Moet u uw college transcripties aanvragen omdat u overweegt van school te veranderen, bijvoorbeeld van een campus school naar een online graad? En hoe zit het met een aanvraag voor een masteropleiding, een beurs of een nieuwe baan? Dan moet je weten hoe je een officieel afschrift van je school aanvraagt. Hier zijn enkele tips om je te helpen bij het aanvragen van je afschriften van je opleiding.
Hoe krijg je je afschriften van je opleiding: In een notendop
EERST: Bel of e-mail het kantoor van de griffier van uw school; zij zijn de afdeling die verantwoordelijk is voor het archiveren van de transcriptiegegevens van studenten.
TweEDE: Vraag of u uw schriftelijke toestemming moet sturen zodat zij uw transcripties aan u kunnen vrijgeven.
DERDE: Stuur uw schriftelijke toestemming naar de school, per e-mail of aangetekende post, of vul online een formulier in.
De basisbeginselen van College Transcripts
Een officieel transcript is een kopie van je permanente academische dossier en bevat de gevolgde cursussen, data van deelname, hoofdvak, type graad toegekend, je cumulatieve grade point average (GPA) en alle onderscheidingen die je op de school hebt ontvangen.
Stap 1: Voordat u uw verzoek om een college-afschrift indient
-
Bevestig dat u geen openstaand saldo verschuldigd bent aan de instelling waar u het afschrift aanvraagt, anders zullen zij uw officiële afschriften achterhouden.
-
Ontdek hoe de ontvangende school uw afschrift wenst te ontvangen. Sommige scholen willen al het materiaal in één pakket, andere willen het rechtstreeks ontvangen.
Stap 2: Verzamel de informatie die je nodig hebt voor het indienen van je verzoek om een college-afschrift
Hier wordt het (een beetje) lastig. Het is niet ongebruikelijk dat een school schriftelijke toestemming vraagt om je cijferlijsten vrij te geven, voordat de cijferlijsten daadwerkelijk worden vrijgegeven. Begin dit proces door contact op te nemen met het registratiekantoor van je school. Vraag hen of toestemming vereist is en of ze een elektronisch proces aanbieden. Als ze geen elektronische toestemming accepteren, moet u de toestemming en het verzoek zelf persoonlijk afgeven of per post naar het Registrar’s Office sturen.
Of welke methode u ook kiest, om fraude te helpen voorkomen, heeft het Registrar’s Office specifieke persoonlijke informatie nodig voordat het aan uw verzoek voldoet.
-
Uw handgeschreven handtekening
-
Socialezekerheidsnummer of student ID-nummer
-
Huidig adres en telefoonnummer
-
Gedagsdata van deelname / afstuderen
-
Volledige naam / postadres van ontvangers
Stap 3: Uw verzoek om een college-afschrift indienen
Een voorbeeldbrief/email voor een verzoek om een college-afschrift
Registrar
<Naam van school>
<Adres van school>
Datum: Dag Maand, Jaar
Onderwerp: Verzoek om afgifte van het originele afschrift
Gelieve mijn verzoek om een kopie van mijn volledige afschrift in behandeling te nemen. Ik heb de $10 administratiekosten bijgesloten die door de school worden gevraagd. Om te helpen bij het vinden van mijn gegevens, ging ik van 2014 tot 2017 naar <schoolnaam>. Mijn burgerservicenummer is 123-45-6789 en mijn student ID-nummer was 128987.
Gelieve het transcript te mailen naar het adres zoals hieronder aangegeven:
<Naam van ontvanger>
<Bezorgadres>
Bedankt bij voorbaat voor uw snelle hulp.
Uw Hoogachtend,
_<onderteken uw naam>_________
John Doe
Bij de verwerking van uw verzoek zal het bureau van de griffier het afschrift ook in een envelop verzegelen en frankeren om te controleren of het document niet is gewijzigd. Maak deze envelop niet open als u hem naar uzelf laat sturen. Het hele proces zou niet meer dan 10 werkdagen in beslag moeten nemen.
Tot slot, maar niet minder belangrijk: officiële transcripten zijn niet duur, maar veel hogescholen en universiteiten brengen $3,00 tot $10,00 verwerkingskosten in rekening. Sommige scholen kunnen ook verzendkosten in rekening brengen. Vergeet dus niet die kosten bij te sluiten!
Heeft u nog vragen? Bekijk onze Veelgestelde vragen over transcripties voor meer informatie over het verkrijgen van college-afschriften!
