Deze handleiding leidt u door de stappen voor het digitaal ondertekenen van een document in Microsoft Word 2010, 2013, of 2016 met behulp van uw PIV-referentienummer of digitaal certificaat.

Om te beginnen kiest u de methode die u wilt gebruiken voor het toepassen van uw digitale handtekening:

• Een digitale handtekening toevoegen met behulp van een handtekeningsregel
• Een onzichtbare digitale handtekening toevoegen
• Meerdere digitale handtekeningen toevoegen met behulp van handtekeningsregels
• Meerdere onzichtbare digitale handtekeningen toevoegen

De volgende koppelingen bieden een leidraad naar enkele gerelateerde functionaliteiten en bronnen:

• Een digitale handtekening verwijderen
• Digitale handtekeningen bekijken
• Instellingen digitale handtekeningen controleren
• Aanvullende bronnen

Een digitale handtekening toevoegen met behulp van een handtekeningsregel

1. Om een digitale handtekening toe te voegen, opent u uw Microsoft Word-document en klikt u op de plaats waar u de handtekeningsregel wilt toevoegen.

2. Vanuit het lint van Word selecteert u het tabblad Invoegen en klikt u vervolgens op Ondertekeningsregel in de groep Tekst.
   

3. Er verschijnt een pop-upvenster Handtekening instellen. Voer uw gegevens in de tekstvelden in en klik op OK.
   

4. Dubbelklik op de handtekeningsregel.
   

5. Er verschijnt een pop-upvenster Ondertekenen. Typ bij de X uw naam. Kijk vervolgens naar het veld Ondertekenen als:. Selecteer het ondertekencertificaat. Om er zeker van te zijn dat dit het juiste certificaat is, klikt u op de knop Wijzigen.
   
6. Klik op Klik hier om de eigenschappen van het certificaat te bekijken.
   

7. Het vak Details certificaat verschijnt. Ga naar het tabblad Details en scroll omlaag naar Key Usage. Klik er een keer op. In het onderste tekstvak moet nu Digital Signature, Non-Repudiation staan. Als dat het geval is, dan is dit het juiste certificaat. Klik op OK.
   

8. Als dit het verkeerde certificaat is, klikt u op OK. Klik vervolgens op Meer keuzes om andere certificaten te zien. Selecteer een ander certificaat en herhaal deze stappen tot u het juiste certificaat hebt gevonden.
   

9. Klik op de knop Ondertekenen om het document te ondertekenen. Steek uw PIV-kaart in de kaartlezer. Voer de PIN-code van uw smartcard (PIV) in en klik op OK.
   

10. Het vak Bevestiging handtekening vertelt u dat Word uw digitale handtekening heeft opgeslagen. Klik op OK.
    

Een onzichtbare digitale handtekening toevoegen

U kunt een onzichtbare digitale handtekening toevoegen om te voorkomen dat uw naam in een document wordt weergegeven.

1. Open uw document en klik op het tabblad Bestand.

Klik op Info en klik vervolgens op Document beveiligen.


2. Klik in het vervolgkeuzemenu Document beveiligen op Een digitale handtekening toevoegen.
3. Selecteer een Verplichtingstype, zoals dit document gemaakt en goedgekeurd, en klik vervolgens op Ondertekenen.
   
4. Plaats uw PIV-kaart in de kaartlezer. Voer uw Smart Card (PIV) PIN in en klik op OK.
   

5. Het vak Bevestiging van de handtekening vertelt u dat Word uw digitale handtekening heeft opgeslagen. Klik op OK.
   

Meerdere digitale handtekeningen toevoegen met behulp van handtekeningsregels

Als u een document eenmaal digitaal hebt ondertekend, kunt u anderen het document ook digitaal laten ondertekenen. (Opmerking: Als u de eerste goedkeurder bent, moet u de ondertekeningsregels voor alle goedkeurders maken. Stuur het document vervolgens naar de tweede goedkeurder.)

1. Als u de tweede (of andere) goedkeurder bent, opent u het document dat u hebt ontvangen. Dubbelklik op uw ondertekeningsregel om te ondertekenen. Volg de stappen 4-10 uit Een digitale handtekening toevoegen met een handtekeningsregel.
   

2. Er verschijnt een pop-upvenster voor het instellen van handtekeningen. Voer uw gegevens in de tekstvelden in en klik op OK
   

3. Dubbelklik op uw handtekeningregel.
   

4. Er verschijnt een pop-upvenster voor ondertekenen. Typ bij de X uw naam.

5. Volgende, kijk naar het Ondertekenen als: veld. U zou uw naam en certificaatinformatie moeten zien. Zo niet, klik dan op de knop Wijzigen om een ander certificaat te selecteren en klik op Ondertekenen.
   

6. Voeg uw PIV kaart in en voer uw Smart Card (PIV) PIN in. Klik op OK.
   

7. Het vak Bevestiging van de handtekening vertelt u dat Word uw digitale handtekening heeft opgeslagen. Klik op OK.
   

8. Verstuur het digitaal ondertekende document naar de volgende goedkeurder.

Elke volgende goedkeurder kan het document openen en dubbelklikken op de ondertekeningsregel met zijn/haar naam en het ondertekeningsproces voltooien.

Meerdere onzichtbare digitale handtekeningen toevoegen

Meerdere goedkeurders kunnen een document digitaal ondertekenen. Gebruik dezelfde procedures als voor het toevoegen van één onzichtbare digitale handtekening: Een onzichtbare digitale handtekening toevoegen.

De laatste goedkeurder ziet meerdere “onzichtbare” handtekeningen in het document.

Bekijk digitale handtekeningen

U kunt digitale handtekeningen in een niet-compatibel Word-document op een van de volgende twee manieren bekijken:

1. Klik op de knop Handtekeningen weergeven onder het lint van Word.
   

Of

1. Klik op het tabblad Bestand en selecteer Info. Klik vervolgens op Handtekeningen weergeven.
   

Voor beide opties kunt u de details van de digitale handtekening zien in het vak Handtekeningen.

Een digitale handtekening verwijderen

1. Als u een digitale handtekening wilt verwijderen, opent u uw Word-document en gaat u naar de regel met de handtekening.
2. Als er geen regel met handtekeningen is, klikt u op de knop Handtekeningen weergeven net onder het lint van Word.
3. Selecteer in het vak Handtekeningen de handtekening die u wilt verwijderen.
   
4. Rechtsklik op de handtekening en klik vervolgens op Handtekening verwijderen.
5. Wanneer daarom wordt gevraagd, klikt u op Ja.
   

Verifieer instellingen digitale handtekening

Bestandaard gebruikt Microsoft Word het hash-algoritme SHA-1 om digitale handtekeningen te genereren. Het SHA-1 hash-algoritme wordt niet langer als veilig beschouwd. Er moeten veiligere hash-algoritmen, zoals SHA-256, worden gebruikt. (Zie de NIST-richtlijnen voor hashfuncties)

U kunt een van de onderstaande opties gebruiken om de hash-algoritme-instellingen voor Microsoft Office te verifiëren/wijzigen:

1. Groepsbeleidinstellingen: Instellingen voor digitale handtekeningen in Office 2013. (Raadpleeg de technische documenten van Microsoft voor meer informatie.)
2. Computerregisterinstellingen. Wijzig het handtekeningalgoritme van Microsoft Office als volgt:

Word 2010: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\common\signaturesWord 2013: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\common\signaturesWord 2016: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\common\signatures

• Voeg deze waarden toe of werk ze bij:

• Bewaar de registerinstellingen en start de computer opnieuw op.

(Raadpleeg de technische documenten van Microsoft voor aanvullende informatie.)