Het is de start van uw project. Een goede manier om de toon te zetten – en om werk gedaan te krijgen – is het organiseren van een Kick-off Meeting.

Een Kick-off Meeting is een van die dingen die gemakkelijk te doen zijn… maar moeilijk om goed te doen. Op het eerste gezicht hoeft u alleen maar uw team bijeen te roepen en een vergadering te beleggen.

Of toch niet?

Er is veel dat u kunt bereiken tijdens uw Project Kick-off en uw eerste taak is om uw prioriteiten te bepalen:

• Wat moet u bereiken?
• Op welke taken gaat u zich richten?
• Welke onderwerpen gaat u bespreken?
• Welke aspecten van Project Management gaat u aftrappen?
• En hoe gaat u uw bijeenkomst faciliteren?

Die vragen zijn belangrijk, en daar gaat dit artikel op in.

De drie levens van een project kick-off meeting

Project kick-off meetings zijn een essentieel onderdeel van de projectdefinitiefase van uw project. Ze hebben drie levens:

1. Voor de meeting
2. Tijdens de meeting
3. Na de meeting

Als je het goed wilt doen, moet je aan alle drie aandacht besteden.

Vóór je Project Kick-off Meeting

Je legt de basis voor een succesvolle kick-off meeting in de voorbereidingsfase. Ik hoop dat het vanzelfsprekend is dat u:

• de vergadering plant
• een locatie vindt
• uw team uitnodigt

Waar, wanneer, wie… en waarom?

Maar misschien niet zo voor de hand liggend is de noodzaak om zorgvuldig na te denken over de vragen wanneer, waar, en wie. Als je deze precies goed aanpakt, kan dat een groot verschil maken.

Dus, voordat je nadenkt over waar, wanneer en wie, begin met ‘waarom?’ Dat wil zeggen, wat is het doel van je bijeenkomst?

Ja, ik weet dat het de kick-off van je project is. Maar wat zijn de dingen die er echt toe doen bij de kick-off van dit project?

Je kunt niet alles doen in één vergadering

We kunnen gemakkelijk een lange lijst maken van dingen die je zou kunnen bereiken bij de kick-off van je project. Maar er is geen manier om ze allemaal te bereiken. Voorbeelden zijn:

• familiarization/orientation
• risk management
• stakeholder identification
• team-building
• ideeën generatie
• team-werken
• scoping
• planning
• enzovoort…

Maar je kunt dit op geen enkele manier allemaal doen. U moet prioriteiten stellen en bepalen wat het belangrijkst is. Dat zal je helpen bij het vinden van de juiste tijd, plaats en aanwezigheid.

Hoewel, omdat het een project kick-off meeting is, zou je standaard je hele team moeten uitnodigen (op dat moment).

Stakeholders of geen stakeholders bij uw Project Kick-off Meeting?

Dit is een belangrijke vraag. De aanwezigheid van stakeholders van buiten je projectteam zal de aard en dynamiek van je project kick-off veranderen.

Zij richten de aandacht op de gebruikers van wat je gaat opleveren en daarmee op het ‘wat’ van je project, in plaats van op het ‘hoe’.

Beide benaderingen werken goed, maar je moet een weloverwogen keuze maken voor welke je wilt. Natuurlijk is er geen regel die zegt dat je niet een van beide kunt hebben – met heel verschillende agenda’s.

Maar dat werpt weer een andere vraag op: welke volgorde?

1. De team kick-off meeting stelt je eerst in staat om het project aan het team voor te stellen en het team aan elkaar. Dat zal het team helpen zich voor te bereiden op de kick-off meeting van de stakeholders en de tijd optimaal te benutten.
2. Stakeholder Kick-off meeting eerst zal de focus op hen leggen en dan kun je gebruiken wat je allemaal leert tijdens die vergadering als waardevolle input voor je projectteam kick-off.

Hoe

De volgende stap is het plannen van hoe je de vergadering gaat leiden. Wat zijn de belangrijkste onderdelen van uw agenda? En hoe gaat u de vergadering op elk punt leiden, om de beste resultaten te krijgen? Het is altijd verstandig om verschillende formats en stijlen door elkaar te gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld een korte presentatie houden over de context, en een gefaciliteerde discussie over de doelstellingen. Misschien wilt u een whiteboardsessie om te brainstormen over risico’s, en een rondetafelgesprek waarin iedereen zijn ideeën over de belangrijkste succesfactoren kan inbrengen.

Voorbereid u goed voor door van tevoren met mensen te praten. En zorg ervoor dat, als er mensen aanwezig zijn die je niet kent, je hun namen en een beetje over elk van hen te weten komt. En vergeet niet de belangrijke kleine details voor te bereiden, zoals de apparatuur in de zaal en de versnaperingen.

Tijdens uw Project Kick-off Meeting

Grote vlooien hebben kleine vlooien op hun rug om ze te bijten;
En kleine vlooien hebben kleinere vlooien,
En zo verder, ad infinitum.

Augustus De Morgan, uit zijn boek Een begroting van paradoxen, 1872,

Ook hier helpt het om je project kick-off meeting zelf te zien als bestaande uit drie verschillende fasen:

1. De opening
2. De inhoud van de vergadering
3. De afsluiting

Opening van uw project kick-off meeting

Het doel van deze fase is eenvoudig: iedereen op zijn gemak stellen en klaarmaken om een bijdrage te leveren. U hebt twee primaire doelstellingen bij het openen van uw vergadering:

1. Een sociale band creëren met en tussen de mensen die aanwezig zijn
2. Stellen waarom we hier allemaal zijn

Sociale band

Het is een grote fout om je te haasten met ‘de zaken’ en de sociale aspecten van een vergadering te verwaarlozen. Mensen zijn sociale dieren. Maak dus tijd vrij om teamleden te verwelkomen en voor te stellen.

De reden waarom

Naast het gevoel welkom te zijn en elkaar te leren kennen, is er nog een ander belangrijk element in deze fase van je kick-off meeting. Mensen moeten weten waarom ze hier zijn, en wat er aan de hand is. Schets de context van het project in het algemeen en de vergadering in het bijzonder. Dit kan een ideale rol zijn voor je project sponsor, directeur, of klant.

De inhoud van je project kick-off meeting

Nu iedereen klaar is om deel te nemen, kun je beginnen met de inhoud van je meeting. Er is zoveel dat u hier kunt doen. Dit is waarom de planningsfase zo cruciaal was. Als u probeert om alles te doen wat u zou kunnen doen, zal uw vergadering lang, wijdlopig, ongericht, en vermoeiend voor uw team. Als u uw prioriteiten hebt gekozen en hebt gepland hoe u ze gaat aanpakken, dan bent u klaar.

Uw rol in het leiden van uw startbijeenkomst

Uw rol tijdens de bijeenkomst is om het proces te faciliteren en 100 procent aanwezig te zijn voor iedereen. Vaak betekent dit dat je andere mensen vraagt om specifieke rollen op zich te nemen, zodat jij de tijd en mentale bandbreedte hebt om te luisteren, na te denken en te reageren op wat er in de zaal gebeurt.

Als je probeert aantekeningen te maken, versnaperingen te organiseren, de AV-technologie te bedienen, en nog een heleboel andere belangrijke, maar gemakkelijk te verdelen taken, beperk je je vermogen om te doen wat voor jou het belangrijkste is om te doen.

En met ‘wat voor jou het belangrijkste is om te doen’. Bedoel ik:

• Het opbouwen van relaties met je team
• Het signaleren van issues en deze reflecteren
• Zorgen dat de vergadering bij het onderwerp blijft
• … en toch flexibel zijn om je aan te passen aan belangrijke verschuivingen
• Halen wat je nodig hebt, tegen het einde

De checklist die je hieronder kunt downloaden bevat een lijst van de dingen die je moet overwegen voor de inhoud van je kick-off vergadering. Ze zijn onderverdeeld in twee brede categorieën:

1. Voortgang boeken met uw Project
   Dit zijn zaken als het definiëren van de scope, het identificeren van risico’s, of nadenken over stakeholders.7
2. Team Practices
   Opzetten van Team Practices
   Dit zijn dingen die de processen definiëren, de tools introduceren, of de verwachtingen bepalen waaraan je team zal werken.

Het afsluiten van uw project kick- off meeting

Het afsluiten van uw project kick- off meeting

Hetoff Meeting

Dus, u hebt alles gedaan en uw vergadering loopt ten einde. Wat nu?

Sluit uw kick-off meeting met evenveel stijl als u hem begon:

• Bied aan alle openstaande vragen te beantwoorden
• Laat weten wat de mensen hierna kunnen verwachten
• En, niet onbelangrijk, bedank ze voor hun aanwezigheid en deelname

Na uw Project Kick-off Meeting

Als u een goede Project Kick-off Meeting hebt gehad, is er daarna genoeg te doen. En als dat niet zo is, dan is er waarschijnlijk nog meer te doen!

Het reddingsscenario laat ik voor een andere keer. Laten we ons in plaats daarvan richten op de follow-up van een goede vergadering.

Bedankt

Eerste dingen eerst. Zorg altijd voor een follow-up met een oprecht en motiverend bedankje.

Follow-up

Na je bedankje is het belangrijkste wat je kunt doen alles doen wat je in de vergadering zei te zullen doen aan follow-up. En dit is niet alleen een kwestie van goede vergaderetiquette. Het gaat om het zetten van de toon en cultuur voor je hele project.

Volg je #Projectmeetings altijd op met een oprecht, en motiverend, bedankbriefje. Click To Tweet

Misschien moet je met sommige mensen één-op-één opvolgen, of gewoon wat essentieel materiaal opsturen. Maar ik heb één absolute ‘top-tip’ voor hoe je een grote hoeveelheid vergadernotities kunt versturen op een manier die ervoor zorgt dat mensen ze daadwerkelijk lezen, en op een manier dat ze een grote impact hebben. Als je je hieronder aanmeldt voor de Project Kick-off Meeting Checklist, krijg je die tip in een e-mail van me.

Cruciaal is dat je mensen wel aan hun afspraken moet houden. We hebben twee video’s die je daarbij kunnen helpen:

1. Meeting Actions: How to get People to do them
2. How to Get People to Do What You Ask Them to Do?

Communicate

Uw project kick-off meeting is in de allereerste plaats een oefening in communicatie. Verspil dus niet alle goede wil die je tijdens de bijeenkomst hebt opgebouwd. Geef na afloop alle waardevolle informatie door aan de mensen die er baat bij kunnen hebben. Dit omvat:

• uw sponsor, klant, of baas
• de Project Board of Steering Group
• uw stakeholders (degenen die er niet bij waren)

Het creëren van een robuuste Project Definitie

Kick-off vergaderingen zijn een onderdeel van je Project Definitie fase. Misschien vindt u onze Project Manager’s Project Definition Kit interessant – een innovatieve cursus en resource kit, zodat u een wirwar van ideeën, behoeften en verzoeken kunt omzetten in een goed gedefinieerd project.

Wat zijn uw tips voor een geweldige Project Kick-off Meeting?