Dit is het tweede blogbericht in een vierdelige serie over het archief van de afdeling neurochirurgie en de problemen waarmee archivarissen worden geconfronteerd bij het toetreden tot collecties. Klik op de volgende links om deel 1, deel 3 en deel 4 te zien.

Net als de meeste verwerkende archivarissen heb ik items gezien, aangeraakt en ondergebracht van alledaags (brochures, verslagen en notulen van vergaderingen) tot eigenaardig (menselijk haar, röntgenfoto’s van rottende tanden en een Ku Klux Klan lunchmenu met koffee en kukumber sandwiches). Fluxkits, afkomstig uit de Fluxusbeweging van de jaren zestig en zeventig, zijn de meest onverwachte voorwerpen die ik tijdens het verwerken van een verzameling heb gevonden. Deze plastic kits werden via de post op de markt gebracht en bestonden uit een breed scala van door kunstenaars gemaakte objecten. De Fluxkits in de collectie die ik heb verwerkt omvatten onder meer een Fluxus muziekdoos, interactieve Fluxus spelletjes, Fluxus voedsel (zaden), Fluxus sneeuw (verkruimeld piepschuim), een Fluxus medicijnkastje, en een “Mystery Flux Animal”. Het laatste dier was verpakt in een glazen pot. De vloeistof die ooit in de pot met het mysterieuze dier zat (wat leer bleek te zijn, hoewel ik dat toen nog niet wist) had gelekt en was opgedroogd tot een mooie donkerbruine kleur. Elk oppervlak dat het aanraakte was kleverig. Dit brengt me op mijn grotere punt dat je als archivaris nooit weet wat voor zintuiglijke ervaring er onder het deksel van een gesloten doos of achter een kantoordeur ligt te wachten. Dat kan opwindend, beangstigend en uitdagend tegelijk zijn.

In mijn huidige functie als hoofd technische diensten bij het archief van het Duke University Medical Center is het een van mijn taken om met afdelingen samen te werken om de blijvende waarde van hun materiaal te beoordelen, evenals de overdracht van dat materiaal naar het archief. Ik kom vaak in onbekende situaties terecht na een klagend telefoontje of een wanhopige e-mail waarin ik om hulp vraag omdat een afdeling materiaal heeft dat ze niet willen weggooien, maar niet de ruimte hebben om het te bewaren.

Afgelopen mei ontving ik een e-mail van de afdeling Neurochirurgie. De afdeling had na 20 jaar spullen teruggeroepen die waren opgeslagen in een niet-temperatuurgecontroleerd extern opslagcentrum. Omdat er geen ruimte was om deze spullen op te slaan, waren ze in het kantoor gezet met de meeste ruimte op de afdeling – tot grote ergernis van de vrouw die in dat kantoor werkte. Ze werd langzaam verdrongen door de spullen en de bijbehorende geuren. Ja, geuren. Tenzij je in een archief werkt, denk je waarschijnlijk niet vaak na over hoe oude dingen ruiken.

Ik maakte een afspraak om een taxatie uit te voeren, waarbij wordt vastgesteld of de materialen blijvende (archief)waarde hebben. Bij onze aankomst werden we (referentie-archivaris, twee stagiaires en ikzelf) geconfronteerd met vier metalen kasten gevuld met microscoopglaasjes, waarvan sommige door de verhuizers tijdens het transport zo ruw waren behandeld dat alleen al het openen van een lade resulteerde in het tinkelende geluid van glasscherven; een grote archiefkast gevuld met menselijke tumoren ingekapseld in paraffinewas (de stap voordat ze in plakjes werden gesneden voor een microscoopglaasje); 10 dubbele bankers dozen vol menselijke, honden, katten, en apen tumoren; een set metalen laden gevuld met patiëntendossiers op 4×6 index kaarten, een cerebrale stereotaxie frame, en negen metalen containers gevuld met 16mm film spoelen. Een duidelijke muffe geur vergezelde deze voorwerpen, maar dat verontrustte me niet zo veel als de zweem van azijn die ik kon ruiken toen ik dichter bij de 16mm films kwam.

Azijnsyndroom, officieel degradatie van de acetaatfilmbasis genoemd, is een aandoening die het gevolg is van de degradatie van celluloseacetaat gedurende de levensduur van een film. Naarmate het azijnsyndroom vordert, wordt de film broos, krimpt hij en krijgt hij een zure geur, die naar azijn ruikt. Hoewel alle cellulose-acetaatfilm na verloop van tijd wordt afgebroken, hangt de voortgang van deze afbraak sterk af van de opslagomstandigheden. Opslag in warme en vochtige omstandigheden versnelt het begin van bederf aanzienlijk. Als de afbraak eenmaal begint, kan deze niet meer worden teruggedraaid. Indien vroegtijdig ontdekt, kunnen waardevolle films naar een koude opslagplaats worden gebracht om de levensduur van de film te verlengen. Cellulose acetaat film is niet ongewoon, dus het was geen verrassing dat alle films van het departement Neurochirurgie cellulose acetaat waren. Maar door het enorme aantal films in zo’n krappe kantoorruimte kon ik ze pas volledig onderzoeken toen ik terug was in het Archief.

Ongeveer een week later gingen een stagiaire en ik terug naar het kantoor om de materialen in te pakken die we voor het Archief hadden geselecteerd. Omdat we geen organisch materiaal accepteren, gingen de tumoren en de microscoopglaasjes niet mee terug. We namen wel de patiënten index kaarten, het cerebrale stereotaxie frame, een 7 inch audio spoel, en 155 16mm films mee. Het inpakken van de materialen voor het Archief was als Tetris spelen in dat overvolle kantoor. En om het nog uitdagender te maken, was de dag die wij hadden uitgekozen om de spullen in te pakken ook nog eens de verjaardag van de vrouw wier kantoor was overgenomen door al het materiaal. Als onderdeel van een verjaardagsverrassing hadden haar collega’s het kantoor versierd; er hingen onder andere ballonnen aan het plafond. Mijn stagiaire en ik zijn een groot deel van de ochtend bezig geweest om onder ballonnen door te duiken en over kasten en tafels te klimmen om bij het materiaal te komen dat moest worden ingepakt om mee terug te nemen naar het Archief.

Eenmaal terug bij de Archives, begonnen we azijn te ruiken. De films, waarvan de meeste procedures van Dr. Blaine Nashold documenteren, zaten in metalen filmblikken; slechts enkele waren los. We schreven methodisch een beschrijving van elke film, verwijderden patiëntgegevens uit die beschrijving volgens HIPAA, openden elke bus (als die er was), noteerden of we azijn konden ruiken en de staat van de film, en gaven elke film een uniek ID. Gezondheidsaanwijzing: als een film ernstig azijnsyndroom vertoont, snuif er dan niet aan en raak het niet aan, want dat kan gevaarlijk zijn voor uw gezondheid! Azijnzuur en andere zure producten die met het bederf van de film te maken hebben, kunnen contactverbrandingen en irritatie van huid en slijmvliezen veroorzaken. Het dragen van beschermende handschoenen en het werken in een goed geventileerde ruimte worden aanbevolen. Voor gebruik worden ook A-D strips aanbevolen. Deze met kleurstof gecoate strips detecteren en meten de mate van aantasting van de celluloseacetaatfilm. De zure damp die door de afbrekende films wordt afgegeven, zorgt ervoor dat het strookje van kleur verandert wanneer het in een gesloten container (blik, zak, doos of kast) met de film of films wordt geplaatst. De kleur van de strook verandert naar gelang van de aanwezige zuurgraad.

Veel van de films vertoonden zeer lichte symptomen van het azijnsyndroom, wat betekent dat ze licht naar azijn roken en weinig tot geen krimp of broosheid van de film vertoonden. Een kleiner aantal van deze films begon te krimpen en werd broos. Van de 155 films vertoonden er slechts drie extreme azijnsyndroom symptomen. Deze drie films verschilden van de andere 152 films, omdat het commerciële educatieve afdrukken waren, en de bussen die voor de opslag werden gebruikt van een ander soort materiaal waren gemaakt dan de bussen die Dr. Nashold voor zijn films gebruikte. Uiteindelijk werden deze films met toestemming van de afdeling neurochirurgie gedeaccessioneerd omdat ze niet pasten in het verzamelgebied van het Archief; het waren geen films gemaakt door Duke of een aan Duke gelieerde entiteit of persoon. De films die we behielden zijn nu ondergebracht in STiL filmblikken, dat zijn filmcontainers van archiefkwaliteit gemaakt van polypropyleen met een ontluchtingsschoorsteen die schadelijke warmte en gassen laat ontsnappen.

Ik heb veel geleerd bij het verzamelen en verwerken van deze collectie. Ten eerste, omdat ik nog nooit zoveel film in één collectie had behandeld, heb ik grondig onderzoek gedaan naar celluloseacetaat. Nadat ik meer over het onderwerp te weten was gekomen, kon ik de films op de juiste manier inpakken en de films identificeren die tekenen van het azijnsyndroom vertoonden. Tijdens mijn onderzoek leerde ik ook over A-D Strips. Dit is iets wat ik wil opnemen in het basisbeheer van de archiefstapels om te meten hoe ver de aantasting is gevorderd en of onze huidige opslagomstandigheden goed genoeg zijn om de film in onze collecties te conserveren. Ten tweede, toen ik met de aftakelende cellulose-acetaatfilm werkte, werd ik me bewust van de kwetsbaarheid van film. Zoals alle formaten zal film vergaan naarmate het ouder wordt, maar de levensduur wordt sterk bekort als het niet onder de juiste omstandigheden wordt bewaard. Film is een goed voorbeeld van een formaat dat archivarissen pro-actief moeten controleren en hercontroleren om er zeker van te zijn dat de omgevingscondities zo stabiel zijn als we maar kunnen, omdat het letterlijk voor onze ogen verdwijnt, een azijngeurspoor per keer.

Om meer te weten te komen over deze materialen, bezoek de Department of Neurosurgery Records finding aid of neem contact op met de staf van het Duke Medical Center Archives.