturen

4. Gebruik een correcte begroeting. In chique taal heet dit een aanhef. Ik ben niet chic. In de meeste scenario’s, bij het schrijven van een e-mail aan je leraar, zult u “Beste mevrouw Smith” – of wat de naam van uw leraar is. Als je je lerares al langer dan een paar weken hebt, kun je ook “Hallo mevrouw Smith” gebruiken. Sluit in beide gevallen je aanhef altijd af met een komma.

Voorbeelden van goede e-mailgroeten:

• Dear Mr. Smith,
• Hi Mrs. Jones,

Voorbeelden van slechte e-mailgroeten:

• Hey!!
• What’s up.

5. Stel jezelf voor. Tenzij je op de basisschool zit en maar één leraar hebt, moet de eerste zin van je e-mail duidelijk en direct aangeven wie je bent. Sla deze stap niet over, zelfs niet als je e-mail adres je naam bevat. Houd deze informatie basaal en relevant (je leraar/baas hoeft je schoenmaat niet te weten). Schrijf niet meer dan één zin.

Voorbeelden van goede inleidende zinnen:

• Dit is Maria Ricci – ik zit in je A-periodes scheikunde.
• Dit is Chrissy Holmes, en ik zit in je dinsdagavond college Economie 101.

6. Schrijf een korte overzichtszin. Dit is een belangrijke, eenvoudige, enkele zin die duidelijk aangeeft waarom je de e-mail schrijft. Het moet vergelijkbaar zijn met je onderwerpregel. Als deze zin niet overeenkomt met je onderwerpregel, ga dan terug en bewerk je onderwerpregel.

Voorbeelden van goede overzichtszinnen:

• Ik schrijf je omdat ik dinsdag afwezig was en ik wat vragen heb over wat ik gemist heb.
• Ik mail je om na te denken over ons gesprek van gisteren.
• Ik schrijf je omdat ik wat extra hulp zoek bij de stof die we deze week hebben behandeld.

7. Schrijf de e-mail body. Dit is waar je je boodschap vermeldt en/of je vragen stelt, en is de hele reden waarom je schrijft. Wees direct, wees duidelijk, en wees kort. Idealiter zou dit deel vijf zinnen of minder moeten zijn. Als u meerdere vragen hebt, gebruik dan opsommingstekens. Als uw zinnen lang zijn, gebruik dan extra regeleinden (alinea’s) om de tekst in kleinere stukken te verdelen. (Zie de extra tips hieronder voor meer over de grootte van alinea’s en leesbaarheid.)

8. Bedank je leraar/baas en sluit de e-mail af. Nogmaals, houd dit deel van je e-mail kort.

Voorbeelden van goede e-mailafsluitingen:

Dank je wel! Hoogachtend, Meggan Meggles

Ik stel uw hulp op prijs. Billy Bob

9. Proefdruk voor verzending. Sla deze stap niet over! Lees de e-mail hardop aan jezelf voor om eventuele rare stukken op te sporen, en controleer de e-mail op spelfouten of woordkeusfouten. Voor de liefde van alles wat heilig is, maak je “I “s hoofdletter.

Nu je weet hoe je een e-mail aan je leraar (of baas) schrijft, kun je ook de volgende tips in overweging nemen.

1. Houd alinea’s niet langer dan vier zinnen.

2. Beperk het gebruik van uitroeptekens. Als je er dan toch een MOET gebruiken, beperk je dan tot één uitroepteken per e-mail.

3. Vermijd verwijten en neem verantwoordelijkheid. Als je je leraar e-mailt over een probleem met je cijfer of over een probleem dat je hebt, wees dan voorzichtig met je formulering. In plaats van “Ik snap niet waarom je me een onvoldoende hebt gegeven!” zou je kunnen schrijven “Ik heb een onvoldoende voor de opdracht en ik hoop dat je me kunt helpen begrijpen wat ik fout heb gedaan.” Eigen verantwoordelijkheid nemen is een veel betere aanpak en vergroot de kans dat je leraar je helpt.

4. Als het om belangrijke e-mails gaat – bijvoorbeeld als je je directeur of baas mailt – stuur de e-mail dan eerst naar jezelf. Zo heb je nog een laatste kans om te controleren of er geen domme fouten in staan of een verkeerde toon.

5. Houd het kort. Elke e-mail die langer is dan 10-12 zinnen is beter af als een telefoongesprek of een persoonlijk gesprek

6. Maak het niet te formeel. Vermijd kleuren, vreemde lettertypen, hoofdletters, en overdreven vet en cursief. Een geschikte plaats om vet te gebruiken is om datums en tijden te benadrukken, zoals in het volgende voorbeeld:

Kunt u mij ontmoeten op dinsdag 20 november om 14.00 uur?

7. Vermijd grappen en sarcasme. Bewaar humor en sarcasme voor persoonlijke gesprekken, want de ontvanger kan uw toon gemakkelijk verkeerd interpreteren zonder uw stem te horen of uw lichaamstaal of gezichtsuitdrukkingen te zien.

Emailen e-mail is een effectieve en efficiënte vorm van communicatie, mits correct uitgevoerd. Dus houd het simpel, houd het respectvol, en PROOF LEES!

En als u moeite hebt met het vragen om hulp, zijn hier een paar belangrijke tips voor u.