Bedrijven over de hele wereld baseren hun activiteiten op de uitgavencyclus en de inkomstencyclus. Het crediteurenadministratieproces valt onder de bredere uitgaven- en inkoopcyclus. Dit proces omvat een reeks essentiële boekhoudkundige activiteiten die nodig zijn om een aankoop te voltooien wanneer een bestelling is geplaatst en de klant het gewenste product of de gewenste dienst ontvangt.

De volledige cyclus van het crediteurenadministratieproces omvat het vastleggen van factuurgegevens, het coderen van facturen met de juiste rekening en kostenplaats, het goedkeuren van facturen, het koppelen van facturen aan inkooporders, en het boeken van betalingen. Het proces van de crediteurenadministratie is slechts één onderdeel van wat bekend staat als P2P (procure-to-pay). P2P omvat de cyclus van inkoop en factuurverwerking tot betalingen aan leveranciers. AP automatisering stroomlijnt deze processen en zorgt voor een hogere mate van nauwkeurigheid in elke stap van de workflow.

Leer de basiscyclus van crediteurenadministratie kennen

De basiscyclus van crediteurenadministratie omvat drie belangrijke documenten – inkooporder (PO), ontvangstrapport (of goederenontvangst), en factuur van de leverancier. Om een aankoop te initiëren, stuurt de inkoopafdeling van een organisatie een inkooporder naar een leverancier met daarop de gevraagde goederen, de hoeveelheid en de prijs om een order te genereren. Wanneer het bedrijf de goederen ontvangt, wordt de zending gedocumenteerd in een ontvangstrapport, inclusief eventuele beschadigingen of afwijkingen van de hoeveelheid. De factuur wordt door de leverancier verstuurd om betaling te vragen voor de geleverde goederen of diensten. De crediteurenadministratie ontvangt de facturen van de leverancier en het factureringsproces begint.

Het onderstaande stroomschema laat de stappen zien binnen een geautomatiseerd AP-proces, zodra een factuur is ontvangen.

NIEUW BEELD NODIG

Algemene AP-procedures

Het opstellen van een gids voor AP-processen en -procedures helpt fouten te verminderen. Het invoeren van AP automatiseringsoplossingen kan helpen om deze fouten te voorkomen. Een uitgebreide gids moet procedures als de volgende beschrijven:

• Ontvang facturen van leveranciers en voer een drievoudige match uit voor consistentie met inkooporder, goederenontvangst en factuur
• AP om de ontvangst van de goederen of dienst te verifiëren om de factuur goed te keuren voor betaling
• Als zich variaties voordoen, zoals de verkeerde hoeveelheid of prijs, stuurt de crediteurenadministratie de factuur naar de inkoper, die op zoek gaat naar de bron van het probleem
• Nadat de factuur door de crediteurenadministratie is gecontroleerd en alle afwijkingen zijn aangepakt en gecorrigeerd, worden de cheques en betalingen onmiddellijk uitgevoerd
• Zodra de betaling is verzonden, wordt de factuur in het financiële systeem gemarkeerd als betaald

De breedte van het AP-proces

AP omvat bijna alle betalingen die een bedrijf doet, met uitzondering van de salarisadministratie. Nauwkeurigheid bij het bijhouden van leveranciersgegevens en betalingen is van cruciaal belang om verliezen en problemen te voorkomen. De belangrijkste doelstellingen zijn om alleen legitieme en accurate facturen te betalen (wat het bedrijf heeft besteld, ontvangen, accurate kosten, hoeveelheden, termijnen, enz.) en om besparingsmogelijkheden te vinden waar beschikbaar, zoals door middel van vroegtijdige betaling of dynamische kortingen. AP automatisering zorgt naadloos voor interne controles om te voorkomen dat frauduleuze of onjuiste facturen worden betaald en om ervoor te zorgen dat alle facturen worden verantwoord.

Het volledige AP-proces is een integraal onderdeel van de jaarrekening van een bedrijf, en efficiëntie is bij elke stap een vereiste. Denk aan de dubbele boekhouding en hoe het weglaten van een leverancier kan leiden tot twee onjuiste bedragen voor twee rekeningen. De gevolgen van aansprakelijkheid en herstel (in tegenstelling tot preventie door de slimme implementatie van AP-automatisering) kunnen kostbaar zijn. Zo kunnen gecompromitteerde relaties met leveranciers leiden tot productie- en leveringsproblemen, waardoor niveaus van potentieel verlies ontstaan.

Aanvullende AP-procesoverwegingen

Sommige bedrijven gebruiken vouchers tijdens het goedkeuringsproces. Niet alle facturen van leveranciers hebben inkooporders of ontvangstrapporten, waardoor de traditionele drieweg-match onmogelijk is. Andere betalingen waarvoor speciale verificatie nodig kan zijn, zijn maandelijkse betalingen zoals leaseovereenkomsten en contracten om ervoor te zorgen dat alle verrichte betalingen legitiem en accuraat zijn. Machine Learning van gegevensvastleggingsprocessen stelt uw automatiseringssysteem in staat te leren van gebruikelijke elementen van het proces en zinvolle suggesties te doen voor hoe deze elementen in de toekomst automatisch kunnen worden afgehandeld.

Uitgaven en cashflow kunnen variëren op basis van de tijd van het jaar. AP-automatisering biedt gedetailleerde rapporten om organisaties te helpen de volledige AP-cyclus beter te beheren wanneer de tijden krap zijn. AP automatisering vergemakkelijkt ook het volledige crediteurenadministratieproces voor het hoogste niveau van efficiëntie en nauwkeurigheid. Door slim gebruik te maken van technologie worden onnodige fouten voorkomen, processen gestroomlijnd en kunnen bedrijven hun resultaten verbeteren. En als automatisering vandaag niet wordt toegepast, kan dat betekenen dat men morgen achterop raakt.