door Martina Ottani

Als je je voorbereidt op een studie in het buitenland, of dat nu is als uitwisselingsstudent voor een semester of twee, of voor het afronden van een volledige bachelor- of mastergraad, moet je een uitgebreid ‘papierwerk’-proces doorlopen. Het transcript of records is een van die belangrijke documenten die je moet verzorgen en ervoor zorgen dat de informatie correct is ingevuld.

Het transcript of records, ook wel bekend als academische dossiers of soms als studentendossiers, zijn nauw verbonden met het learning agreement plan, dat een officieel document is waarin de cursussen, onderzoek en training/onderwijsactiviteiten staan die je tijdens je mobiliteit geacht wordt te realiseren.

De leerovereenkomst moet worden ondertekend en goedgekeurd door zowel je thuisuniversiteit als de gastinstelling en elke wijziging moet worden goedgekeurd door alle drie de partijen (de universiteiten en jezelf).

Bekijk Masters wereldwijd

De leerovereenkomst en het transcript of records vertegenwoordigen voornamelijk de academische erkenning van je studies en de studiepunten die je tijdens je studie in het buitenland hebt behaald.

Ben je er nog niet uit over een master in het buitenland?

Kijk eens naar deze populaire studiemogelijkheden en bestemmingen:

• Masters in Mechanical Engineering in Duitsland
• Masters in Civil Engineering in Canada
• Masters in Data Science in het Verenigd Koninkrijk
• Masters in Computer Science in Japan
• Masters in Neuroscience in de U.S.
• Masters in Pharmacy in Australië
• Masters in Business Administration in Noorwegen

Wat is een transcript of records?

Het Transcript of Records is een document dat je zult moeten overleggen, als onderdeel van de sollicitatieprocedure bij je toekomstige gastuniversiteit vanuit het buitenland. Als je deelneemt aan een uitwisselingsprogramma, heb je aan het eind van je studieperiode ook een ander officieel transcript of records nodig, ingevuld door de universiteit waar je cursussen hebt gevolgd.

Het Transcript of Records (ToR) bestaat in principe uit een lijst van de gevolgde opleidingsonderdelen, de examens die je hebt afgelegd en de behaalde studiepunten.

In het Transcript of Records kun je meestal zien:

• de code van het opleidingsonderdeel (in feite de code die de gastuniversiteit aan een specifieke academische cursus geeft)
• de titel van de cursussen die je aan je gastuniversiteit hebt gevolgd
• de duur van de cursus (indien één semester of twee)
• het lokale cijfer (je examencijfer, wat erg belangrijk is voor het verkrijgen van je ECTS-credits)
• de ECTS-credits die je hebt behaald door te slagen voor het examen

In het geval dat je thuisuniversiteit het ECTS-systeem niet gebruikt, moet het transcript of records een uitleg bevatten van de gebruikte studiepunten- en beoordelingssystemen. Als u het eindwerk online indient, kunt u een beschrijving geven van de beoordelingsschaal die op het moment van de studie aan de instelling werd gebruikt. De beschrijving moet duidelijk maken wat de hoogste en laagste cijfers zijn.

Afhankelijk van de regels die door elke universiteit zijn vastgesteld, kunnen je academische gegevens worden ingevuld door jezelf of door de thuis- en/of gastuniversiteit, meestal het International Office.

Wanneer een Transcript of Records aanvragen?

Omdat het Transcript of Records de lijst bevat van de examens die je hebt gehaald (of niet) tijdens je uitwisselingsprogramma, is het een van de laatste documenten die je normaal gesproken zou invullen of aanvragen.

Om ervoor te zorgen dat je niet te lang hoeft te wachten tot dit document voor 100% is ingevuld, kun je, zodra je voor een examen bent geslaagd, je professor vragen om in je Transcript of Records een ruwe kopie te maken van je examenresultaat in het deel “Local Grade”, terwijl de andere delen door jou moeten worden ingevuld met alle benodigde informatie.

Als je Transcript of Records klaar is, hoef je het document alleen nog maar, samen met de rest van het benodigde aanvraagpapier, in te leveren bij het International Office in je eigen land.

Wat gebeurt er als ik moet vertrekken en het Transcript of Records is nog niet klaar?

Dit is een veel voorkomende situatie, vooral in het geval van Erasmus studenten. Normaal gesproken vinden de examens plaats in de laatste weken van de Erasmus-periode en als alle cijfers in zeer korte tijd binnen zijn, verloopt het invullen van de transcripten een beetje traag. Maar je hoeft je geen zorgen te maken!

Je thuis- of gastinstelling moet in staat zijn een officieel tussentijds afschrift van je studentendossiers te verstrekken met daarop de cijfers die je tot nu toe hebt behaald. Je kunt ook een e-mail sturen naar de professoren met de mededeling dat ze de resultaten rechtstreeks naar het International Office moeten sturen, dat het document met de benodigde informatie zal invullen.

Wanneer je examenresultaten zijn geregistreerd, worden drie papieren kopieën van je afschrift rechtstreeks naar het International Office van de universiteit gestuurd. De thuisuniversiteit moet een of twee papieren kopieën rechtstreeks naar u doorsturen.

Let op: controleer je studieresultaten

Als je je Transcript of Records hebt ontvangen, controleer dan of alle verplichte velden zijn ingevuld, met name:

• “Datum”
• “Handtekening van de administratief medewerker”
• “Stempel van de instelling”

Als het transcript of records onvolledig is, kan het worden geweigerd door de universiteit

Finitief, de lay-out van uw student records is verschillend van de ene universiteit naar de andere, zodat de informatie hierboven verwijzen naar de algemene en kan worden gevonden in elke Transcript of Records. Als je echter twijfels hebt over dit document, moet je zowel bij je thuiskantoor als bij je gastkantoor in het buitenland informeren.

Vind Masters wereldwijd