Meeting With Purpose: The Unique Benefits of 1-on-1 Meetings

“Mensen klagen veel over vergaderingen. Helaas heb ik nog geen manier ontdekt om kennis te delen die meer bandbreedte en hefboomwerking heeft dan een face-to-face vergadering. Waar mensen volgens mij echt last van hebben, zijn slechte vergaderingen”
– David Lynch, Engineering Manager bij Intercom

Inhoud

1 ………. Inleiding: de problemen met grote vergaderingen

2 ………. 5 belangrijke redenen om 1-op-1-vergaderingen met werknemers te houden

3 ………. Wat is het doel van een 1-op-1-vergadering?

4 ………. Veelvoorkomende misvattingen over 1-op-1-vergaderingen

5 ………. Manager corner: vragen voor 1-op-1’s met uw werknemer

6 ………. Als u effectieve 1-op-1-vergaderingen wilt hebben, doe dat dan niet…

7 ………. Werknemershoekje: vragen voor 1-op-1’s met je manager

8 ………. Hulpbron: een sjabloon voor 1-op-1-vergaderingen met richtlijnen

9 ………. 1-op-1 vergaderingen goed gedaan: de voordelen op lange termijn

10 ………. Leapsome stelt managers in staat effectieve vergaderingen te leiden

11 ………. Over naar u & volgende stappen

12 ………. Verdere bronnen

“1-op-1’s zijn het krachtigste wat een manager kan doen om de relatie met zijn directe collega’s te verbeteren en betere resultaten te behalen”
– Mark Horstman, One-on-One Meetings (Podcast: Deel 1)

De probleemoplossende mentaliteit van een 1-op-1-meeting zet teamleden aan tot diepgaand creatief denken

De problemen met grote vergaderingen

Het is een verhaal dat velen van ons goed kennen: Eerst gaat er een uitnodiging voor een vergadering uit naar iedereen op de afdeling. Medewerkers zuchten als ze denken aan al het werk dat ze die middag van plan waren te doen. Het voelt alsof er nauwelijks tijd is verstreken sinds de laatste grote vergadering – en die was nauwelijks verhelderend voor het team. Het duurt even voor de vergadering op gang komt, en weer lijkt het alsof veel van wat er gezegd wordt irrelevant is, of beter in een memo had kunnen worden uitgelegd. Tot overmaat van ramp loopt de vergadering 15 minuten uit en zijn verschillende medewerkers te laat voor hun volgende taak.

Klinkt dat bekend?

De pijnpunten van grote groepsbijeenkomsten hebben vaak te maken met de omvang: het is moeilijk om een zinvol gesprek te voeren met meer dan een paar mensen in de ruimte, en veel van de discussie heeft misschien niet direct betrekking op meerdere deelnemers. In een artikel van de New York Times lezen we dat de frequentie van groepsvergaderingen een grotere negatieve invloed had op de tevredenheid van de werknemers bij Microsoft dan het langer werken in het algemeen. Interessant genoeg werden 1-op-1 vergaderingen (vergaderingen waarbij slechts twee mensen betrokken zijn, meestal een manager en een direct familielid) uitgesloten van dit feit. Sterker nog, frequente 1-op-1’s met directe rapporten waren “een van de sterkste voorspellers van succes voor middenmanagers”. Dus waarom zijn 1-op-1’s zo impactvol terwijl grote vergaderingen vaak behoorlijk pijnlijk zijn?
Keer op keer maken 1-op-1-vergaderingen een enorm verschil in het werkleven van zowel managers als werknemers – hier leest u waarom.

“Werknemers die regelmatig 1:1 meetings hebben met managers hebben 3x meer kans om betrokken te zijn.”
– Gallup, 2016

Vijf belangrijke redenen om 1-op-1-vergaderingen met werknemers te hebben

Ze maken het inchecken snel en eenvoudig
Groepsvergaderingen worden vaak opgezet om live updates van elk teamlid te krijgen. Maar dat is in de praktijk lastig als er zoveel mensen bij betrokken zijn: sommigen praten meer dan anderen, en individuele updates kunnen leiden tot zijsporen. 1-op-1’s maken het check-in-proces snel, aandachtig en duidelijk.
Ze bieden een unieke gelegenheid voor privégesprekken
In sommige organisaties krijgen werknemers en managers zelden de kans om onder vier ogen te praten – wat ten koste gaat van het delen van essentiële informatie met elkaar. Regelmatige 1-op-1’s geven zelfs verlegen werknemers de kans om hun hoop, zorgen en ideeën te delen in een veilige omgeving; en ze maken meer evenwichtige, wederzijds actieve gesprekken mogelijk dan grote vergaderingen.

1-op-1-op-1-gesprekken zijn het perfecte moment om twijfels en gevoelige informatie te delen

Ze bevorderen empathische werkrelaties
Een persoonlijke ontmoeting tussen twee mensen kan niet worden nagebootst door “hoi” te zeggen op kantoor. Volgens verschillende onderzoeken berust de effectiviteit van communicatie op het vermogen om de gezamenlijke aandacht te coördineren, wat veel gemakkelijker wordt als je alleen met z’n tweeën praat. Door mensen je volledige aandacht te geven, laat je zien dat je in ze investeert.
Zij zorgen ervoor dat werknemers zich gewaardeerd voelen
In goede 1-op-1’s leidt een werknemer het gesprek, terwijl zijn manager vooral luistert. Als gevolg hiervan krijgen directe medewerkers het vertrouwen dat ze ertoe doen en gewaardeerd worden: een gevoel dat wordt teruggekoppeld in de vorm van een gevoel van loyaliteit en respect voor het bedrijf.
Ze moedigen een probleemoplossende mentaliteit aan
Wanneer managers hun medewerkers vertellen dat ze het recht hebben om zwakke punten – zelfs hun eigen – aan te wijzen en op te lossen, helpt dit om de onderliggende oorzaak van problemen bloot te leggen en ze veel sneller op te lossen, waardoor de transparantie en eerlijkheid binnen teams wordt aangescherpt. Het oplossen van problemen stimuleert op zijn beurt diepgaand, creatief denken tussen teamleden. Zoals Ben Horowitz opmerkt, “bieden een-op-een-gesprekken een uitstekend mechanisme om informatie en ideeën door de organisatie te laten stromen, en zouden deel moeten uitmaken van je ontwerp.”

Wist je dat? Het vrijwillige verloop bij Adobe daalde met 30% sinds jaarlijkse functioneringsgesprekken werden vervangen door regelmatige 1-op-1-gesprekken.
(CMI, 2018)

Wat is dan het doel van een 1-op-1-gesprek?

Eenvoudig gezegd is het belangrijkste doel van regelmatige 1-op-1-vergaderingen om werknemers te coachen – met andere woorden, om hen te helpen hun werk zo goed mogelijk te doen.

Wat houdt dat eigenlijk in, vraagt u zich misschien af? Een rapport uit 2009 met de titel “The Coaching Conundrum” wees erop dat veel organisaties praten over de voordelen van coaching zonder het in de praktijk te brengen: mogelijk omdat managers niet echt weten hoe goede coaching eruitziet! Het rapport definieert effectieve coaching als:

Vragen in plaats van vertellen
Luisteren in plaats van praten
Vragen naar mogelijkheden en oplossingen in plaats van beschuldigen

Als je een manager bent die nieuw is op het gebied van 1-op-1’s, houd dan de volgende keer dat je een vergadering ingaat deze drie magische punten in gedachten, en breng een gevoel van nieuwsgierigheid en openheid met je mee. Belangrijk is dat u bij het oplossen van problemen een op samenwerking gerichte houding aanneemt en niet verwacht dat uw medewerkers de problemen die ze naar voren brengen zelf oplossen.

“Pas op voor managementstandaarden die verhinderen dat informatie in uw bedrijf vrijelijk kan stromen. Denk bijvoorbeeld aan de oude managementnorm: “Breng me geen probleem zonder me een oplossing te brengen.” Wat als de werknemer een belangrijk probleem niet kan oplossen?” – Ben Horowitz, auteur van The Hard Thing About Hard Things

Nu we het hebben gehad over hoe 1-op-1 vergaderingen zouden moeten verlopen, laten we eens kijken waar je het over zou moeten hebben als je er in zit.
Doelstellingen en/of OKR’s: zorg ervoor dat individuele doelstellingen niet van de kaart raken; gebruik 1-op-1-vergaderingen tegelijkertijd om eventuele twijfels over de OKR-cyclus weg te nemen, in plaats van te verwachten dat alles van begin tot eind op de automatische piloot verloopt.

Verwacht niet dat alles op de automatische piloot verloopt – wees empathisch met uw werknemers. heb empathie voor de behoeften van uw werknemers

Feedback: Belangrijker dan feedback geven (wat je al doende zou moeten doen), is 1-op-1 om feedback te vragen (tenzij je zelf werknemer bent, ga je gang!) Managers: waarom vraagt u niet om feedback over uw 1-op-1’s – zijn ze nuttig; kunnen ze worden verbeterd?

Ontwikkeling: werkt een werknemer in marketing, maar wil hij leren coderen? Of misschien heeft iemand het heel moeilijk op een bepaald gebied en wil hij of zij een cursus volgen om meer zelfvertrouwen te krijgen. Zoek uit hoe ze willen groeien en coach ze bij wat ze nodig hebben om daar te komen.

Eerbetoon & Erkenning: of je nu publiekelijk of privé complimenten geeft, wij vinden dat iedereen het verdient om op een bepaald moment te worden gefeliciteerd. 1-op-1’s kunnen de perfecte gelegenheid zijn om je collega’s eraan te herinneren dat je hun werk ziet en waardeert.

Wist u dat? 69% van de managers zich ongemakkelijk voelt bij de communicatie met hun werknemers.

Veel voorkomende misvattingen over 1-op-1 gesprekkenon-1-vergaderingen

Onzekere managers denken: “Ik weet niet hoe ik het vind om mijn tijd op te geven voor 1-op-1-vergaderingen. Ik kan het me niet veroorloven om een uur per week te verliezen met drie of vier verschillende werknemers!”
Gewetensvolle managers weten: het is volkomen normaal om in paniek te raken over 1-op-1’s die tijd gaan kosten – we hebben allemaal wel eens zinloze vergaderingen meegemaakt, en het hebben van verschillende afzonderlijke afspraken kan in het begin stressvol aanvoelen. Maar op de lange termijn besparen 1-op-1’s enorm veel tijd door op voorhand te anticiperen op problemen; ze helpen uw werknemers om verantwoordelijk te worden voor zichzelf; en ze versterken uw relaties. Door (twee)wekelijks te checken, verbetert ook ieders output gedurende vele uren.

Onzekere managers denken: “Ik zie mijn werknemers elke dag op kantoor. Kan ik ze dan niet gewoon even bijpraten?”
Geweldige managers weten dat: Conferences That Work-auteur Adrian Segar – die zichzelf omschrijft als het ontwerpen van “participation-driven meetings that don’t suck” – biedt het volgende aan als stof tot nadenken:

“Denk aan het belangrijkste gesprek dat je ooit in je leven hebt gevoerd. Neem de tijd – ik ga je niet vragen waar het over ging. Hoeveel andere mensen namen deel aan je gesprek? Ik heb deze oefening bij tal van presentaties gedaan en het publiek gevraagd om hun antwoorden te delen via handopsteking. Het meest voorkomende antwoord is “één”, gevolgd door 2-3, met een paar mensen die kleine groepnummers rapporteerden. Tot nu toe heeft nog niemand een belangrijk gesprek met tien of meer mensen gevoerd.”

Met andere woorden, als u een belangrijk gesprek met impact met uw werknemers wilt voeren, moet u de moeite nemen om ze één-op-één te ontmoeten. Zie dit essay van Keith Rabois waarin hij het heeft over 1-op-1’s als “high-leverage activities.”

Onzekere managers denken: “Ik word nerveus van een intiem gesprek met mijn baas/direct leidinggevende. Wat moet ik zeggen? Waar moet ik beginnen?”
Gewijzelde managers weten: ten eerste, kom voorbereid: noteer van tevoren gespreksonderwerpen of vragen met een open einde. (We hebben verderop een best practice framework opgenomen: klik hier om het te bekijken). Verfris jezelf met wat water of frisse lucht voordat de vergadering begint, en onthoud – je zit in hetzelfde team als de andere persoon! Uiteindelijk vergader je om elkaar te steunen. Bonus: je gespreksvaardigheden zullen drastisch verbeteren naarmate je meer 1-op-1’s hebt!

Toptip! Als jij of de ander last hebben van stress, waarom doe je dan niet een 1-op-1 buiten? Wandelen en praten is niet alleen fysiek ontspannend – het maakt het ook makkelijker om openhartig met elkaar te praten als je uit de kantooromgeving bent.

Ben jij dit voor elke persoonlijke ontmoeting? Maak een wandeling met je 1-op-1.

“Zowel nauwkeurig als ongelooflijk openhartig zijn in je feedback aan één enkel individu kan een enorm langetermijneffect hebben en is een zeer nuttig gebruik van je tijd.”
– Keith Rabois, How to be an Effective Executive

Managerhoek: vragen voor 1-op-1 gesprekken met je werknemer

‘Als je maar één ding aan onze organisatie zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn en waarom?
‘Wie inspireert je in het bedrijf? Is er iemand wiens werk u bewondert?’
‘Wat mist er volgens u aan ons product? Heb je ideeën om het beter te maken?’
‘Hoe voel je je over het algemeen als je elke dag op je werk komt?’
‘Is er iets wat je nodig hebt om je werk beter te maken?

Als u effectieve 1-op-1-vergaderingen wilt hebben, moet u niet…

… 1-op-1’s gebruiken als een statusupdate-vergadering
Hoewel het prima is om aan het begin van een 1-op-1-vergadering even bij te praten, moet u niet de focus leggen op werkupdates. Als de hele vergadering net zo goed met een open deur kan worden gehouden – of zelfs op Slack! – dan ga je waarschijnlijk niet diep genoeg. Als je een manager bent, vraag dan naar het welzijn van je werknemer of hoe hij/zij de huidige projecten ervaart. Als u een werknemer bent, is dit uw kans om suggesties te doen, blokkades aan te geven en eerlijk te zijn over uw werkdruk.
… vergaderingen overslaan of verzetten
Het kan verleidelijk zijn om af te zeggen wanneer u maar met één persoon moet afstemmen. Maar het is belangrijk dat u de waarde van uw 1-op-1’s vanaf het begin respecteert, en als managers 1-op-1’s niet serieus nemen, waarom zouden hun werknemers dat dan wel doen? Voel je vrij om een 1-op-1 in te korten als beide partijen meer werk hebben dan gespreksonderwerpen: annuleer het gewoon niet.
… houd 1-op-1’s die niet frequent genoeg zijn om waardevol te zijn
De snelste manier om van 1-op-1’s tijdverspilling te maken, is er minder in te plannen. Ze krijgen hun waarde door frequent en regelmatig te zijn, dus streef ernaar elkaar elke 1-2 weken te ontmoeten. Als het werk altijd in de weg staat, is het misschien tijd om de organisatorische infrastructuur onder de loep te nemen (d.w.z. het aantal directe collega’s per manager verminderen of kleine taken delegeren).
… naar vergaderingen komen zonder duidelijkheid
Goede 1-op-1’s komen niet zomaar tot stand: ze vereisen voorbereiding en planning. Op individueel niveau betekent dit dat u voor elke vergadering een eenvoudige agenda moet opstellen. Op bedrijfsniveau betekent dit dat uw teams moeten worden getraind om te weten hoe 1-op-1’s werken; waarom ze belangrijk zijn en wat hun doel is. Als werknemers niet weten dat 1-op-1’s echt over hen gaan, weten ze niet wat het echte doel van de vergadering is.

Dat is nog eens voorbereiding! Een eenvoudige manier om je 1-op-1’s af te trappen.
Bron: Arnaud Porterie, @icecrime op Twitter

“Het doel van constructieve feedback is de ander aan te moedigen om met jou in een probleemoplossend gesprek te stappen” – Deborah Petersen, Inc.

Werknemershoek: vragen voor 1-op-1 gesprekken met je manager

‘Ik heb moeite met mijn verantwoordelijkheden dit kwartaal omdat ik worstel met een aantal persoonlijke kwesties. Ik denk dat ik hulp nodig heb bij het vinden van een oplossing.’
‘Ik heb altijd al een mentor willen zijn voor een andere werknemer – denkt u dat ik, nu we een nieuwe verkoopmedewerker hebben, de verantwoordelijkheid op me kan nemen om haar te trainen?
‘Ik weet niet zeker of ik en ik compatibel zijn als werkpartners voor dit project – denkt u dat ik meer onafhankelijk werk zou kunnen doen?’
‘Ik heb het gevoel dat ik te veel tijd aan dit project besteed en dat mijn andere projecten worden verwaarloosd. Is er een efficiëntere manier waarop ik kan bijdragen?’
‘Ik heb een aantal leuke ideeën voor ons evenemententeam, maar ik wil ze eerst met jou bespreken – vind je het goed als we de tijd nemen om ze helemaal door te nemen?’

“Je 1-op-1-gesprek is de belangrijkste kans om van je werknemer te horen, en het is hun tijd, niet de jouwe.”
– Kim Scott, Radical Candor

Niet zeker wat u in uw agenda moet zetten? Hier is een 1-op-1 vergader sjabloon

Als je niet weet waar je moet beginnen met je eerste 1-op-1, maak je dan geen zorgen – hier zijn een aantal best practice aandachtsgebieden waaruit je kunt kiezen bij het schrijven van je agenda. We raden u aan drie of vier aandachtsgebieden te gebruiken om het eenvoudig te houden.

“Coaching is een praktijk die relatief weinig investering vereist, oneindig aanpasbaar is, en inherent gepersonaliseerd is.” – Blessing White, 2009

Verschillende soorten gesprekspunten om te bewaren voor een 1-op-1
Credit: Julia Evans @bork

“Tijdens de vergadering, aangezien het de vergadering van de werknemer is, moet de manager 10% van het praten doen en 90% van het luisteren.”
– Ben Horowitz, auteur van The Hard Thing About Hard Things

1-op-1 meetings done right: the long-term benefits

Nu we weten hoe 1-op-1’s individuen ten goede komen, laten we eens kijken hoe ze de organisatie op de lange termijn beïnvloeden. Wat doet een cultuur van 1-op-1’s voor bedrijven als geheel?

Het bedrijf draait een stuk soepeler omdat elk team weet wat er van hen wordt verwacht – zodra hun prioriteiten in de war raken, gebruiken direct reports 1-op-1’s om hun managers om opheldering en ondersteuning te vragen.
Directeuren zijn minder tijd kwijt aan het controleren van hun personeel, omdat managers al regelmatig eerlijke updates van hun werknemers krijgen. Toen het animatieteam deadlines bleef missen, ontdekte de CEO al snel dat een gebrek aan up-to-date technologie hen vertraagde.
Werknemers en managers zijn gewend om openhartig met elkaar te praten, dus ze vinden het nu prettig om elkaar direct feedback te geven en functioneringsgesprekken te houden.
Over functioneringsgesprekken gesproken, consistente 1-op-1-gesprekken herinneren werknemers eraan wat er het hele jaar door van hen wordt verwacht. Het functioneringsgesprek voelde als een natuurlijke afronding van de discussies tijdens de 1-op-1 van elke persoon.
Omdat werknemers regelmatig worden aangemoedigd om open te zijn over hun behoeften, zijn managers in staat de beste omstandigheden te creëren voor teams om het hele jaar door kwaliteitswerk te leveren. Er heerst een goede sfeer op kantoor omdat niemand zich ondergewaardeerd of over het hoofd gezien voelt. .
Interpersoonlijke vaardigheden zijn gezonder: zelfs als er sprake is van persoonlijkheidsconflicten, krijgen werknemers de kans om zich onder vier ogen te uiten voordat de wrok zich opstapelt.
Als 1-op-1’s standaardprocedure worden, verbeteren de soft skills van iedereen. Werknemers worden beter in communiceren, luisteren, samenwerken en openstaan voor en zich bewust zijn van anderen.

Wist u dat? In zijn boek The Hard Thing About Hard Things vertelt CEO Ben Horowitz hoe hij een van zijn managers en zijn supervisor bijna ontsloeg toen hij ontdekte dat ze in zes maanden geen 1-op-1 gesprekken hadden gevoerd!

Leapsome stelt managers in staat om effectieve 1-op-1’s en teamvergaderingen te leiden

Samenwerken aan een gedeelde agenda, notities maken en actiepunten toewijzen voor een effectieve en productieve vergadering van welke aard dan ook.

Werk samen aan een agenda voordat de vergadering begint

Structureer een agenda die bij uw vergaderformat past en voeg voorafgaand aan de vergadering gespreksonderwerpen toe. Ontvang automatisch een kopie van de agenda in de aanloop naar uw vergadering via e-mail, Slack of Microsoft Teams.