Het opstellen en formatteren van een voorstel gaan hand in hand. Het kan zinvoller zijn het voorstel op te stellen volgens de richtlijnen die voorstellen vereisen. De structuur van een voorstel varieert naargelang het soort voorstel, het soort project en de organisatie.

StructuurEdit

SamenvattingEdit

De belangrijkste onderdelen van het voorstel moeten in dit gedeelte worden vermeld. Omdat de samenvatting het eerste deel van het voorstel is, moet deze kort maar duidelijk genoeg zijn om het probleem of de mogelijkheid, de oplossing, de resultaten, het tijdschema, de kosten en de kwalificaties te beschrijven en tegelijkertijd de aandacht van de lezer vast te houden. Het is belangrijk een duidelijke woordenschat te gebruiken om een overtuigende boodschap over te brengen. Het Foundation Center beveelt aan om het probleem in één tot twee alinea’s toe te lichten. Het moet een verklaring bevatten over een probleem of een kans die de aanvragende organisatie bereid is aan te pakken. De oplossing moet een korte, maar expliciete beschrijving bevatten van het project, de logistiek en de voordelen die het programma zal bieden wanneer het eenmaal is opgezet. Ook de uitgaven moeten in dit deel kort worden besproken. Zij moeten het voor het project vereiste financieringsbedrag omvatten, samen met een duurzaamheidsboodschap waarin de toekomstplannen voor de financiering van het project na afloop van de subsidieperiode worden besproken. Deze informatie moet in één alinea worden overgebracht. Tot slot moet het hoofdstuk over de kwalificaties en referenties van de organisatie een korte geschiedenis van de organisatie, het doel en de activiteiten bevatten, samen met de geloofsbrieven van het personeel dat zich met het project zal bezighouden.

Inleiding

De context, reikwijdte en organisatie van het voorstel zijn te vinden in dit hoofdstuk. Meestal bevat de inleiding een korte beschrijving van het probleem of de mogelijkheid, ook wel de behoefteverklaring genoemd, het doel van het voorstel, de achtergrond van het probleem of de mogelijkheid, informatiebronnen, de reikwijdte van het voorstel, de organisatie van het voorstel, en de belangrijkste termen die in het voorstel worden gebruikt. Door de kernbegrippen in de inleiding te vermelden, kan verwarring bij de lezer worden vermeden. Omdat de behoefteverklaring de lezer in staat stelt het verzoek van de aanvragende organisatie te begrijpen, moet dit duidelijk in de inleiding worden vermeld. Het Foundation Center noemt op zijn website de volgende aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij het schrijven van de behoefteverklaring: welke feiten en/of statistieken ondersteunen het project het beste, geef de lezer hoop, bepaal of het project als model moet worden gepresenteerd, bepaal of de behoefte als acuut moet worden afgeschilderd, bepaal of kan worden aangetoond dat het voorgestelde project of programma de behoefte anders of beter aanpakt dan andere projecten die eraan vooraf zijn gegaan, vermijd het presenteren van de afwezigheid van de voorgestelde oplossing als het eigenlijke probleem (cirkelredenering).

WerkplanEdit

De oplossing voor het probleem of de kans wordt in dit deel gepresenteerd als een plan. Als voor het plan onderzoek nodig is, moet die informatie hier worden vermeld, samen met statistieken en voorbeelden. Ook moet elk type actie worden gerechtvaardigd met ondersteunende gegevens. Het tijdschema voor het plan of de werkzaamheden moet ook in het werkplan worden opgenomen. Als het tijdschema gedetailleerd genoeg is om in een grafiek te worden opgenomen, moet het als bijlage worden bijgevoegd. Een succesvol werkplan dient de meetbare resultaten van het project te vermelden. Deze dienen specifiek, concreet en haalbaar te zijn. De methodesectie bevat een gedetailleerde beschrijving van het project, samen met een specifieke tijdslijn en een redenering achter de actiemethoden die voor het project zijn gekozen. De sectie methoden stelt de lezer in staat te visualiseren hoe het project de in het subsidievoorstel beschreven doelstellingen zal verwezenlijken. Als er in de sectie over methoden sprake is van personeel, moeten er een paar zinnen aan worden gewijd om de specifieke kenmerken van het personeelsbeleid toe te lichten. Een ander onderdeel dat onder werkplan moet worden opgenomen is het evaluatiegedeelte van het project. De evaluatie komt meestal aan de orde als het project is afgerond, om er zeker van te zijn dat de meetbare doelen zijn bereikt, en om manieren te vinden om de doelen die niet zijn bereikt, beter te bereiken. Tenslotte moet een verklaring over de duurzaamheid van het project na afloop van de subsidieperiode worden vermeld om de belangstelling van de lezer te wekken en te laten zien dat het project een succes wordt.

Begroting

De kosten van het werkplan moeten in dit deel zorgvuldig worden beschreven. Hoewel de belangrijkste financiële gegevens zullen worden ontwikkeld nadat het voorstel is opgesteld en goedgekeurd, moet dit onderdeel een algemene schets van de begroting bevatten om ervoor te zorgen dat de uitgaven redelijk zijn en in verhouding staan tot de resultaten die met het voorstel worden beoogd. Afhankelijk van het soort kosten kan er een onderscheid worden gemaakt tussen directe kosten (salarissen, reiskosten, benodigde materialen, apparatuur en benodigdheden) en indirecte kosten (immateriële kosten).

Kwalificaties en ervaringEdit

Een beschrijving van de kwalificaties van degenen die het werkplan uitvoeren, moet in dit deel zorgvuldig worden beschreven. Hoe complexer het project, hoe gedetailleerder de kwalificaties moeten zijn. Een bedrijfsbrochure kan worden gebruikt om de bedrijfsinformatie te presenteren. Indien gebruik wordt gemaakt van een opgestelde verklaring, mag deze niet meer dan twee bladzijden in beslag nemen. In de verklaring moeten de oprichting van de onderneming, haar missie, structuur, programma’s, leiderschap en speciale expertise worden vermeld. Een bespreking van de omvang van het bestuur kan worden opgenomen, evenals een proces van aanwerving van leden, en hun niveau van participatie. Het kan ook nuttig zijn om de aard van de activiteiten en diensten die door de organisatie worden geleverd, en het soort publiek dat zij bedienen, te vermelden.

BijlagenBijvoegen

Informatie die niet in het voorstel is opgenomen, zoals grafieken en diagrammen, wordt in dit deel opgenomen. Bij gebruik van grafieken en/of tabellen moeten bijschriften worden bijgevoegd. Andere soorten bijlagen zijn ondersteuningsbrieven die dienen als getuigenis van de vaardigheden van de organisatie. De brieven moeten worden geschreven door een gerenommeerd en bekend persoon in het veld. Als het voorstel een volledige bestuurslijst bevat, moet deze ook in de bijlage worden opgenomen.

Als het subsidievoorstel eenmaal is ingediend, kan de aanvragende organisatie nog een paar stappen moeten zetten, waaronder het contact met de financierende organisatie. Veel subsidieverstrekkers van stichtingen en sommige overheidsinstanties proberen eerst een bezoek af te leggen voordat zij een besluit nemen over een voorstel, dus een professionele houding is altijd nodig van de aanvragende organisatie.