VOORLICHTING BETREFFENDE HET PERSOONSGEGEVENSBELEID (art. 13 van EU-verordening nr. 2016/679 betreffende de verwerking van persoonsgegevens)
ADVIHAIR S.R.L., BTW nr. 11495171008, gevestigd te Via Benini n. 11 – 40069 Zola Predosa (Bologna, Italië), (hierna te noemen de, “Gegevensbeheerder”), in zijn hoedanigheid van gegevensbeheerder, informeert u hierbij, in overeenstemming met Art. 13 van EU-verordening n. 679/2016 (hierna te noemen, “GDPR”) dat uw persoonsgegevens (verstrekt op het moment van inschrijving, door middel waarvan zakelijke relaties die voortvloeien uit het bestaande contract tot stand worden gebracht) zullen worden verwerkt in overeenstemming met de methoden en voor de doeleinden die hieronder worden gespecificeerd. In overeenstemming met de bepalingen van zowel de GDPR, Italiaans Wetsdecreet n. 196/2003 en eventuele latere wijzigingen (hierna te noemen de “Privacy Code”), zullen de verwerkingen die worden uitgevoerd door de Data Controller, gebaseerd zijn op de beginselen van juistheid, rechtmatigheid en transparantie en ze zullen worden uitgevoerd met het doel om te voldoen aan de beginselen van relevantie, volledigheid, niet-excessiviteit, terwijl ook de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.
De reikwijdte van de gegevensverwerking
Deze gegevens worden verwerkt, mede door gebruik te maken van IT- en telematicaprocedures, met, waar nodig, het verkrijgen van beeldmateriaal, in overeenstemming met de hierboven genoemde wetgeving, alsmede met alle voorziene vertrouwelijkheidsverplichtingen. Meer in het bijzonder zullen de persoonsgegevens worden verwerkt door het centrum, dat alle noodzakelijke, individuele verwerkingshandelingen zal uitvoeren: verzamelen, registreren, organiseren, opslaan, verwerken, wijzigen, extraheren, enz. evenals elke andere handeling die nuttig wordt geacht met betrekking tot de levering van de gevraagde diensten.
Doeleinden van de gegevensverwerking, aard van de gegevensverstrekking en gevolgen van de weigering om de gevraagde gegevens te verstrekken
1. In de eerste plaats worden de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor doeleinden die nauw verband houden met en nuttig zijn voor de vervulling van de contractuele verplichtingen waarbij u partij bent en die de rechtsgrondslag vormen voor de gegevensverwerking zelf in overeenstemming met Art. 13, paragraaf 1, letter c) van de GDPR. Dergelijke doeleinden zijn met name:
– Het sluiten van contracten voor diensten en producten die door de Gegevensverwerker worden geleverd;
– Het sluiten van contracten voor diensten en producten die door de Leverancier worden geleverd;
– Deelname aan presentatie/cursussen/demonstratie-activiteiten;
– Het nakomen van precontractuele, contractuele, administratieve en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de bestaande zakelijke relatie die met u tot stand is gebracht (vereisten met betrekking tot operationele, organisatorische, management-, fiscale, administratieve, verzekerings- en boekhoudkundige activiteiten die verband houden met de contractuele en/of precontractuele zakelijke relatie die tot stand is gebracht);
– Het voldoen aan verplichtingen die voortvloeien uit de wet, regelgeving, communautaire wetgeving of een bevel van een gerechtelijke autoriteit (bijvoorbeeld met betrekking tot de bestrijding van het witwassen van geld);
– De uitoefening van de rechten van de verantwoordelijke voor de verwerking, bijvoorbeeld met betrekking tot het recht op verdediging voor een rechtbank. De verwerking van dergelijke gegevens wordt uitgevoerd zonder dat uw uitdrukkelijke toestemming nodig is (art. 6 letters b), c) van de GDPR) en de verstrekking van dergelijke gegevens wordt als verplicht beschouwd. Bij gebreke van een dergelijke verstrekking kunnen wij niet instaan voor de totstandkoming en uitvoering van contractuele betrekkingen met de verantwoordelijke voor de verwerking.
2. Secundair mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt na het verkrijgen van uw specifieke en uitdrukkelijke toestemming (Art. 7 van de GDPR) voor de volgende doeleinden
a) Marketing: om u nieuwsbrieven, commerciële mededelingen en/of reclamemateriaal te sturen via e-mail, post, sms en/of telefoon, met betrekking tot producten of diensten die door de Gegevensbeheerder worden geleverd, alsmede het meten van de mate van tevredenheid met betrekking tot de kwaliteit van genoemde diensten.
b) Het maken en gebruiken van portretten, fotografische beelden en video’s: het gebruik en de publicatie van portretten in foto’s en/of video’s die worden gemaakt, op de website van de Gegevensverwerker en op zijn profielpagina’s van sociale netwerken. Hiertoe garandeert de verantwoordelijke voor de verwerking dat de rechten met betrekking tot de eer en reputatie van deze gegevens ten volle zullen worden geëerbiedigd. Het plaatsen en het gebruik van de foto’s worden als volledig kosteloos beschouwd. Het geven van toestemming met betrekking tot de gegevensverwerking voor marketingdoeleinden alsmede voor het gebruik van het portret, de fotografische afbeelding en de video, voor de bovengenoemde doeleinden en methoden, is absoluut facultatief en optioneel (en in elk geval kan deze toestemming zonder formele procedure worden ingetrokken, ook na het verlenen van diensten) en het niet verstrekken van deze gegevens zal niet leiden tot enige belemmering en/of gevolgen met betrekking tot de bovengenoemde zakelijke relatie. In elk geval, ook wanneer de toestemming om de Gegevensverwerker te machtigen alle bovengenoemde handelingen te verrichten reeds is gegeven, hebt u het recht deze op elk gewenst moment in te trekken door een aangetekende brief met betrekking tot uw verzoeken om “verwijdering van de lijst” en/of “verwijdering van afbeeldingen” te zenden aan het adres van de Gegevensverwerker, zoals hieronder vermeld. Na ontvangst van een dergelijk verzoek zal de verantwoordelijke voor de verwerking de desbetreffende gegevens onmiddellijk verwijderen uit de databases die worden gebruikt voor gegevensverwerking voor marketingdoeleinden en/of het gebruik van het portret, de fotografische afbeelding en de video. De loutere ontvangst van het verzoek tot verwijdering van de lijst wordt automatisch beschouwd als een bevestiging dat dit verwijderingsproces is uitgevoerd.
Methodes voor gegevensverwerking
De gegevensverwerking wordt zowel manueel (bv. het verzamelen van papieren formulieren) als elektronisch of in elk geval met behulp van geschikte elektronische, IT- en telematicahulpmiddelen uitgevoerd om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens zelf te garanderen, in overeenstemming met wat is bepaald in zowel Art. 32 van de GDPR en de Privacy Code. In elk geval zullen tijdens de uitvoering van de gegevensverwerking alle nodige technische, IT-, organisatorische, logistieke maatregelen en veiligheidsprocedures worden genomen, zodat het minimale beschermingsniveau van de gegevens waarin de wet voorziet, wordt gewaarborgd.
Duur van de gegevensverwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking verwerkt de persoonsgegevens gedurende de tijd die nodig is om de voornoemde doeleinden te verwezenlijken en in elk geval niet langer dan 10 jaar nadat de zakelijke relatie is beëindigd, voor de primaire doeleinden en niet langer dan 2 jaar nadat de noodzaak voor gegevensverwerking voor marketingdoeleinden is beëindigd. De beelden worden voor onbepaalde tijd bewaard en in de databanken opgeslagen om een historisch geheugen van de gebeurtenissen te hebben. In ieder geval wordt periodiek nagegaan of de opgeslagen gegevens verouderd zijn ten opzichte van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Categorieën van personen aan wie de gegevens kunnen worden meegedeeld:
Uw persoonsgegevens kunnen worden meegedeeld:
– Aan de werknemers van de verwerkingsverantwoordelijke in hun hoedanigheid van verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en/of interne gegevensverwerkers en/of systeembeheerders;
– Aan zelfstandige beroepsbeoefenaren (advocaten, consultants, enz.), administratieve en fiscale adviseurs voor de noodzakelijke wettelijke vervullingen, bedrijven die namens de verwerkingsverantwoordelijke uitbestedingsactiviteiten verrichten, in hun hoedanigheid van aangewezen externe gegevensverwerkers.
– Aan toezichthoudende organen, gerechtelijke autoriteiten, verzekeringsmaatschappijen voor het verlenen van verzekeringsdiensten, alsmede aan personen aan wie de verstrekking van gegevens wettelijk verplicht is voor de uitvoering van genoemde doeleinden.
– Voor defensief onderzoek of om iemands rechten voor de rechter te doen gelden of te verdedigen, voor zover de gegevens uitsluitend betrekking hebben op en nauw samenhangen met een dergelijk doel.
Doorgifte van persoonsgegevens
De verantwoordelijke voor de verwerking zal uw persoonsgegevens niet doorgeven aan een derde land of aan een internationale organisatie.
Rechten van de betrokkene
In uw hoedanigheid van betrokkene heeft u rechten in overeenstemming met Art. 15 van de GDPR en meer in het bijzonder het recht om van de verantwoordelijke voor de verwerking de bevestiging te krijgen of er al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, in voorkomend geval, om toegang te krijgen tot die persoonsgegevens, alsmede de volgende informatie: a) het doel van de verwerking; b) de categorieën van de persoonsgegevens in kwestie; c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie persoonsgegevens zijn of zullen worden meegedeeld, met name wanneer deze betrekking hebben op derde landen of internationale organisaties; d) indien mogelijk, de voorziene bewaartermijn van de persoonsgegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die zijn gebruikt om deze termijn te bepalen; e) het recht om de verantwoordelijke voor de verwerking te verzoeken om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens of om beperking van de verwerking van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben, of om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan; f) het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; g) indien deze gegevens niet door de betrokkene zelf zijn verstrekt, alle beschikbare informatie over de oorsprong van de gegevens; h) het bestaan van een geautomatiseerd besluitvormingsproces, met inbegrip van het opstellen van profielen en, ten minste in dergelijke gevallen, belangrijke informatie over de gebruikte logica, alsook over het belang en de verwachte gevolgen van een dergelijke verwerking voor de betrokkene. Indien van toepassing hebt u ook het recht om de rechten uit te oefenen op grond van de artikelen 16-21 van de GDPR (het recht op rectificatie, het recht om te worden vergeten, het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken), evenals het recht om een klacht in te dienen bij de Italiaanse antitrustautoriteit door de procedures en aanwijzingen te volgen die zijn gepubliceerd op de officiële website van deze autoriteit: www.garanteprivacy.it of als alternatief het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde gerechtelijke instantie.
Wijze van uitoefening van rechten
U kunt uw rechten te allen tijde uitoefenen door daartoe een aangetekende brief te sturen aan de Gegevensverantwoordelijke.
De Gegevensverantwoordelijke van de door u verstrekte persoonsgegevens is: ADVIHAIR S.R.L., BTW nr. 11495171008, gevestigd te Via Benini n. 11 – 40069 Zola Predosa (Bologna, Italië) in de persoon van zijn Wettelijk Vertegenwoordiger. De artikelen 15 tot en met 22 van de GDPR zijn beschikbaar door op deze link te klikken: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=IT