Papierwerk organiseren……… je kruipt nu toch wel ineen, of niet? Ik kan je niet vertellen hoezeer ik papierwerk haat. Ik denk dat het voortkomt uit mijn carrière als bankier. Zoveel dossiers en leningen, papieren voor dit en dat, dan het papieren geld. Alles moet georganiseerd en netjes zijn. Alles moet naar de juiste kant wijzen, alles in perfecte volgorde. Onderteken dit, parafeer hier. Een mens wordt er gek van!

Het is eng om er zelfs maar aan te denken, want het heeft zich jarenlang opgehoopt tot een nachtmerrie van een situatie in uw huis. Als u om een belangrijk document werd gevraagd, zou u het dan binnen tien minuten kunnen vinden?

Maar er is hoop!

In de eerste plaats moet u bij het ordenen van uw papierwerk thuis, uw oude papierwerk onder controle krijgen. Dit lijkt in het begin misschien een beetje eng, maar als u uw oude spullen verzamelt en op één plek neerlegt, kunt u er doorheen gaan als u tijd hebt. Doe de dingen die je niet meer nodig hebt weg en berg wat je wel nodig hebt op in de juiste mappen in je archiefkast of lade. Bekijk de tips hieronder voor een aantal geweldige tips voor het organiseren van uw papierwerk! Laten we ons ontdoen van dat nachtmerrie monster, oke!

Gerelateerd: Het organiseren van uw huis kan zo moeilijk zijn. U hebt geen idee waar u moet beginnen of hoe u uw huis moet organiseren op een manier die zinvol is. Deze organizing essentials gids is de perfecte oplossing. Met advies uit het echte leven, behandelt deze gids bijna alles wat u bezit! Ga nu aan de slag en zeg voor altijd vaarwel tegen rommel!

Gebruik het 1-Aanraking-Systeem

Dit is heel simpel als je erover nadenkt; je mag een item maar één keer aanraken! Klinkt als iets wat je kunt doen toch? Papierwerk komt meestal met de post of wordt door ons in huis gebracht. Zodra het de buitengrenzen van je huishouden heeft overschreden en in je leefruimte is gekomen MOET je het opbergen waar het moet. Als het een rekening is die u moet betalen, moet het in het rekeningenbestand. Als het papierwerk is waar u later nog eens naar moet verwijzen, berg het dan op. Zo eenvoudig is het! Leg het NIET op uw bureau om het later te behandelen; dit zal alleen maar leiden tot meer werk (en late rekeningen). Als je het 1-touch systeem gebruikt, raak je het één keer aan en ben je er klaar mee!

Stel een timer in

Ik stel graag timers in voor mezelf. Als je 2 Organizing Tips That Will Change Your Clutter Forever hebt gelezen, weet je dat je deze 10-minutenregel ook gemakkelijk kunt toepassen op je papierwerkmonster. Alles wat je in die grote stapel oud papierwerk stopt, ga er gewoon 10 minuten per dag doorheen. Voor je het weet, heb je alles doorgenomen, en ligt alles waar het hoort te liggen. Tip…bewaar een map voor allerlei papierwerk. Ik heb een lade die geen rommel is, maar het zijn papieren waarvan ik eerlijk gezegd niet weet waar ik ze moet opbergen. Ik weet dat als mijn papierwerk niet in de gelabelde mappen zit, het daar in zit.

Overweeg het gebruik van online bankieren en rekeningen betalen

Dit kan nogal eng lijken voor sommigen die niet zijn opgegroeid in het tijdperk van computers. Neem de tijd om te onderzoeken hoe u een online banksysteem gebruikt. Als u op een gebied stuit dat u niet begrijpt, zal uw lokale bank u helpen het op te zetten en ze kunnen u zelfs belonen door het te gebruiken. Nadat u eindelijk de sprong hebt gewaagd met het online banksysteem, kunt u net zo goed met uw bank samenwerken om uw rekeningen online te betalen. Dit zal een verbazingwekkend verschil maken in de hoeveelheid papierwerk die u in huis heeft.

Wanneer u uw rekeningen online betaalt, heeft u nog steeds toegang tot uw afschriften…ze zijn alleen niet in papieren vorm. Als u ze wilt bewaren voor toekomstig gebruik, sla ze dan op uw computer op als PDF en plaats ze in een documentbestand. Misschien wilt u ook een back-up maken op een USB-stick met andere rekeningafschriften en bankafschriften. Het is een gemakkelijke en papierloze manier om uw rekeningen bij te houden.

Ook als u uw afschriften toch liever op papier krijgt, kunt u bij sommige kredietverenigingen uw postadres als hun adres opgeven, zodat zij uw papieren afschriften krijgen en ze gewoon voor u bewaren, meestal tot een jaar. Na een jaar heeft u die afschriften toch niet meer nodig.

Investeer in een goede papiervernietiger

Veel dingen worden uiteindelijk gearchiveerd omdat we gewoon niet willen dat onze informatie in de prullenbak belandt, zodat de wereld ermee aan de haal kan gaan. Investeer in een goede papiervernietiger (hier is een mooie met geweldige recensies, en het is slechts $ 30!) Het zal enorm helpen als het gaat om het weggooien van oud papierwerk. Als u items zoals oude papieren voor rekeningen wilt bewaren, maak dan een mappensysteem om ze te bewaren en gooi ze na een jaar weg of nadat uw belastingen zijn voltooid als u ze daarvoor gebruikt. Anders kunt u meestal contact opnemen met het bedrijf als u kopieën van oude rekeningen nodig hebt.

Ik heb in de loop der jaren gemerkt dat ik ze nog nooit nodig heb gehad, maar ik bewaar wel 3-6 maanden per keer, gewoon om de cijfers soms te vergelijken.

Een andere goede manier om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie niet voor iedereen zichtbaar is, is om de kalender van uw gemeente (of die van naburige steden) in de gaten te houden. Veel steden hebben papiervernietigingsevenementen. Het enige wat u hoeft te doen is uw rekeningen en andere documenten naar een vaste locatie te brengen en te kijken hoe ze in stukken worden gescheurd… om nooit meer bekeken te worden.

Investeer in een archiefsysteem

Doe niet te moeilijk over het vinden van de beste ideeën voor een archiefsysteem voor thuis. Alles wat u nodig heeft is een eenvoudige archiefdoos of laden en een aantal hangmappen. Zorg ervoor dat je genoeg extra’s hebt als je begint, want je zult er snel achter komen dat er dingen opduiken waar je in het begin niet aan gedacht had. Het zal even duren voordat u weet welk systeem voor u werkt, maar blijf volhouden en uiteindelijk zal het een tweede natuur voor u worden. Een dergelijke opzet zal u echt helpen georganiseerd te blijven.

Wanneer u beslist waar u uw archiefsysteem gaat plaatsen, denk dan aan plaatsen die gemakkelijk toegankelijk zijn en waar u geen waterschade kunt oplopen. Als u kiest voor uw kelder, overweeg dan om uw archiefsysteem op te hogen (door het op een houten platform te plaatsen) voor het geval dat u een probleem met water hebt. Houd in gedachten dat uw bestanden beschikbaar moeten zijn voor snelle referentie.

Hoe uw bestanden in te richten

Dus nu hebt u uw bestanden, maar wat doet u ermee? Er zijn verschillende manieren waarop u uw archieflades kunt indelen. Eén manier is om ze op datum in te delen. Op die manier, als je de 3-6 maanden van je rekeningen hebt bereikt, weet je dat ze naar de papierversnipperaar kunnen.

Eerst organiseer je je rekeningen per maand. Januari komt eerst, dan februari, enz. Vervolgens leg je ze in die volgorde in je archieflade. Als je een lade vol hebt met rekeningen, label je die (met een zelfklevend etiket) met de data die in die lade liggen. Op die manier weet u precies waar u ze kunt vinden als u ze nodig hebt. Als het tijd is om oude rekeningen te versnipperen, trek je gewoon het etiket van de juiste lade en maak je deze klaar voor de volgende reeks data.

Je kunt misschien ook je belastingpapieren in je bestanden stoppen. Organiseer uw documentatie (bonnetjes, medische formulieren, enz.) in mappen per jaar. Plaats de mappen vervolgens op volgorde in uw dossier. Zorg ervoor dat u de doos of lade met uw belastinggegevens labelt, zodat u ernaar kunt teruggrijpen. Vergeet niet dat belastingpapieren langer moeten worden bewaard dan rekeningen… een jaar of zeven is een goede vuistregel.

Investeer in ordners

Doornenmappen kunnen uw beste vriend worden als het gaat om het ordenen van uw papierwerk. Het mooie van ordners is dat ze er in verschillende maten zijn en dat je er voor elk belangrijk onderwerp een kunt aanwijzen.

Als je bent zoals ik vroeger was, kun je moeite hebben als je om een kopie van je hypotheek, huurcontract of een geboorteakte wordt gevraagd. Ordners helpen je om alles bij elkaar te krijgen, zodat je het allemaal op één plek hebt.

Koop eerst een aantal grote (3-inch) ordners, ordnerverdelers en doorzichtige beschermhoezen. U kunt baseball kaarthouders gebruiken om uw klantenkaarten en sociale zekerheidskaarten in te bewaren.

Bedenk vervolgens hoe u uw ordners wilt indelen. Misschien wilt u er een voor belangrijke documenten: geboorteakten en sociale zekerheidskaarten, paspoorten, verzekeringspolis informatie, enz. en een ander voor de aankoop / huur van huis informatie samen met documentatie over eventuele verbouwingen die u hebt gedaan in de loop van de tijd.

Volgende, het uitzoeken van de thuis archiveringssysteem categorieën die je gaat onderverdelen elke map in. Onthoud dat dit voor uw organisatie is, dus doe het op een manier die voor u zinvol is. Label uw ordnerverdelers dienovereenkomstig, en stop ze in de ordner.

Ten slotte stopt u belangrijke documenten in de beschermhoezen en plaatst u ze in de juiste sectie van elke ordner. Sommige documenten hoeven alleen maar 3-gaats geperforeerd te worden en zo in de ordner te worden gestopt. Plak een etiket op de rug en de omslag van elke ordner, zodat u weet wat er in zit.

Ook ordners zijn een prima manier om uw W-2’s, bankafschriften en andere belastingpapieren in op te bergen. In plaats van meerdere jaren in elke ordner op te slaan, kunt u beter ordners van 1 inch kopen (hier is een set van vier ordners van 1 inch op Amazon) en in elke ordner de informatie van één jaar bewaren. Op die manier kunt u de informatie snel en gemakkelijk tevoorschijn halen, mocht dat ooit nodig zijn.

Wat te doen met echt belangrijke documenten

Sommige papieren zijn zo belangrijk dat u een manier moet vinden om ze te bewaren voor toekomstig gebruik. Voorbeelden hiervan zijn trust- en testamentgegevens, oude familiefoto’s en beleggingsinformatie. Dit zijn het soort dingen die u in geval van een catastrofe wilt kunnen terugvinden.

Planning vooruit zal u helpen om er zeker van te zijn dat uw belangrijke documenten er nog jaren zullen zijn. Een idee is om een brandveilige, waterdichte kluis voor thuis aan te schaffen. Zorg ervoor dat een vertrouwd familielid of vriend weet hoe deze te openen. Dit kan een geweldige manier zijn om gemoedsrust te hebben dat uw documenten veilig zijn.

Een ander idee om uw belangrijke documenten (en andere familieschatten) op te slaan is een kluisje bij uw plaatselijke kredietvereniging. Nogmaals, zorg ervoor dat iemand anders weet hoe je erbij kunt, mocht je hun hulp nodig hebben. Ook op deze manier kunt u gerust zijn, omdat u weet dat uw informatie veilig is.

Hoe zit het met herinneringen?

Papierwerk zoals ongevraagde post, tijdschriften en kranten kan zeker vervelend zijn. Sommige papieren hebben echter een speciale betekenis… waardoor ze moeilijk weg te gooien zijn. Laadt uw lade overvol met briefjes en foto’s van de kinderen, krantenknipsels van speciale gebeurtenissen en nog veel meer? Dan is het tijd om ook uw herinneringen te ordenen.

In plaats van één enkele lade te kiezen voor al die papieren die herinneringen oproepen, kunt u beter een aantal plastic bakken kopen. Label elke bak met een andere bron van herinneringen, bijvoorbeeld kinderkunstwerk en familieherinneringen (van degenen die zijn overleden). Ga dan door elk artefact dat je hebt opgehangen om er zeker van te zijn dat het de moeite waard is om in een bak terecht te komen. Als dat niet zo is, recycle het dan, wetende dat je er later nog genoeg hebt om naar terug te grijpen.

Wanneer u kiest waar u uw prullenbakken wilt bewaren, zorg er dan voor dat u ze op een plaats zet waar u er gemakkelijk bij kunt, maar waar ze veilig zijn voor de elementen. Als u een kelder, garage of zolder heeft, kan dat een goede plek zijn om ze op te bergen.

Organiseren van uw papierwerk betekent niet dat u elk stuk papier dat op uw pad komt, moet weggooien…u moet alleen prioriteiten stellen bij wat u echt moet bewaren.

En hoe zit het met tijdschriften?

Als u net als ik bent, krijgt u tijdschriften en catalogi per post waarop u nooit geabonneerd bent geweest. Het kan zelfs zo zijn dat u ze regelmatig van allerlei verschillende bedrijven krijgt.

Bent u in de verleiding gekomen het tijdschrift te bewaren om een artikel te bewaren? Hebt u echter gemerkt dat, hoezeer u ook de behoefte voelt om een artikel te bewaren, u er zelden naar teruggrijpt? Dit is een geweldige manier om een stapeltje tijdschriften te verzamelen met het goede voornemen ze stuk voor stuk te lezen.

Hier gaat het om, als je een artikel leuk vindt, scheur het er dan uit! Bewaar een stapeltje van JUIST die artikelen in een notitieboekje of een plastic bakje, zodat je de volgende keer dat je het artikel echt wilt vinden, niet door honderden pagina’s van tientallen tijdschriften hoeft te ploeteren. Kijk gewoon in je bakje of notitieboekje en je vindt het gemakkelijk! Dit bespaart mij heel veel tijd.

Moet je absoluut je tijdschriftenstapel bewaren? Ga door de stapel en neem je voor om alleen de meest recente nummers te bewaren. Als er een verhaal of recept is waar je niet zonder kunt, haal het er dan uit en stop het in de ordner (samen met andere belangrijke verhalen) en recycle de rest. Zorg ervoor dat je niet meer pagina’s bewaart dan er in het notitieboekje of de plastic bak passen!

Als je merkt dat je de nummers die komen niet leest, of ze opzij legt voor een later tijdstip (en er niet meer naar terugkeert), kun je overwegen je abonnementen op te zeggen. Vaak kunt u soortgelijke artikelen online vinden. Het bespaart u de extra moeite van het organiseren en de kosten van het ontvangen van de tijdschriften!

Laat uw papierwerk u niet bepalen

Voor alles moet u weten dat uw papierwerk: rekeningen, herinneringen en tijdschriften niet bepalend zijn voor de persoon die u bent en als u daar controle over krijgt, zult u zich veel beter voelen! Door papier op zijn plaats te zetten zodra het uw huis binnenkomt, krijgt u uw leven (en uw huis terug)!

Als u eenmaal uw nieuwe systeem aan de praat heeft en eindelijk uw oude papierwerk heeft opgeruimd, is het moeilijke deel gedaan en kunt u achterover leunen en genieten van uw huis zonder al die papierwerk rommel. Het belangrijkste wat u zult willen bijhouden is het 1-touch systeem. Denk er altijd aan dat u een item slechts eenmaal hoeft aan te raken….. alles wat meer is dan dat is zonde van uw tijd.

• Facebook280
• Twitter15
• Pinterest72850