Project Planning Terms

Voordat we ons gaan verdiepen in hoe je een project plant, helpt het om bekend te zijn met een aantal termen die je tegen zult komen. Hier is een lijst met algemene termen die je in deze gids zult tegenkomen.

• Deliverable: De resultaten van een project, zoals een product, dienst, rapport, enz.
• Stakeholder: Iedereen met een gevestigd belang in het project-projectmanager, projectsponsor, teamleden, klanten, enz.
• Taken: Kleine klussen die leiden tot het uiteindelijke op te leveren product.
• Mijlpaal: Het einde van een projectfase, en het begin van de volgende.
• Resources: Alles wat je nodig hebt om het project te voltooien, zoals personeel, voorraden, materialen, gereedschappen, mensen en meer.
• Budget: Schatting van de totale kosten in verband met het voltooien van een project.
• Tracking & Monitoring: Het verzamelen van projectgegevens, en ervoor zorgen dat deze de resultaten weergeven die u had gepland.

Stappen voor projectplanning

Nu gaan we de belangrijkste stappen voor projectplanning met u doornemen:

1. Outline the Business Case
2. Define Project Scope
3. Set Goals & Objectives
4. Outline Deliverables
5. Create een Project Schedule
6. Assign Tasks to your Team
7. Assess Risk
8. Report your Progress

Door deze project planning stappen te volgen, maakt u duidelijk wat u wilt bereiken, werkt u de processen uit die u nodig hebt om daar te komen en ontwikkelt u een actieplan voor de manier waarop u dit gaat aanpakken.

Omschrijf de Business Case

Als u een project hebt, is daar een reden voor – dat is uw business case. De business case beschrijft de redenen waarom het project wordt gestart, de voordelen en het rendement op de investering. Als er een probleem is dat wordt opgelost, dan wordt dat probleem hier geschetst. De business case wordt voorgelegd aan degenen die in uw organisatie de beslissingen nemen, en legt uit wat er moet gebeuren, en hoe. Als het wordt goedgekeurd, heb je een project.

Ontmoet Stakeholders

Elk project heeft stakeholders, degenen die een gevestigd belang hebben bij het project. Van degenen die er profijt van hebben, tot degenen die verantwoordelijk zijn voor het succes ervan. Daarom moet bij elke projectplanning worden vastgesteld wie deze belanghebbenden zijn, van klanten tot regelgevers. Een ontmoeting met hen is cruciaal om een beter beeld te krijgen van wat het project inhoudt en wat er van het eindproduct wordt verwacht.

Define Project Scope

Het heeft betrekking op het werk dat nodig is om de projectdoelen te bereiken en de vereiste deliverables te genereren. De project scope moet worden gedefinieerd en georganiseerd door een work breakdown structure (WBS). Daarom omvat de project scope wat je moet doen in het project (deliverables, sub deliverables, work packages, activiteiten, taken), maar ook wat niet essentieel is. Dat laatste is belangrijk, want weten wat geen hoge prioriteit heeft, helpt om scope creep te voorkomen; dat wil zeggen, waardevolle middelen gebruiken voor iets dat niet essentieel is voor het succes van je project.

Doelstellingen bepalen & Doelstellingen

Doelstellingen en doelstellingen zijn verschillende dingen als het gaat om het plannen van een project. Doelen zijn de resultaten die je wilt bereiken, en zijn meestal breed. Doelstellingen daarentegen zijn specifieker; meetbare acties die ondernomen moeten worden om je doel te bereiken. Bij het plannen van een project komen de doelen en doelstellingen natuurlijk voort uit de business case, maar in deze fase ga je verder in detail. In zekere zin ben je de doelen die in de business case zijn gesteld aan het bijstellen en creëer je taken die duidelijk zijn omschreven. Deze doelen en doelstellingen worden verzameld in een projecthandvest, dat je gedurende de hele projectlevenscyclus zult gebruiken.

Outline Deliverables

Een project kan tal van deliverables hebben. Een deliverable kan een goed, dienst of resultaat zijn dat nodig is om een taak, proces, fase, deelproject of project te voltooien. Bijvoorbeeld, het eindproduct is de reden voor het project, en zodra dit product is geproduceerd, is het project voltooid. Zoals gedefinieerd in de project scope, bestaat een project uit deelprojecten, fasen, werkpakketten, activiteiten en taken, en elk van deze onderdelen kan een deliverable hebben. Het eerste wat je moet doen is bepalen wat het uiteindelijke deliverable is, en hoe je zult weten dat de kwaliteit voldoet aan de verwachtingen van je stakeholder. Wat betreft de andere deliverables in het project, deze moeten ook worden geïdentificeerd en iemand in het team moet verantwoordelijk zijn voor hun succesvolle voltooiing.

Create a Project Schedule

Het project schema is waar alles van afhangt. Van je taken tot je budget, het wordt allemaal bepaald door de tijd. Schema’s worden gemaakt door alle taken te verzamelen die nodig zijn om uw eindproduct te bereiken, en ze op een tijdlijn te zetten die eindigt op uw deadline. Dit kan een onoverzichtelijke klus worden, en daarom worden schema’s opgedeeld in fasen, aangegeven door mijlpalen, die het einde van de ene projectfase markeren en het begin van de volgende.

Taken toewijzen

Het plan is vastgesteld, maar het bestaat nog steeds in abstracto totdat u de taken in uw schema opneemt en begint met het toewijzen ervan aan uw team. Daarom moet u een team samenstellen dat beschikt over de vaardigheden en ervaringen die nodig zijn om het project te voltooien. Hun rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk worden omschreven, zodat ze weten wat ze moeten doen. Als je ze vervolgens taken uit je plan toewijst, moet dat duidelijk zijn, met aanwijzingen en eventuele bijbehorende documentatie die ze nodig hebben om de taken uit te voeren.

Risico inschatten

Elk project heeft een bepaald risiconiveau. Er zijn verschillende soorten risico’s, zoals risico’s met betrekking tot de scope, technische risico’s en risico’s met betrekking tot de planning. Zelfs als uw projectplan grondig is, kunnen interne en externe factoren invloed hebben op de tijd, kosten en scope van uw project (drievoudige beperking). Daarom moet u uw planning als flexibel beschouwen. Er zijn vele manieren om u voor te bereiden op risico’s, zoals het ontwikkelen van een change management plan, maar voor nu is het belangrijkste om uw voortgang te volgen gedurende de uitvoeringsfase door gebruik te maken van projectstatusrapporten en/of projectplanningsoftware om risico’s te monitoren.

Raporteer uw voortgang

Uw uiteindelijke doel is te zorgen voor een succesvol project voor uw stakeholders. Zij zijn geïnvesteerd, en zullen niet tevreden zijn met duimen draaien tot het project is afgelopen. Door het opzetten van een work breakdown structure (WBS) tijdens de projectplanning fase kunt u het project voor hen uitsplitsen, zodat ze begrijpen hoe uw projectplan zal worden uitgevoerd. Stakeholders op de hoogte houden is belangrijk om hun verwachtingen te managen en ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn. Regelmatige vergaderingen waarin u voortgangsrapportages presenteert, zijn een goede manier om hen te laten zien dat alles volgens plan verloopt en om eventuele vragen of zorgen te beantwoorden.

Hoe ProjectManager.com u helpt met uw projectplannen

Projectplanningssoftware is een hulpmiddel dat helpt bij het plannen, organiseren en beheren van de planning en middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Een van de meest gebruikte projectmanagementtools is Microsoft Project, maar ProjectManager.com is een van de beste alternatieven voor projectplanning. ProjectManager.com is een bekroonde projectmanagementsoftware die projecten organiseert van planning tot voltooiing. Meld u aan voor een gratis 30-dagen proefversie en volg mee om een gedegen projectplan op te stellen dat elk detail bestrijkt.

Lijst uw taken voor het plan

Taken zijn de bouwstenen van elk project en het begin van elk plan is het identificeren van alle taken die leiden tot uw eindresultaat.

Open de tool om uw taken toe te voegen aan het Gantt-diagram of een van de andere meervoudige projectweergaven. U kunt een takenlijst uit een spreadsheet importeren of een van onze sjablonen gebruiken om aan de slag te gaan.

Voeg duur en kosten toe aan taken

Elke taak heeft een geschatte duur, dat is de tijd die nodig zal zijn om hem te voltooien. Er is ook een bepaald bedrag voor nodig, dat moet worden verzameld om uw plan op te stellen.

Voeg de begin- en einddatum voor elke taak in de Gantt in en er wordt een projecttijdlijn ingevuld, zodat u het hele project op één plek kunt zien. Er is ook een kolom voor taakkosten.

Link Dependent Tasks

Taken staan niet altijd los van elkaar. Vaak kan een taak niet starten of stoppen voordat een andere taak is gestart of gestopt. Dat heet een taakafhankelijkheid en moet in uw plan worden genoteerd.

Link afhankelijke taken door de ene naar de andere te slepen. Een stippellijn geeft aan dat ze zijn gekoppeld, zodat u zich hiervan bewust blijft en knelpunten later in het project kunt voorkomen.

Mijlpalen instellen &Basislijn

Een mijlpaal geeft het einde van een fase en het begin van een andere aan, wat helpt bij het volgen en het moraal. De basislijn bepaalt uw plan, zodat u het kunt vergelijken met de werkelijke voortgang.

Er is een filter op de Gantt dat automatisch de basislijn bepaalt, zodat u het kunt gebruiken om uw werkelijke voortgang tegen het plan af te zetten. De basislijn kan ook met een klik worden vergrendeld.

Team aan boord &Toewijzen

Het team en de tool samenbrengen is de manier waarop een projectplan werkelijkheid wordt. Hoe gemakkelijker en naadlozer deze overgang verloopt, hoe sneller je aan het project kunt werken.

Inviteer je team vanuit de software en het genereert een e-mail met een link. Zodra ze die link volgen, zijn ze binnen en hebben ze toegang tot de tools die ze nodig hebben om hun taken te beheren.

Vooruitgang in de gaten houden & Rapportage aan belanghebbenden

Het in de gaten houden van uw voortgang en het bijwerken van belanghebbenden is zowel de manier om op koers te blijven als om de verwachtingen van uw belanghebbenden te managen.

Zie de voortgang op het moment dat het gebeurt op ons real-time dashboard, dat gegevens berekent en weergeeft over zes projectmetrieken. Rapporten kunnen worden gefilterd en gedeeld om diep in de cijfers te duiken.

Plan aanpassen indien nodig

Geen enkel plan blijft hetzelfde gedurende een project. Dingen gebeuren en veranderingen zijn nodig. Daarom is het eenvoudig kunnen aanpassen van uw plan de sleutel tot project planning.

Bewerk uw plan op de Gantt door een eenvoudige drag and drop. Verplaats de oude datum naar de nieuwe datum en niet alleen die taak is opgelost, maar alle beïnvloedende taken worden ook automatisch bijgewerkt.

ProjectManager.com is een bekroonde software die managers helpt plannen en teams helpt georganiseerd te raken. Gantt-diagrammen controleren alle aspecten van uw projectplan, van planning tot het toewijzen van taken en zelfs het bewaken van de voortgang. Meerdere projectweergaven bieden transparantie in de workflow en geven iedereen de tools die ze nodig hebben om op hun best te zijn.

Klaar om uw plan te maken? Probeer ProjectManager.com vandaag nog met deze gratis 30-dagen trial.

De projectmanager is verantwoordelijk voor het maken van het projectplan, en hoewel u niet alle inhoud zelf kunt verzinnen, zult u degene zijn die de toetsen doorslaat om het allemaal uit te typen. Gebruik sjablonen waar je kunt om tijd te besparen. Download ons gratis projectplansjabloon en schrijf uw plan in een mum van tijd!

Wat is het doel van een projectplan?

Het doel van een projectplan is te dienen als leidraad voor de uitvoerings- en controlefasen. Het projectplan geeft alle informatie die nodig is voor de uitvoeringsfase, zoals de doelen, doelstellingen, omvang van het werk, mijlpalen, risico’s en middelen van het project. Vervolgens helpt deze informatie projectmanagers bij het bewaken en controleren van de voortgang van het project.

We plannen aan het begin om later tijd te besparen. Een goed projectplan betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over de vraag of de projectdeelnemers op de juiste data beschikbaar zullen zijn – omdat u hebt gepland dat ze dat zullen zijn. Je hoeft je geen zorgen te maken over hoe je die facturen gaat betalen-je hebt je financiële proces gepland. Je hoeft je geen zorgen te maken over de vraag of iedereen het eens is over hoe een kwaliteitsresultaat eruit ziet – je hebt al gepland welke kwaliteitsmaatregelen je gaat gebruiken.

Een goed projectplan beschrijft de processen die iedereen geacht wordt te volgen, zodat je later een hoop hoofdpijn kunt voorkomen. Als je bijvoorbeeld bepaalt dat de ramingen door materiedeskundigen worden gemaakt op basis van hun oordeel, en dat wordt goedgekeurd, dan kan later niemand meer klagen dat hij wilde dat je een andere ramingstechniek zou gebruiken.

Planning stroomlijnt het doen.

Projectplannen zijn ook heel nuttig voor het bewaken van de voortgang. Je kunt er naar teruggrijpen en controleren wat je zei dat je zou gaan doen en hoe, en dat vergelijken met wat je nu doet. Dit geeft je een goede realiteitscheck en stelt je in staat om van koers te veranderen als dat nodig is, waardoor het project weer op schema komt.

Tools zoals dashboards kunnen je helpen om er zeker van te zijn dat je project volgens plan verloopt. ProjectManager.com heeft een real-time dashboard dat automatisch wordt bijgewerkt wanneer taken worden bijgewerkt.

De elementen van een projectplan

Het reeds besproken projectplanningsproces is slechts een tipje van de sluier van wat een diepe bron van praktijken is die zijn gecreëerd om uw project te beheersen. Ze beginnen met de dialoog – het spreken met belanghebbenden, teams, enzovoort.

Het resultaat van je planningsfase is een document dat het projectplan wordt genoemd. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition zegt dat het projectplan is opgebouwd uit een groot aantal ondergeschikte plannen. Deze omvatten:

• Een plan voor het beheer van de menselijke hulpbronnen in het team, zowel in termen van beschikbaarheid als vaardigheden
• Een plan voor het beheer van de kosten en de budgettering elementen van het project, met inbegrip van eventuele aanbestedingen of leverancier engagementen die u zou kunnen hebben
• Een communicatieplan waarin wordt uiteengezet wie gaat berichten over het project te ontvangen, wanneer en in welke vorm
• Een plan voor het omgaan met projectrisico’s inclusief de processen voor het loggen en traceren van risico’s
• Een kwaliteitsplan dat de kwaliteitsdoelen voor het project specificeert

Dat is een hoop documentatie.

In werkelijkheid zul je dit zelden als afzonderlijke documenten produceren. Wat je nodig hebt, is een projectplan dat ingaat op de belangrijke elementen van elk van deze. Het heeft geen zin een groot document op te stellen waarin precies wordt beschreven hoe uw bedrijf werkt. Als u al een gestructureerd risicomanagementproces hebt, verspil dan geen tijd aan het opnieuw opschrijven daarvan in uw projectplan.

Uw projectplan moet voldoende informatie bevatten om ervoor te zorgen dat u precies weet welke processen en procedures moeten worden gevolgd en wie erbij betrokken moet zijn. Laat uw projectplan goedkeuren door uw stakeholders, uw projectsponsor en uw team, zodat u later niet voor verrassingen komt te staan.

Hoe lang duurt de projectplanningsfase?

Dit is moeilijk te beantwoorden. Het plannen van een maanlanding zal langer duren dan het plannen van een nieuwe dating-app.

De beste manier om in te schatten hoe lang de planningsfase van uw project zal duren, is te kijken naar soortgelijke projecten die eerder hebben plaatsgevonden, en te zien hoe lang het plannen daarvan duurde. Praat als het even kan ook met de projectmanager, want die heeft wel een idee of die tijd genoeg was of niet.

Het is gemakkelijk om te zien hoe lang andere projecten hebben geduurd als je een projectmanagementtool hebt die je oude projectplanningen archiveert en de gegevens beschikbaar stelt aan iedereen die ze nodig heeft. U kunt dan naar soortgelijke projecten zoeken en hun planningen in detail bestuderen.

Technieken voor projectplannen

Een projectplan draait om het uitwerken van wat u moet doen en hoe u dat moet doen, dus u moet er veel mensen bij betrekken. Er zijn verschillende goede hulpmiddelen en technieken om informatie van andere mensen te krijgen, waaronder:

• Workshops
• Een-op-een-vergaderingen of interviews
• Enquêtes of focusgroepen voor klanten om eisen te verzamelen en te valideren.

Je moet jezelf ook wapenen met een taakbeheerprogramma, zoals een lijst of een kanban-bord. Ze zijn ongelooflijk handig voor het noteren van belangrijke dingen die in uw projectplan moeten staan. Kanban board software kan je helpen je plan te structureren door de belangrijkste kopjes op te schrijven en ze vervolgens te verplaatsen totdat je een flow hebt die er goed uitziet.

Ten slotte heb je een online project management systeem nodig om je plan in op te slaan. Zorg ervoor dat iedereen in het team toegang heeft tot de laatste versie van het projectplan.

Hoe uw projectplan te beheren

Uw projectplan is geen in steen geschreven document. U moet er zo vaak als nodig naar verwijzen en er wijzigingen in aanbrengen. Delen ervan, zoals uw projectplanning, zullen bijna dagelijks veranderen. Andere delen, zoals uw inkoopplannen en kostenbeheerprocessen, zullen gedurende de looptijd van uw project helemaal niet veranderen.

Het belangrijkste om te onthouden is dat als uw plan niet werkt voor u, denk dan na over wat u kunt doen om het te veranderen. Het is bedoeld als leidraad voor uw projectmanagement, niet om u te beletten de juiste dingen te doen. Als u moet herzien hoe u uw projectmiddelen beheert, ga dan terug en herzie het. Breng de nodige wijzigingen aan, laat het plan opnieuw goedkeuren en deel het met het team.

Hoe te plannen als je niet alle antwoorden hebt

Ja, dat gebeurt – meestal! Het komt zelden voor dat je aan het begin van een project over alle informatie beschikt. De meeste managers willen dat je er meteen induikt en aan de slag gaat, maar je hebt misschien niet de luxe om alle details te kennen.

Dat is niet erg; we hebben technieken om met onzekerheid om te gaan.

Eerst is de projectaanname. Deze gebruik je om voorbehoud te maken bij je plan en om de dingen te documenteren die je op dit moment voor waar aanneemt. Bijvoorbeeld:

• We gaan ervan uit dat de middelen beschikbaar zullen zijn.
• We gaan ervan uit dat de benodigde financiering beschikbaar is.
• We gaan ervan uit dat de gevraagde kleuren in lijn zullen zijn met het bedrijfsmerk en dat Marketing sign off niet nodig is.

Je snapt het plaatje. Als het ontwerpteam dan terugkomt en zegt dat het product een totaal nieuw kleurenpalet moet krijgen en dat Marketing dat moet goedkeuren, dan is het gerechtvaardigd om te zeggen dat je de tijdschema’s in de planning zult moeten aanpassen om dat mogelijk te maken.

U plande op basis van een aanname (waar iedereen het mee eens was, want u kreeg het document goedgekeurd) en die aanname bleek niet waar te zijn.

Volgende stappen voor projectplanning

Het belangrijkste om te onthouden is dat u projectplanning niet moet overhaasten. Als je het goed doet, kost projectplanning tijd. En het is de moeite waard om het goed te doen, want als je dat niet doet, garanderen wij dat je later in de problemen komt omdat mensen niet zullen begrijpen wat ze moeten doen en waarom.

Een goede planning maakt je klaar voor succes. Het geeft u het vertrouwen dat u al uw processen, tools en systemen op orde heeft om het perfecte resultaat te leveren.

Nu u alles geleerd heeft over projectplanning, is het tijd om actie te ondernemen. Meld u aan voor een gratis 30-dagen proefversie van ProjectManager.com en begin vandaag nog met het plannen van uw project!

Start mijn gratis proefversie