Wat is een factuur en wat moet er op staan?

Wat is een factuur?

Een factuur is een betalingsverzoek van een verkoper aan de koper van goederen of diensten na de verkoop, waarin gedetailleerd wordt aangegeven welke goederen zijn geleverd of welk werk is verricht, en hoeveel daarvoor moet worden terugbetaald.

Waarvoor wordt een factuur gebruikt?

Facturen kunnen worden gebruikt om eenmalige projecten of terugkerend werk te factureren, maar ze worden het meest gebruikt om betaling te vragen nadat het werk is voltooid, en wanneer er sprake is van een doorlopende relatie met de klant. Traditioneel werden facturen op papier uitgeschreven of getypt en vervolgens per post verzonden.

De laatste jaren gebruiken veel bedrijven e-mail om de bezorging te versnellen. Maar de meest technisch onderlegde bedrijven gebruiken nu gespecialiseerde software om onmiddellijk e-facturen te genereren, waarbij de informatie automatisch tussen verkoper en koper stroomt.

Wat staat er op een factuur?

• Het woord ‘Factuur’ duidelijk gemarkeerd bovenaan het document

• Een uniek nummer of referentie

• De naam, het adres, en contactgegevens van de persoon of onderneming die de factuur opstelt

• De naam en het factuuradres van de persoon of organisatie die de factuur ontvangt

• Een beschrijving van het product of de dienst waarop de factuur betrekking heeft

• De leveringsdatum van de goederen of dienst

• De datum waarop de factuur is uitgereikt

• Het verschuldigde geldbedrag, met vermelding van het BTW-bedrag, indien van toepassing, of eventuele vooraf overeengekomen kortingen, plus het totaal verschuldigde bedrag

• De vervaldatum van de factuur (uiterste datum voor betaling)

Wat is een factuuradres?

Een factuuradres is het wettelijke adres van de koper of het adres waar de koper correspondentie ontvangt. Het is te onderscheiden van het verzendadres (of afleveradres), dat is het adres waar goederen of diensten moeten worden afgeleverd. In sommige gevallen kunnen deze adressen verschillend zijn, in andere gevallen kunnen ze hetzelfde zijn.

Wat is een factuurvervaldatum?

Een factuurvervaldatum is de datum waarop volledige betaling van het factuurbedrag verschuldigd is. Als deze datum is verstreken en het volledige bedrag nog niet is betaald, wordt de factuur als te laat beschouwd.

Hoe werken facturen?

1. Uw klant gaat akkoord met de aankoop van goederen of diensten van u.

2. De details van de verkoop, en de betrokken partijen (d.w.z.

3. De details van de verkoop en de betrokken partijen (u en de bedrijven van uw klant) worden op een factuur vermeld – een document dat een officieel verzoek om betaling is.

4. U stelt de factuur op (dit kan handmatig of met behulp van gespecialiseerde software, en kan op papier of elektronisch) en verstrekt deze aan uw klant.

5. Na ontvangst van de factuur heeft uw klant een termijn waarbinnen hij wettelijk is overeengekomen u te betalen (gewoonlijk 30 dagen, maar er bestaan veel varianten).

6. Uw klant betaalt volledig en u reconcilieert de factuur na ontvangst van deze betaling, om de transactie te voltooien.

Facturering en betalingstermijnen

Tenzij u met een klant iets anders bent overeengekomen, schrijft de Britse regelgeving voor dat deze u binnen 30 dagen na ontvangst van uw factuur voor de geleverde goederen of diensten moet betalen.

Sommige bedrijven hanteren een ander model. Een bekend scenario is dat grotere bedrijven eisen dat kleinere leveranciers betalingstermijnen van 90 of zelfs 120 dagen accepteren.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om klanten kortingen te geven voor vroege betaling of vooruitbetaling. Steeds meer kleine en middelgrote ondernemingen gaan nog verder om zich tegen betalingsachterstanden te beschermen, en vragen om facturen binnen zeven dagen te voldoen.

Het Verenigd Koninkrijk is tamelijk typerend voor zijn Europese buurlanden wat de aanpak van facturering betreft: in de meeste Europese landen is een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van een factuur gebruikelijk. Maar dit varieert wel:

• Scandinavische bedrijven hanteren doorgaans een betalingstermijn van 14 dagen

• Spaanse bedrijven hanteren een betalingstermijn van gemiddeld 45 dagen

• Bedrijven in Griekenland en Italië eisen betaling binnen 50 dagen of meer

Hoe snel facturen worden betaald, hangt vaak voor een deel af van de manier waarop het document wordt uitgereikt. Handmatige facturen zijn langzamer, zowel om ze af te leveren als om ze aan de andere kant te verwerken. Maar moderne, geautomatiseerde methoden kunnen ervoor zorgen dat betalingen snel en efficiënt worden gedaan, zelfs onmiddellijk.

Facturen vs. facturen

Een factuur wordt vaak beschouwd als uitwisselbaar met “factuur”. Verschillende partijen kunnen er echter voor kiezen om facturen op verschillende manieren te onderscheiden van nota’s. Veel voorkomende differentiaties zijn:

• Factuur is een voorkeursterm op basis van de bedrijfstak – Accountants en advocaten gebruiken gewoonlijk de term “factureerbare uren” om de tijd aan te duiden die zij besteden aan werk voor een cliënt dat in rekening kan worden gebracht. Daarom gebruiken zij soms de term “een cliënt factureren” in plaats van “een cliënt factureren”. In deze omstandigheden betekenen ze echter hetzelfde.

• Facturen zijn een subgroep van facturen – In sommige gevallen wordt de “factuur” beschouwd als de lijst van goederen en diensten die worden gekocht en het totale bedrag dat moet worden betaald. Facturen verschillen hiervan in die zin dat zij specifieke aanvullende informatie bevatten (zoals hierboven beschreven).

• Facturen zijn wat de ontvanger een factuur noemt – In andere gevallen verwijzen “factuur” en “factuur” naar precies hetzelfde document, maar zal de verstrekker ernaar verwijzen als een “factuur” en de ontvanger als een “rekening”.

• Facturen zijn een verzameling van verschuldigde factuurbedragen – Een ander geval is wanneer een bedrijf een klant over een bepaalde periode meerdere facturen stuurt. Vervolgens kan een “factuur” worden verstuurd, waarin het totale te betalen bedrag wordt vermeld.

Facturen vs. inkooporders

Facturen worden van de verkoper naar de koper gestuurd om betaling te vragen, terwijl (meestal PO’s of PO’s) van de koper naar de verkoper worden gestuurd om een bestelling officieel te bevestigen. In de volgorde van de verkoop, worden inkooporders eerst verzonden als een verslag van wat de koper vraagt, terwijl facturen meestal worden verzonden nadat goederen of diensten zijn geleverd, met het verzoek om betaling voor wat er is geleverd. De informatie in een inkooporder lijkt sterk op die in een factuur (zie hieronder).

Wat staat er in een inkooporder?

• De woorden ‘Inkooporder’ duidelijk gemarkeerd bovenaan het document

• Een uniek nummer of referentie

• De datum waarop de PO is uitgegeven

• De naam, het adres, en contactgegevens van de persoon of onderneming die de PO heeft afgegeven

• De naam en het adres van de leverancier aan wie de PO is gestuurd

• Het afleveradres van de goederen/diensten die worden geleverd (+ de naam en contactgegevens van de persoon die de levering in ontvangst neemt of toezicht houdt op de werkzaamheden)

• De leveringsdatum van de goederen/diensten

• Een beschrijving van de goederen/diensten waarop de PO betrekking heeft

• De kosten van elk artikel, bestelde hoeveelheden, en de totale kosten van de bestelling

• de betalingstermijnen (termijn waarbinnen moet worden betaald)