Databack-ups zijn van cruciaal belang voor het beschermen van de continuïteit van uw bedrijf. Als uw enige back-up zich op een enkele desktop/laptopcomputer of een mobiel apparaat bevindt en deze verloren gaan of worden gestolen, zijn uw bedrijfsgegevens verdwenen. En papieren kopieën van bedrijfsgegevens zijn geen afdoende gegevensbescherming; wat als uw bedrijfspand tot de grond toe afbrandt of door een ernstige overstroming wordt getroffen? Ook dan kunnen de gegevens die u nodig hebt om uw bedrijf voort te zetten, onherroepelijk verloren gaan.

Gegevensverlies

Om Paul Simon te parafraseren: er zijn 50 manieren om uw gegevens te verliezen:

• Een crash van de harde schijf van een desktop/laptop of schade aan uw mobiele apparaat kan uw gegevens onherstelbaar maken
• Uw computer of telefoon kan worden gestolen – bedrijfsinbrakeninbraken komen veel voor en volgens FBI-statistieken wordt 97% van de gestolen laptops/desktops nooit teruggevonden
• Gegevens kunnen per ongeluk worden gewist (of opzettelijk worden gewist door een ontevreden werknemer)
• Uw computer kan worden gekaapt door malware
• Uw online opslagaccounts kunnen worden gehackt
• Een ransomware-aanval kan uw bestanden ontoegankelijk maken totdat een aanzienlijke vergoeding is betaald

Een Data Backup Regime is een Must

Voor een adequate bescherming van gegevens, moet u een back-upsysteem opzetten dat de volgende drie stappen volgt:

• Back-up bedrijfsgegevens regelmatig
• Maak back-ups op betrouwbare media of in de cloud
• Als u media gebruikt voor back-ups, bewaar de apparaten dan op een veilige, externe locatie

De basisregel voor de bescherming van bedrijfsgegevens is dat als het verlies van de gegevens het zakendoen in de weg staat, u er een back-up van moet maken. Desktop softwareprogramma’s kunnen indien nodig opnieuw worden geïnstalleerd, maar het herstellen van de details van transacties of bedrijfscorrespondentie is onmogelijk als die bestanden verloren gaan of onherstelbaar zijn beschadigd.

Data Archive vs Data Backup

Backups zijn normaal gesproken periodieke, kortdurende images van gegevens voor disaster recovery doeleinden. Archivering daarentegen verwijst over het algemeen naar langetermijnopslag van gegevens die niet langer regelmatig worden gebruikt, maar wel kunnen worden hersteld als dat nodig is (bijvoorbeeld een voltooid project of gegevens van een voormalige klant).

Kritieke bedrijfsgegevens back-uppen

Er zijn twee stappen voor een succesvolle gegevensback-up;

• Identificeer de kritieke gegevens waarvan een back-up moet worden gemaakt
• Uitvoeren van back-ups van de gegevens volgens een regelmatig schema

Wat moet er in een gegevensback-up staan? Van alle bestanden die u hebt gemaakt en/of gewijzigd, moet regelmatig een back-up worden gemaakt. Voor veel bedrijven omvat dit alles van boekhoudkundige bestanden tot e-mail.

Meer en meer bedrijfsapplicaties zijn beschikbaar via de cloud. Als u echter desktopapplicaties (niet-browser) gebruikt, kunnen deze opnieuw worden geïnstalleerd vanaf media of worden gedownload, zodat er geen back-up hoeft te worden gemaakt.

Cloudopslag

Het gebruik van online back-upservices maakt het maken van back-ups van uw gegevens eenvoudig – dat is slechts een van de redenen waarom cloud computing ideaal is voor kleine bedrijven. Maar clouddiensten kunnen nog steeds kwetsbaar zijn voor gegevensverlies door hacking of sabotage door werknemers (denk aan het recente geval van het in Indianapolis gevestigde American College of Education, dat na het ontslaan van een informatietechnologiemedewerker ontdekte dat hij voor zijn vertrek de administratieve wachtwoorden voor de online accounts had gewijzigd, waardoor het college geen toegang meer had tot hun gegevens). Het is geen slecht idee om af en toe lokale back-ups van cloudgegevens te maken.

Lokale back-ups van gegevens

Als u uw gegevens lokaal opslaat (u gebruikt bijvoorbeeld geen cloudopslag), kunt u uw back-ups vereenvoudigen door alle bestanden die moeten worden gearchiveerd, op één schijf op uw computer te bewaren. Stel bijvoorbeeld dat u een back-up moet maken van boekhoudbestanden, tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, foto’s en e-mail.

Door Simply Accounting, Microsoft Office (inclusief Outlook) en Paintshop Pro allemaal op een aparte schijf of in een aparte map te zetten, wordt het gemakkelijker om alle bestanden te archiveren die u met deze programma’s hebt gemaakt of gewijzigd. U hoeft alleen maar een back-up te maken van de schijf of de map. Zodra u de kritieke gegevens hebt geselecteerd die moeten worden gearchiveerd, is het een eenvoudige zaak om een back-up softwareprogramma te installeren en te gebruiken om uw bedrijfsgegevens op een regelmatig schema te archiveren.

Een nachtelijke back-up van uw gegevens wordt aanbevolen. Er zijn veel back-upsoftwareprogramma’s beschikbaar waarmee u een schema kunt instellen dat automatisch een back-up van uw gegevens maakt. Back-upsoftware die ook bestanden zipt en codeert, bespaart schijfruimte en verhoogt de veiligheid van de gegevens.

Back-ups van uw gegevens mogen alleen ter plaatse worden bewaard als ze zijn opgeslagen in een brandveilige, onverwoestbare kluis. Investeren in een tapedrive of externe harde schijf en het nauwgezet volgen van een schema voor regelmatige gegevensback-ups helpen niet als al uw back-ups zich op één plaats bevinden en die plaats wordt getroffen door een ramp. Om echt veilig te zijn, moeten uw back-ups off-site worden opgeslagen. (Cloudback-up neemt deze zorg niet volledig weg, maar is zeker beter dan veel fysieke locaties.)

Sommige bedrijven bewaren hun gegevensback-ups in beveiligde dozen bij banken. De kosten voor een kluisje zijn aftrekbaar van de belasting als u nog een extra stimulans nodig hebt. Andere eigenaren van kleine bedrijven bewaren meerdere back-ups van hun gegevens bij vrienden of familieleden thuis. Het maakt niet echt uit waar u ze bewaart, zolang de site die u kiest voor off-site gegevensback-up maar veilig is en u er regelmatig toegang toe hebt.

Online Backup Services

Voor ultieme veiligheid moet u sterke wachtwoorden gebruiken, deze regelmatig wijzigen en ervoor zorgen dat de back-upbestanden zijn versleuteld (aangezien cloud-opslag wordt gedeeld, versleutelen cloud-aanbieders normaal gesproken gebruikersgegevens).

USB-sticks

De capaciteit van USB-sticks neemt voortdurend toe en ze zijn ideaal voor snelle back-ups van gegevens. Hoewel ze niet de capaciteit van externe harde schijven hebben, hebben ze een hoge gegevensoverdrachtsnelheid en zijn ze zeer draagbaar. U kunt gemakkelijk een back-up van gegevens op een USB-stick zetten en deze naar een externe locatie meenemen. Omdat ze geen bewegende delen hebben, zijn USB-drives zeer betrouwbaar.

Externe harde schijven

Voor kleine bedrijven is de aanschaf en het gebruik van een externe harde schijf voor gegevensback-ups de aanbevolen methode. Externe harde schijven zijn niet duur in vergelijking met tapedrive-systemen. Ze zijn ook gemakkelijk te gebruiken; sluit de harde schijf gewoon aan op de USB-poort van uw computer. De meeste externe harde schijven worden geleverd met back-upsoftware.

Local Area Network (LAN) Storage

Als u een lokaal netwerk (LAN) hebt, kunt u ook een back-up van bestanden maken op een andere computer of server. Als de back-upmachine zich echter op dezelfde locatie bevindt, kan deze kwetsbaar zijn voor diefstal of beschadigd raken door brand of overstroming. Om diefstal te voorkomen kan een server worden geïnstalleerd in een afgesloten kooi, kast of kast.

Tape-opslag

Als u grote hoeveelheden gegevens moet back-uppen (of regelmatig volledige gegevensarchieven wilt maken en bewaren voor opslag op lange termijn) zijn tapeback-ups de beste optie. Ze zijn zeer betrouwbaar en kunnen enorme hoeveelheden gegevens opslaan.

Back It Up or Risk Lossing It

Loop niet het risico uw bedrijfsgegevens te verliezen. De beste verdediging tegen zo’n ramp is een goede gegevensbescherming. Door een back-upsysteem op te zetten waarin uw bedrijfsgegevens regelmatig en op de juiste manier worden gearchiveerd en geback-upt, zorgt u ervoor dat uw bedrijf ongeacht de storm die het te wachten staat, door kan gaan. Denk eraan – u kunt nooit te veel gegevensback-ups hebben!