Het doel van Vendor Managed Inventory is om een wederzijds voordelige relatie aan te gaan waarbij beide partijen in staat zullen zijn om de beschikbaarheid en de stroom van goederen soepeler en nauwkeuriger te controleren.

In VMI neemt een fabrikant of distributeur de rol van voorraadplanning voor de klant op zich. Uitgebreide informatie-uitwisseling is vereist, zodat de fabrikant/distributeur een hoge mate van zichtbaarheid van zijn goederen op de locatie van de klant kan handhaven. In plaats van dat de klant opnieuw bestelt wanneer zijn voorraad uitgeput is, is de leverancier verantwoordelijk voor het aanvullen en bevoorraden van de klant op de juiste niveaus. Wal-Mart heeft VMI onder de knie en is het bedrijf waartegen veel andere organisaties zich afzetten (1).

Voordelen voor de klant
Wanneer de leverancier kan zien dat zijn klant op het punt staat zijn voorraad uit te putten, kan de leverancier zich beter voorbereiden om de klant te bevoorraden omdat de leverancier dan zijn eigen productie/distributie beter kan plannen. Klanten zullen voorraden verminderen/vermijden omdat zij niet op het laatste ogenblik goederen moeten nabestellen zonder te weten of de leverancier in staat is de voorraden aan te vullen zonder de activiteiten van de klant te onderbreken. Daarom is een deel van het doel van VMI om de onzekerheid te verminderen die ontstaat wanneer de leverancier blind is voor de voorraadstatus van de klant.

Voordelen voor de leverancier
Zolang de leverancier zijn taak uitvoert om een vooraf bepaalde voorraad aan te houden en voorraaduitval te voorkomen, zal hij een VMI-ondersteunde klant voor de lange termijn aan zich kunnen binden, met of zonder contract. Dit zal een gestage en voorspelbare inkomstenstroom voor de leverancier opleveren en het risico verminderen dat de klant van leverancier verandert (overstappen zou voor de klant te duur zijn). Een VMI-overeenkomst zal de leverancier in staat stellen zijn activiteiten productiever te plannen omdat hij nu de voorraad van zijn klant op regelmatige basis controleert. Voorts zullen de voorraden worden verminderd zodra de leverancier een beter inzicht ontwikkelt in hoe de klant zijn goederen in de loop van een jaar gebruikt.

Hoe VMI te laten werken
1. Verduidelijk de verwachtingen. Er moet grondig worden besproken hoe het systeem beide organisaties op de lange termijn ten goede zal komen, anders is een van de partijen, met name de leverancier, geneigd teleurgesteld te raken over sommige van de kortetermijnresultaten. Als deze punten niet aan de orde komen, zal het programma waarschijnlijk snel worden beëindigd, terwijl geen van beide partijen de voordelen zal hebben die van het programma worden verwacht. Het doel is duidelijke en constante communicatie tussen de leverancier en de klant. Wanneer de twee partijen samenwerken kunnen zij er zeker van zijn dat de planningsfunctie, voor beide partijen, na verloop van tijd soepeler zal gaan verlopen.

2. Spreek af hoe informatie te delen. Als de leverancier en de klant het eens kunnen worden over het delen van informatie die van vitaal belang is voor het tijdig aanvullen van de voorraden, dan zullen de kansen op een gesynchroniseerd systeem drastisch verbeteren. Eigendomsinformatie hoeft niet te worden gedeeld tussen de leverancier en de afnemer, maar er is voldoende informatie nodig om een gestage goederenstroom in stand te houden. De afnemer zou bereid moeten zijn om productieschema’s en/of prognoses te delen om de leverancier enig zicht te geven.

3. Houd de communicatiekanalen open. Wanneer de twee partijen een VMI-programma willen implementeren, moeten ze elkaar ontmoeten en hun doelen bespreken en hoe ze te werk moeten gaan om die doelen te realiseren. Zodra een VMI-programma in werking is gesteld, moet elke partij begrijpen dat er enkele misstappen zullen zijn. Deze misstappen moeten worden bestudeerd als leermogelijkheden en vervolgens worden gebruikt om herhaling van problemen in de toekomst te voorkomen.

Gemeenschappelijke fouten
Onverwachte veranderingen in de vraag van de klant moeten worden gedeeld met de leverancier. Veranderingen in de vraag kunnen het gevolg zijn van het binnenhalen van een nieuwe, grote klant die in korte tijd een groot aantal winkels opent; of van het aanbieden van speciale promoties die pieken in de vraag veroorzaken. De leverancier kan niet in staat zijn de productie of verzending tijdig te plannen, waardoor de voorraad die voor de klant beschikbaar is om te verkopen in geval van een voorziene stijging van de vraag, daalt. Een piek in de vraag kan ook een last betekenen voor de leverancier, die zijn productieplan of voorraad moet herprioriteren van de ene klant naar de andere. Ook als de leverancier een aanzienlijke piek in de vraag van een grote klant ervaart, kan het verstandig zijn om de VMI-klant, en ook andere klanten, te laten weten dat de leverancier gedurende een bepaalde periode zeer weinig flexibiliteit zal hebben, zodat iedereen zich dienovereenkomstig kan aanpassen.

De meest voorkomende oorzaak van het mislukken van VMI draait om communicatiestoringen. Al deze problemen bij de uitvoering van een VMI-programma kunnen aanzienlijk worden verminderd als ze aan het begin van de besprekingen adequaat worden aangepakt. Daarom moeten er vooraf een aantal diepgaande vergaderingen worden gehouden om problemen op de lange termijn te voorkomen (2).

Ontwikkelingen
VMI is een opstapje naar een opkomend proces, Jointly Managed Inventory. In Jointly Managed Inventory wordt een partnerschap gevormd tussen de leverancier en de klant. Dit verstevigt de huidige VMI relatie.

Jointly Managed Inventory (JMI) is een veel gedetailleerdere uitbreiding van VMI, maar de doelstellingen en het uitgangspunt zijn zeer vergelijkbaar. Het neemt de basis van waaruit de relatie al is opgebouwd en verfijnt deze. Dit partnerschap vereist meer tactische planning tussen de leverancier en de klant bij het ontwikkelen van JMI. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de klant die de leverancier integreert in het point-of-sales (POS) systeem van de klant, bijvoorbeeld.

Door deze integratie kan de leverancier inzicht krijgen in real-time verkoopgegevens om de bevoorradingsfunctie verder te verbeteren, terwijl hij zijn eigen productie/distributiesysteem beter kan plannen om aan de behoeften van de klant te voldoen. Deze stap zal de relatie verder verstevigen en voor beide partijen een gunstig resultaat opleveren (3).

(1) Williams, M. (1998). Consignatie en door de verkoper beheerde voorraad voor u laten werken. APICS International Conference.

(2) Schreibfeder, J. (1997). Vendor Managed Inventory: there’s more to it than just sell products. Effective Inventory.com

(3) Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment Committee. (1998) Gezamenlijk beheerde voorraadbenadering biedt een lager niveau van detail. CPFR.Org