Probataat is het proces onder toezicht van de rechtbank waarbij de bezittingen van de overledene worden verzameld, schulden en belastingen worden betaald en wat overblijft wordt verdeeld onder de erfgenamen. Tenzij familieleden of schuldeisers ruzie hebben, is er heel weinig toezicht van de rechtbank. Meestal is probate papierwerk.

Om u te helpen begrijpen hoe probate werkt, is hier een overzicht van het probate proces in de meeste staten. In sommige staten, met inbegrip van die welke hebben aangenomen de hele set van wetten heet de Uniform Probate Code, het proces is eenvoudiger en sneller dan die hier beschreven. (Zie Probate Process in Uniform Probate Code (UPC) States om uit te vinden of uw staat een UPC-staat is).

Het is vermeldenswaard dat veel nalatenschappen niet door een reguliere nalatenschap hoeven te gaan; veel nalatenschappen kwalificeren als “kleine nalatenschappen” onder de staatswet, zelfs als ze waardevolle activa bevatten. In dat geval kunnen nabestaanden een vereenvoudigde testamentprocedure volgen of zelfs goederen overdragen zonder ooit naar de rechter te hoeven.

Beginnen testament door benoeming tot executeur aan te vragen

Wanneer u een testament testamenteert, begint u met de probatierechter te vragen om u tot executeur of persoonlijk vertegenwoordiger te benoemen, afhankelijk van de term die in uw staat wordt gebruikt. Als er geen testament is, vraagt u in sommige staten om “administrator” te worden.”

Om dit verzoek te doen, moet u waarschijnlijk een verzoekschrift, overlijdensakte en het originele testament (als u dat nog niet bij de rechtbank heeft gedeponeerd) indienen bij de lokale probate rechtbank in het graafschap waar de overledene woonde op het moment van overlijden.

Het document waarin u uw verzoek doet, wordt waarschijnlijk een verzoekschrift of application genoemd. Het moet bepaalde informatie bevatten, zoals de overlijdensdatum, de namen van de overlevende familieleden en van de in het testament genoemde begunstigden, enzovoort. Veel rechtbanken bieden invulformulieren aan; als de uwe dat niet doet, zult u iets van nul moeten opmaken. (Elke successierechter heeft zijn eigen regels over de documenten die hij nodig heeft.)

Als de overledene onroerend goed bezat in meer dan één county in dezelfde staat, kunt u het allemaal in één testament afhandelen. Het is dan niet nodig om in de andere county een aparte probate procedure te voeren.

Uitleg over wat er gebeurt op de eerste Probate Hearing

De probate rechtbank zal een hoorzitting plannen om belanghebbenden de kans te geven bezwaar te maken tegen uw benoeming tot executeur. Vóór de hoorzitting moet u een formele kennisgeving sturen naar de in het testament genoemde begunstigden en de erfgenamen volgens de staatswet (de mensen die erven als er geen geldig testament is). U zult ook berichten sturen naar schuldeisers die u kent, en een juridische kennisgeving publiceren in een lokale krant om anderen te waarschuwen.

In de meeste gevallen is de hoorzitting een formaliteit; u hoeft waarschijnlijk niet eens op te komen dagen. Als uw verzoek wordt goedgekeurd, zal de rechtbank documenten uitgeven die u machtigen om op te treden namens de nalatenschap. In de meeste plaatsen worden deze documenten Letters of Authority of Letters Testamentary genoemd, of Letters of Administration als er geen testament is. Ze worden vaak gewoon “brieven” genoemd.

Als u in een andere staat woont, kan het zijn dat u aan wat meer eisen moet voldoen. U moet bijvoorbeeld een document indienen bij de rechtbank waarin u een plaatselijke inwoner als uw “agent” aanwijst. Deze persoon kan namens u juridische documenten in ontvangst nemen en is onderworpen aan het gezag van de rechtbank.

Posting a Bond

De probate rechtbank kan eisen dat u een obligatie plaatst-een soort verzekeringspolis die de nalatenschap beschermt tegen verliezen die u veroorzaakt, tot een bepaald dollarbedrag.

In veel testamenten staat specifiek vermeld dat er geen obligatie nodig is. Als het testament deze kwestie niet regelt, is het aan de rechter. Als alle begunstigden in het testament schriftelijk overeenkomen dat een borgtocht niet nodig is, is het onwaarschijnlijk dat de rechter die zal opleggen. Maar sommige rechtbanken eisen altijd een borgtocht als de executeur buiten de staat woont of als de persoon die als executeur optreedt niet de persoon is die in het testament wordt genoemd.

Als een borgtocht vereist is, hangt de hoogte ervan af van de omvang van de nalatenschap. Bonding bedrijven, waarvan de meeste zijn divisies van verzekeringsmaatschappijen meestal rekenen een vergoeding van ongeveer 10% van het nominale bedrag van de obligatie. U kunt de borg betalen uit de boedelgelden.

Validiteit testament aantonen

Als er een testament is, moet u bewijzen dat het geldig is. Meestal heb je alleen de verklaring nodig van een of meer getuigen van het testament, in een van de volgende vormen:

• een notariële verklaring, een zogenaamde “self-provving affidavit,” die getuigen ondertekenden toen zij getuige waren van het testament
• een beëdigde verklaring die nu door een getuige is ondertekend, of
• een verklaring van een getuige voor de rechtbank.

Schulden betalen

Terwijl de probataire zaak hangende is, kunt u activa verzamelen en een bankrekening openen op naam van de nalatenschap, en de rekening gebruiken om schuldeisers te betalen. Dit omvat voor de hand liggende rekeningen (openstaande credit card rekeningen, nutsvoorzieningen, begrafeniskosten, enzovoort), maar ook belastingen. Successiezaken moeten ook enkele maanden open blijven – ongeveer vier tot zes maanden in de meeste staten – om schuldeisers een kans te geven zich te melden.

U zult de rechtbank waarschijnlijk een lijst van de bezittingen van de overledene moeten geven en, indien nodig, bezittingen moeten laten taxeren. Als u onroerend goed of een bedrijf wilt verkopen, hebt u mogelijk toestemming van de rechtbank nodig. (Maar veel testamenten geven executeurs toestemming om te handelen volgens de wet ‘Independent Administration of Estates Act’, die executeurs de vrijheid geeft om vorderingen van schuldeisers te betalen en bezittingen te verkopen zonder voorafgaande toestemming van de rechtbank.)

Belastingen betalen

Als executeur bent u ook verantwoordelijk voor het indienen van belastingaangiften en het op tijd betalen van belastingfacturen. Hieronder vindt u mogelijke belastingaangiften die u mogelijk moet indienen:

• federale en staatsinkomstenbelastingaangiften voor de laatste maanden van het leven van de overledene (zie Inkomstenbelastingaangifte van een overledene indienen)
• de federale en staatsinkomstenbelastingaangiften van het voorgaande jaar als de overledene is overleden voordat deze werden ingediend (bijvoorbeeld, als de overledene in maart 2020 is overleden vóór het indienen van de inkomstenbelastingaangiften voor 2019, moet u zowel aangiften voor 2019 als voor 2020 indienen)
• federale en staatsinkomstenbelastingaangiften voor de nalatenschap zelf, als de nalatenschap meer dan een minimumbedrag aan inkomsten ontvangt tijdens het probate proces
• een federale belastingaangifte voor de nalatenschap (voor nalatenschappen met een waarde van meer dan $ 11.58 miljoen dollar)
• een staatsbelastingaangifte voor landgoederen (alleen van toepassing in ongeveer een dozijn staten, voor landgoederen met een waarde boven een bepaald bedrag), en
• een staatsbelastingaangifte voor successierechten (alleen van toepassing in zes staten).

Voor meer informatie over landgoed- en successierechten, zie Estate Tax vs. Inheritance Tax: Wat is het verschil?

Als al deze belastingaangiften veel werk lijken, laat u dan niet ontmoedigen – het is onwaarschijnlijk dat u er meer dan een paar hoeft in te dienen. Houd ook in gedachten dat deskundige belastinghulp gemakkelijk beschikbaar is en kan worden betaald met nalatenschapsvermogen.

Eigendommen eerder aan begunstigden geven

U kunt begunstigden pas hun erfenis geven als u zeker weet dat de nalatenschap genoeg activa heeft om schulden en belastingen te betalen. Zolang u genoeg geld overhoudt om de belastingen en kosten te betalen, kunt u misschien al wat bezittingen verdelen voordat de successieprocedure is afgelopen. Er kunnen goede redenen zijn om bezittingen eerder dan later te verdelen, vooral als de nalatenschap duidelijk genoeg geld heeft om schulden te betalen. Als u bijvoorbeeld een auto laat staan, daalt de waarde ervan waarschijnlijk en is hij lastig te onderhouden. Hetzelfde kan gelden voor huishoudelijke artikelen die niet veel geld waard zijn. En sommige begunstigden kunnen nu geld nodig hebben – een student bijvoorbeeld.

Bedenk altijd dat u een wettelijke plicht hebt om eerlijk en onpartijdig te zijn in de omgang met begunstigden. Als u vervroegde uitkeringen doet, bevoordeel dan niet de begunstigden met wie u een nauwe band heeft.

Eigendommen verdelen en de nalatenschap sluiten

Als de periode voor het opeisen van schuldeisers is verstreken, u alle schulden hebt betaald, alle noodzakelijke belastingaangiften hebt ingediend en alle geschillen hebt opgelost, bent u klaar om de resterende eigendommen onder de begunstigden te verdelen en de nalatenschap te sluiten. Het sluiten van de nalatenschap ontslaat u van uw taken als executeur.

Gelijktijdig met uw verzoek om de nalatenschap te sluiten, moet u de rechtbank een boekhouding van uw activiteiten geven. De boekhouding laat zien waar alle activa van de nalatenschap naar toe gaan en laat zien dat u schuldeisers heeft betaald. Het documenteert ook eventuele inkomsten van de nalatenschap activa ontvangen tijdens probate en eventuele verliezen aan de nalatenschap-bijvoorbeeld als een actief daalde in waarde. Sommige rechtbanken bieden invulformulieren voor de boekhouding. Als de uwe dat niet doet, kunt u kijken naar documenten ingediend in andere gevallen (probate records zijn openbaar) om een idee te krijgen van wat er nodig is.

Enigszins ontleend aan The Executor’s Guide, door Mary Randolph (Nolo).