We willen ons allemaal gewaardeerd voelen, en uw klanten zijn niet anders. Uit onderzoek van de Peppers & Rogers Group blijkt zelfs dat tot 60% van de klanten geen zaken meer doet met een bedrijf waarvan ze het gevoel hebben dat het hen onverschillig laat.

Dus hoe kunt u ervoor zorgen dat uw klanten zich gewaardeerd voelen? Geloof het of niet, maar een eenvoudige “dank u”-e-mail kan al heel wat betekenen voor een positieve klantervaring en merkperceptie.

In dit artikel bespreken we de vijf belangrijkste factoren die bijdragen aan een succesvolle “dank u”-e-mail.

5 tips voor het schrijven van een bedankmail

Ben je bewust van het doel van de e-mail

Je moet nooit een bedankmail schrijven zonder duidelijk te weten wat het doel is. Als u geen duidelijk doel voor ogen hebt, leidt dat tot onduidelijke berichtgeving en een algemeen klinkende e-mail, en dat is het laatste wat u wilt.

Het doel van uw bedankmail kan variëren van:

• Bedankt iemand omdat hij al lange tijd klant is.

• Bedankt voor het gebruik van uw product of dienst.

• Bedankt voor een doorverwijzing.

• Bedankt voor het geven van feedback.

• Bedankt voor hun geduld tijdens het oplossen van een probleem.

En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Verschillende situaties vereisen verschillende manieren om waardering te tonen, en daarom kun je pas beginnen met het schrijven van een e-mail als je het doel ervan hebt vastgesteld.

Humaniseer de boodschap

Een geweldige “dank je”-mail moet klinken alsof hij echt van een mens afkomstig is. We ontvangen allemaal e-mails van merken, en uw klantenservice-e-mail moet daartussen opvallen.

Hier vindt u enkele manieren om uw “dank u”-e-mails voor klanten menselijker te maken:

• Verstuur de e-mail vanuit een vertegenwoordiger van het bedrijf: Gebruik het e-mailadres van een persoon binnen het bedrijf in plaats van het algemene en al te vaak voorkomende “Geen antwoord”-adres.

• Uit emoties in de e-mail: Het tonen van emoties in uw e-mail is de eenvoudigste manier om klanten te bewijzen dat ze in feite van een echt persoon horen. Zorg ervoor dat uw emoties aansluiten bij de ervaring van de klant. Als de klant bijvoorbeeld net een belangrijke mijlpaal in uw bedrijf heeft bereikt, vertel hem dan hoe blij u bent met hun groei. Aan de andere kant, als een klant geïrriteerd is over uw merk vanwege een recent probleem dat moest worden opgelost, erken dan hun geduld tijdens een frustrerende periode.

• Houd de e-mail informeel: gebruik in uw bedankmail gerust emoji’s, als dat past bij het publiek. en als uw klant jargon gebruikt, mag u dat ook gebruiken. En als uw klant jargon gebruikt, mag u dat ook gebruiken. U mag zelfs een paar grapjes maken om de stemming wat op te vrolijken.

• Probeer niet om uw producten of diensten te verkopen: Er is geen snellere manier om onoprecht over te komen dan uw bedrijf te verkopen. In deze e-mails gaat het erom de klant te waarderen.

Hieronder staan twee voorbeelden van “dank u”-e-mails van klanten waarin een menselijke noot goed tot zijn recht komt.

Personaliseer de “dank u”-e-mail

Uw “dank u”-e-mail zal nog effectiever zijn als u denkt in termen van het individu en niet in termen van een groep. Je moet jezelf afvragen: “Hoe kan ik dit relevanter maken voor elk van mijn klanten op een persoonlijk niveau?”

Er is een reden waarom gepersonaliseerde e-mails een hogere engagement rate hebben. Mensen willen het gevoel hebben dat je boodschap voor hen bedoeld is.

Gelukkig genoeg is personalisering op schaal met de technologie van vandaag eenvoudiger dan ooit.

Hier volgen een paar manieren om uw “dank u”-e-mails naar klanten te personaliseren:

• Voeg de voornaam van de klant in uw begroeting in.

• Stuur uw klant een relevant cadeau om uw waardering te laten blijken. U kunt bijvoorbeeld een korting sturen voor het abonnement dat ze hebben of kantoorbenodigdheden met de merknaam van uw bedrijf.

• Begrijp goed waarvoor u ze wilt bedanken. Als ze een beoordeling hebben gegeven, vermeld dan details over de beoordeling en hoe hun individuele bijdrage heeft geholpen.

• Verstuur e-mails op data die relevant zijn voor de klant. U kunt hen bijvoorbeeld een bedankbericht sturen op hun verjaardag of op de verjaardag van het moment waarop ze klant zijn geworden.

Bedank ze nogmaals

Nadat u de gewenste boodschap hebt doorgegeven, bedankt u de klant nogmaals aan het einde van de e-mail. Het is een geweldige manier om te laten zien dat u hun tijd en input waardeert.

Een simpel “Nogmaals bedankt voor uw ” is meer dan genoeg.

Geef klanten de kans om te reageren

In uw e-mails moet u de klant altijd de kans geven om verder te gaan met het gesprek.

Laat hen weten dat uw ondersteuning slechts een e-mail van hen verwijderd is. Dit voorkomt dat de e-mail eenzijdig is en het is ook een geweldige kans om met uw klanten in gesprek te gaan en hun feedback te verzamelen.

Hier ziet u een voorbeeld van een “dank u”-e-mail van een van onze customer support-medewerkers. Merk op hoe hij de e-mail eindigt met een mogelijkheid voor de klant om het gesprek voort te zetten indien nodig.

Het tonen van dankbaarheid is een van de gemakkelijkste manieren om de klanttevredenheid te verbeteren. Een goede “dank u”-e-mail is persoonlijk, duidelijk en drukt dankbaarheid jegens de klant uit.

Start vandaag nog met het maken van elegante, mobielvriendelijke klantenenquêtes met de gratis proefversie van GetFeedback.